75494731 Alman Emeklilik Sigortası Kurumları ile İmzalanan Güvenli E-Posta Anlaşması Hakkında 19.06.2023 Tarihli ve 75494731 Sayılı Genel Yazı

Anlaşmanın yürürlüğe girmesiyle birlikte; işlemlerin hızlandırılması, fiziki postada meydana gelen gecikmelerin önlenmesi, fiziki posta masraflarının ortadan kaldırılması ve belge alışverişinin güvenli bir şekilde yapılması hedeflenmektedir.

01.07.2023 tarihinden geçerli olmak üzere Anlaşma kapsamında sosyal güvenlik il müdürlükleri/sosyal güvenlik merkezlerimizce (SGİM/SGM) yapılacak işlemler aşağıda açıklanmıştır:

1) Formüler/Matbu Yazıların Hazırlanması

Türkiye-Almanya Sosyal Güvenlik Sözleşmesinin emeklilik uygulamalarında kullanılan formüler, Portable Document Format (PDF) dosyası şeklinde yeniden düzenlenerek bilgisayar ortamında doldurulacak hale getirilmiştir. Formülerin doldurulmasını kolaylaştırmak ve yanlış doldurulmasını önlemek adına formülere gerekli kontroller konularak; örneğin “Evet” seçeneği işaretlendiğinde veri girişi yapılacak alanların açılması, “Hayır” seçeneği işaretlendiğinde veri girişi yapılmaması gereken alanların kapanması ve aynı anda hem “Evet” hemde “Hayır” seçeneğinin işaretlenmemesi sağlanmıştır. Ayrıca, formülerde işaretlenmek istenen kutucuk tıklandığında otomatik olarak işaretlenmesi sağlanmıştır.

Söz konusu formülere Kurumumuz intranet sayfasındaki “Kurumsal/Dokümanlar/Yurtdışı/Formüler” bölümünde yer alan “Türkiye - Almanya Sosyal Güvenlik Sözleşmesinde Kullanılan Formüler” kısmından ulaşılabilecektir.

Bilindiği üzere, Türkiye-Almanya Sosyal Güvenlik Sözleşmesinin uygulanmasında formülerin haricinde bazı matbu yazılar da kullanılmaktadır. Bu matbu yazılar, yukarıda belirtilen aynı usulle yeniden düzenlenmiş olup, Kurumumuz intranet sayfasındaki “Kurumsal/Dokümanlar/Yurtdışı/Yurtdışı Form ve Yazışmalar” bölümüne “Almanya Bilgi İsteme Matbu Yazısı, Almanya Bilgi Gönderme Matbu Yazısı” şeklinde eklenmiştir.

Yukarıda belirtilen adreslerde yer alan formüler/matbu yazılar haricinde, Alman emeklilik sigorta kurumlarına başkaca bir formüler/matbu yazı gönderilmeyecek ve farklı bir usulle hazırlanan formüler/matbu yazı kullanılmayacaktır.

“Kurumsal/Dokümanlar/Yurtdışı/Yurtdışı Form ve Yazışmalar” bölümüne eklenen “Almanya Bilgi İsteme Matbu Yazısı, Almanya Bilgi Gönderme Matbu Yazısında” ihtiyaç duyulan alan işaretlenecek/doldurulacak, seçeneklerde bulunmayan bir durumla karşılaşılması halinde matbu yazının en altındaki son kutucuk işaretlenerek gerekli açıklama yanına yazılacaktır.

Formüler/matbu yazılar, bilgisayar ortamında düzenlenirken doğru ve eksiksiz bir şekilde doldurulması gerekmektedir. Mükerrer yazışmaya ve gereksiz iş yüküne meydan vermeme adına, doldurulması gereken alanlar kesinlikle boş bırakılmayacaktır.

Formüler/matbu yazılar bilgisayar ortamında doldurulduktan sonra yazıcı çıktısı alınarak ıslak imza ile imzalanacak, akabinde EBYS programından içeriksiz evrak olarak tarih/sayı alınacaktır.

Bilindiği üzere hazırlanan formüler, Alman emeklilik sigortası kurumlarına üst yazı mahiyetinde kullanılan “TR 1 Formüleri” veya “Bilgi Gönderme Matbu Yazısı” ekinde gönderilmekte olup, EBYS programından içeriksiz evrak olarak alınan tarih/sayı, üst yazı mahiyetinde kullanılan bu iki belgenin üzerine elle yazılacaktır.

Alman emeklilik sigortası kurumlarından bilgi isterken üst yazı mahiyetinde kullanılmakta olan “Bilgi İsteme Matbu Yazısı” hazırlandıktan sonra, EBYS programından içeriksiz evrak olarak alınan tarih/sayı, üst yazı mahiyetinde kullanılan bu belgenin üzerine elle yazılacaktır.

Bu şekilde hazırlanan üst yazı mahiyetinde kullanılan; TR 1 formüleri, matbu yazılar ve eki formüler, bir bütün halinde tüm sayfalarıyla birlikte tarayıcıdan geçirilecek ve PDF formatında bilgisayara kaydedilecektir. PDF haricinde bir dosya uzantısı kesinlikle kullanılmayacaktır.