98573467 Hollanda Emeklilik Sigortası Kurumu ile İmzalanan Güvenli E-Posta Anlaşması Hakkında 19.07.2024 Tarihli ve 98573467 Sayılı Genel Yazı

Hollanda emeklilik sigortası kurumları; Hollanda Çalışanlar Sigorta Kurumu (UWV) ile Hollanda Sosyal Sigorta Kurumu (SVB) olup formüler ve yazıların güvenli e-posta yoluyla gönderilmesine dair Anlaşma sadece Hollanda Sosyal Sigorta Kurumu (SVB) ile imzalanmıştır. Formüler ve yazılar aşağıda belirtilen usul ve esaslara uygun bir şekilde düzenlendikten sonra 01.08.2024 tarihinden itibaren;

- Hollanda Sosyal Sigorta Kurumuna (SVB) güvenli e-posta yoluyla gönderilecek,

- Hollanda Çalışanlar Sigorta Kurumuna (UWV) ise mevcut uygulamada olduğu gibi kağıt ortamında fiziki posta yoluyla gönderilmeye devam edilecektir.

Anlaşmanın yürürlüğe girmesiyle birlikte; işlemlerin hızlandırılması, fiziki postada meydana gelen gecikmelerin önlenmesi, fiziki posta masraflarının ortadan kaldırılması, belge alışverişinin güvenli bir şekilde yapılması ve belgelerin elektronik arşivde saklanması hedeflenmektedir.

01.08.2024 tarihinden geçerli olmak üzere Anlaşma kapsamında sosyal güvenlik il müdürlükleri/sosyal güvenlik merkezlerimizce (SGİM/SGM) yapılacak işlemler aşağıda açıklanmıştır:

1) Formüler/Yazıların Hazırlanması

Türkiye Cumhuriyeti ile Hollanda Krallığı Arasında Sosyal Güvenlik Sözleşmesinin emeklilik uygulamalarında kullanılan formüler güncellenmiş ve Portable Document Format (PDF) dosyası şeklinde bilgisayar ortamında doldurulacak hale getirilmiştir. Formülerin doldurulmasını kolaylaştırmak ve yanlış doldurulmasını önlemek adına gerekli kontroller konularak; örneğin “Evet” seçeneği işaretlendiğinde veri girişi yapılacak alanların açılması, “Hayır” seçeneği işaretlendiğinde veri girişi yapılmaması gereken alanların kapanması ve aynı anda hem “Evet” hem de “Hayır” seçeneğinin işaretlenmemesi sağlanmıştır. Ayrıca, formülerde işaretlenmek istenen kutucuk tıklandığında otomatik olarak işaretlenmesi sağlanmıştır.

Anlaşma kapsamında güvenli e-posta yoluyla gönderimi yapılacak formülerin listesi, “Ek 2-Güvenli E-Postayla Gönderilmesi Gereken Formların Listesi”nde yer almakta olup, söz konusu formülere Kurumun intranet sayfasındaki “Kurumsal / Dokümanlar / Yurtdışı / Formülerler” bölümünde yer alan “Türkiye-Hollanda Sosyal Güvenlik Sözleşmesinde Kullanılan Formüler” kısmından ulaşılabilecektir. Anlaşmanın yürürlük tarihi olan 01.08.2024 tarihinden geçerli olmak üzere yukarıda belirtilen adresteki formülerin kullanılması gerekmektedir.

Bilindiği üzere, Türkiye-Hollanda Sosyal Güvenlik Sözleşmesinin uygulanmasında formülerin haricinde matbu yazılar da kullanılmaktadır. Bu matbu yazılara, Kurumumuz intranet sayfasındaki “Kurumsal / Dokümanlar / Yurtdışı / Yurtdışı Form ve Yazışmalar” kısmından ulaşılabilecektir.

Yukarıda belirtilen adreslerde yer alan formüler/yazılar haricinde, Hollanda emeklilik sigortası kurumlarına başkaca bir yöntemle veya usulle hazırlanan formüler/yazı gönderilmeyecektir. Söz konusu formüler/yazıların doldurulmasını kolaylaştırmak için zaman zaman güncelleme yapılmaktadır. Eski versiyonuyla çalışılmasını önleme adına, formüler/yazıların bilgisayara kaydedilip sürekli kaydedilen nüshaların kullanılmaması, ihtiyaç duyulduğunda her seferinde yukarıda belirtilen adresten temin edilmesi gerekmektedir.

Formüler/yazı, bilgisayar ortamında düzenlenirken doğru ve eksiksiz bir şekilde düzenlenmesi gerekmektedir. Mükerrer yazışmaya ve gereksiz iş yüküne meydan vermeme adına, formüler/yazıda doldurulması gereken alanlar kesinlikle boş bırakılmayacaktır.

Kurumumuz ile Hollanda Çalışanlar Sigorta Kurumu (UWV) ile Hollanda Sosyal Sigorta Kurumu (SVB) arasında kullanılacak her türlü formüler/yazı ve eki belgeler; usulüne uygun bir şekilde bilgisayar ortamında düzenlendikten sonra, yazıcı çıktısı alınarak ıslak imza ile imzalanacak, bir bütün halinde tüm sayfalarıyla birlikte tarayıcıdan geçirilecek ve PDF formatında bilgisayara kaydedilecektir. PDF haricinde bir dosya uzantısı kesinlikle kullanılmayacaktır. Tarayıcıdan geçirilip PDF formatında bilgisayara kaydedilen formüler/yazı ve eki belgelerin okunaklı ve anlaşılabilir olması için tarama işlemine özen gösterilecek, tarama işlemi uygun kalite/çözünürlükte yapılacaktır.