Yönetim Karar Defteri

Sağlık Bakanlığı Temel Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü’nün 3/01/2012 tarih ve 306 sayılı yazısı ile yayımlanarak uygulamaya konulan formlar, Kurumumuzun 30/04/2013 tarih ve 46119 sayılı yazısı ile revize edilmiştir. Bahsi geçen yazının EK-1’inde yer alan; Aile Sağlığı Merkezi İzleme Değerlendirme Formunda da belirtildiği üzere “Yönetim karar defteri mevcut mu? Kararlar usulüne uygun şekilde yönetim karar defterine kaydedilmiş mi?” soruları ve 25.01.2013 tarihli ve 28539 sayılı Aile Hekimliği Uygulama Yönetmeliği’nin “Aile sağlığı merkezinin işletilmesi” başlıklı 26 ıncı maddesinin birinci fıkrasında “Aile sağlığı merkezinde birden çok aile hekimi hizmet veriyor ise, aile hekimleri kendi aralarında bir yönetim planı oluşturarak yönetici belirler ve yönetici ismini müdürlüğe bildirirler ” hükümleri yer almaktadır.

İzleme ve değerlendirme ziyaretleri esnasında yönetim karar defterlerinin bulundurulması ve doldurulması hakkında tereddüt hasıl olduğu bildirildiğinden Yönetim Karar Defteri ile ilgili olarak aşağıda belirtilen hususlara uygun iş ve işlemler tesis edilecektir:

1. Yönetim karar defteri tek birimli Aile Sağlığı Merkezleri (ASM) de dâhil tüm ASM'lerde bulundurulacaktır.

2. Yönetim karar defteri Halk Sağlığı Müdürlüğünce veya yetki verilmesi halinde ASM'nin bölgesinde bulunduğu Toplum Sağlığı Merkezi (TSM) tarafından her sayfası mühürlenecektir. Aynı şekilde defterin en sonuna da sayfa sayısı yazılmak suretiyle mühürlenecek ve imzalanacaktır.

3. Aile hekimleri tarafından yönetim planınında, yönetim sürecini etkileyen, aile sağlığı merkezinde karşılaşılabilecek durumların (hekim değişikliği, yer değişikliği, gruplandırma değişikliği, birim sayısı değişikliği vb.) dikkate alınarak toplantı sıklığı, zamanı ve şartlarını özellikle belirtilecektir.

4. Aile hekimliği mevzuatı ile belirlenen asgari fiziki ve teknik şartların sağlanması ve hizmet kalitesinin artırılması açısından alınacak kararların, sürecin aksamaması için oyçokluğu ile bunun dışındaki kararların ise yönetim planında belirlendiği şekilde alınması gerekmektedir. Oylama ile alınan tüm kararlarda ASM'de çalışan tüm hekimler toplantıya katılmakla mükelleftir. Ancak mazereti nedeniyle oylamaya katılamayan hekimlerin mazeret beyanları (rapor, izin) yönetim karar defterine işlenir ve kararı mazereti bitince imzalaması istenir. Aksi takdirde oylama geçersiz sayılır.

5. Aile sağlığı merkezinde hekim ve birim sayısı değişikliği olması halinde yönetim planının ve alınan kararların tekrar gözden geçirilmesi ve yönetim karar defterine konuya ilişkin değerlendirmenin, varsa değişikliklerin kaydedilmesi sağlanacaktır.

6. Hekimler arasında anlaşmazlık olması durumunda Halk Sağlığı Müdürlüğü yalnızca arabuluculuk görevini üstlenebilecek ve ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde konuyu değerlendirecektir. Yönetim karar defterinde alınan kararlarla ilgili olarak hukuki takipler adli yargı mercilerine yapılacaktır.

7. ASM’ de alınan kararlar tüm hekimlerce kabul veya ret olarak belirtilerek imzalanacak ve ret sebebi kısaca hekimin kendi el yazısı ile deftere yazılacaktır.

8. ASM’ ye alınan sarf malzemesi ve demirbaş niteliğindeki taşınır ve taşınmaz malzemelerin alınma, satılma, bakım-onarım kararları-fiyatları, kalibrasyon rapor tarihleri- fiyatları ve ASM'de ve AHB'de bulunan tıbbi malzemelerin seri numaraları, çalışan diğer personelin işe giriş, izin, ayrılış zamanları, SGK evrakları, kayıtları, soğuk zincir kırılmaları ile ilgili tutanaklar vb. deftere kaydedilecektir.

9. İzleme değerlendirme ziyareti ve denetim tutanaklarının bir örneği yönetim karar defteri ile birlikte bulundurulacaktır.

10. Aile hekimliği pozisyonunun, sözleşmeli aile hekimi bulunmaması nedeniyle boş olması durumunda, birimin giderlerinin Halk Sağlığı Müdürlüğünün döner sermayesinden karşılanabilmesi yönetim karar defterinin ibrazı ile mümkün olacaktır.

11. Aile hekimlerinden herhangi birinin, aile sağlığı merkezi giderlerinin kendisine isabet eden kısımlarını ödemediği yönetim karar defteri ile ispatlandığı takdirde, aile sağlığı merkezi giderlerini karşılamak üzere söz konusu aile hekimine yapılan ödemelerden Müdürlükçe kesinti yapılarak tutar yönetim karar defterinde belirtilen hesaba aktarılacaktır.

Yönetim karar defteri kullanım usul ve esaslarının ilgililere duyurulması, uygulamalar ve değerlendirmelerde yukarıda belirtilen konulara dikkat edilmesi hususunda;