Bu doküman Resmi Gazete dışında bir kaynakta yayınlanmıştır. Konsolide metin çalışmaları ilgili kaynak güncellendikçe sağlanabilmektedir.
Sayı : B12.0.GKG.0.07.903-07-02-2312
Konu : Genelge
Sertifika Düzenleme ile İlgili Genel Kurallar:
1.Canlı hayvan ve hayvansal ürünler için modeli Bakanlık tarafından belirlenen sağlık sertifikaları kullanılır.
2.Sağlık sertifikaları ithalatçı ülke talebi dikkate alınarak Türkçe ve İngilizce olarak düzenlenecek olup, ithalatçı ülkenin talep ettiği dilde de düzenlenir. Transit geçtiği ülkeler tarafından da kendi dillerinde sertifika talebi halinde, bu dillerde kopya olmak şartıyla sertifika düzenlenir. İşlenmiş gıda maddeleri ve su ürünleri için Bakanlığımız tarafından basımı yapılan ve halen kullanılmakta olan sertifikalar tükeninceye kadar kullanımına devam edilir.
3.Sağlık sertifikaları yetki verilen personel tarafından düzenlenip onaylanır.
4.Sağlık sertifikalarının her sayfası resmi mühürlü olmalıdır. Mühür ve imzanın rengi sertifikanın baskı renginden farklı olmalıdır.
5.Sertifikalar bir asıl ve bir kopya olmak üzere en az iki nüsha olarak düzenlenir. İstenmesi halinde kopya sayısı artırılabilir. Asıl nüsha canlı hayvan veya hayvansal ürün beraberinde bulundurulur. Kopyalardan biri, sertifika düzenlemede kullanılan tüm belgelerle birlikte dosyalanır ve 5 yıl süre ile muhafaza edilir.
6.Her sertifikaya bir sertifika numarası verilir. Verilen sertifikada birden fazla sayfa bulunması halinde her sayfaya aynı sertifika numarası yazılır.
7.Sertifikalar, tek sayfa ya da ayrılmayan iki veya daha fazla katlamalı ya da ayrı çoklu sayfa şeklinde olabilir. Tek ve katlamalı sertifikalarda sayfa numarası verilmeyip ayrı çoklu sayfa şeklinde olanlarda ise her sayfaya sayfa numarası verilir. Sayfa numaralarında toplam sayfa sayısı ve o sayfanın numarası birlikte verilir. Örnek: 4 sayfalık bir sertifikanın sayfa numaraları: birinci sayfa 1/4, ikinci sayfa 2/4, üçüncü sayfa 3/4, dördüncü sayfa 4/4 şekilde verilir.
8.Düzenlenen sertifikaların aslına ve dosyasında muhafaza edilir kopyasına Bakanlık tarafından belirlenen hologram yapıştırılır.
9.Canlıhayvan veya hayvansal ürün gümrüklü bölgeyi terk ettikten sonra düzenlenmiş olan sertifikada bir eksiklik olduğu taktirde yada firma tarafından ürünün taşıması gereken teknik ve hijyenik özellikler dışında talep edilen bir değişiklik söz konusu olduğunda(yazım hatası, alıcının veya satıcının değişmesi, imza, mühür-kaşe eksikliği gibi) orijinal sağlık sertifikası üzerinde bir değişiklik yapılmadan orijinal sertifikanın numarası referans gösterilerek ek belge düzenlenir.
10.Sertifikasının zayi olması durumunda, düzenlenmiş olan sertifikanın muhafaza edilen kopyasına ilgi tutularak yeni sertifika düzenlenir. Muhafaza edilen kopya üzerine İPTAL EDİLMİŞTİR yazısı yazılarak yeni düzenlenen ile birlikte muhafaza edilir.
Merkezi yetkili makamın sorumlulukları
1.Merkezi yetkili makam, sertifika düzenlemeye yetkili resmi veteriner hekimlerin, sertifikalandırılacak canlı hayvan ve ürünlere ilişkin mevzuat konusunda yeterli bilgi birikimine sahip olmaları ve sertifikaların hazırlanmasında izlenecek kurallar ile gerekiyorsa sertifika düzenlemeden önce gerçekleştirilmesi gereken sorgulama, test ya da muayenelerin niteliği ve kapsamı hakkında genel olarak bilgi sahibi olmalarını sağlar.
2.Merkezi yetkili makam sertifikasyonda bütünlüğü sağlamak için gerekli tüm tedbirleri alır, eğitim çalışmalarını organize eder.
3.Merkezi yetkili makam yanlış, yönlendirici veya hileli sertifika düzenlenmesini önlemek ve etkili tedbirlerin alınması amacıyla uygulamaları belirler.
4.Yetkili merkezi makam güvenli elektronik iletim ve sertifikasyon yöntemlerinin olası kullanımına ilişkin çalışmalar yürütür.
Sertifika Düzenleme Yetkisi Verilen İl/İlçe Müdürlüklerinin Sorumlulukları:
1.Sertifika düzenleme yetkisi verilen İl ve İlçe Müdürlükleri sertifika düzenlemeye yetkilendirdiği personeli ile Bakanlık tarafından belirlenen yetkili personelin isim listesini ve imza örneklerini tek bir dosyada muhafaza eder. Sertifika düzenleme yetkisi verilen personel listesinde herhangi bir değişiklik olması durumunda, liste yetkilendirilen personelin tamamını kapsayacak şekilde yeniden hazırlanarak, yetkilendirme oluru alınarak, her yetkilendirme oluru için yeni bir revizyon tarihi ve revizyon numarası verilir. İl Müdürlüğünce yapılan yeni yetkilendirme oluru iki suret hazırlanır, bir suret bilgi için Gıda ve Kontrol Genel Müdürlüğüne gönderilir, diğer bir suret İl Müdürlüğünde tek bir dosyada muhafaza edilir. Yetkilendirilmiş personel listesinin güncelleştirme işlemleri Bakanlık tarafından belirlenen elektronik veri tabanlı bir sistem üzerinden gerçekleştirilebilir.
2.Sertifika düzenlemeye ilk defa yetki verilecek personelin sertifika düzenleme ile ilgili hizmet içi eğitim almasını sağlar.
3.Sertifika düzenlemeye yetkili personelin sertifika düzenleyeceği işletmelerle doğrudan veya dolaylı herhangi bir ticari ilişkide olmamasına dikkat eder ve bu hususta gerekli özeni gösterir.