101 Hukuk İşleri Genel Müdürlüğü 101 Sayılı Genelgesi

1- Noterlerin atanma ve atanmadan vazgeçme talepleri ile ilgili olarak;

a) Münhal olduğu için ilan edilmek üzere Cumhuriyet başsavcılıklarına gönderilen noterliklerin ilan işlemlerinin en geç 3 gün içerisinde tamamlanarak işlem sonucundan Bakanlığımıza bilgi verilmesi.

b) Atanma talebini içeren dilekçelerin her birinin Cumhuriyet savcısı tarafından dilekçe üzerine havalesi yapılıp, ayrı gün muhabere defterine kaydedilerek ayrı birer üst yazı ile doğrudan ve derhal Bakanlığımıza gönderilmesi,

c) Münhal olduğu ilan edilen noterliklere atanmak üzere başvuran isteklilere ait dilekçelerin üstüne belge sahibi ise belge numaralarının, noter ise Bakanlık sicil numaralarının mutlaka yazılması,

d) Alamaya ilişkin tebligatın bekletilmeden yapılması ve buna ilişkin tebellüğ belgesinin gönderilmesi,

e) Atanma isteğinden vazgeçmeye ilişkin dilekçelerin belirtilen surette havale edilip, aynı gün muhabere defterine kaydının yapılması, ilgilinin ataması yapılmış ise, atama emrini tebellüğ edip etmediği de belirtilerek derhal faksla bildirilmesi ve belge asıl lamım da posta ile Bakanlığımıza gönderilmesi.

2-Noterlerin göreve başlamaları ve görevlerinden ayrılmaları ile ilgili olarak;

a) Ataması yapılan noterlerin görevlerinden ayrılmaları ve yeni görevlerine başlamaları ile ilgili hususların ivedilikle yerine getirilerek, mükerrer yazışmaya meydan verilmeden Bakanlığımıza bildirilmesi,

b) İlk defa noterliğe atanan noterler ile noter vekillerine, 1512 sayılı Noterlik Kanununun 37 nci maddesine göre yeminleri yaptırılarak, aynı Kanununun 38 inci maddesine göre yatırmaları gereken teminat parası konusunda gerekli tebligatın yapılması ve bunlara ilişkili tutanakların devir teslim tutanaklarıyla birlikte Bakanlığımıza gönderilmesi,

c) Bütün devir teslimler sırasında mühür ve mühür beratı sayısının tespit edilerek, kayıp mühür veya mühür beratının bulunup bulunmadığının devir teslim tutanağına açıkça yazılması.

3- Noterlerin izin ve rapor işlemleri ile mesaiye devamlarıyla ilgili olarak;

a) Yıllık, mazeret ve görev izinleri ile raporlu olarak görevlerinden ayrılan noterlerin görevlerinden ayrılış ve başlayışlarının geciktirilin ek sizin Bakanlığımıza bildirilmesi ve izinlere ilişkin evrak asıllarının gönderilmesi.

b) Noterlerin hastalandıklarında sağlık kuruluşlarına sevklerinin görevde iseler bulundukları yer, izinli oldukları takdirde ise izinlerini geçirdikleri yer Cumhuriyet başsavcılığı taralından yapılması zorunluluğuna uyulması.

c) Noterlerin sağlık kuruluşlarına sevkleri yapılırken, hasta muayene isteği formunun üst kısmına tedavi giderlerinin noter taralından ödeneceğinin mutlaka yazılması,

d) Noterlere verilecek istirahat raporlarının diğer memurlara hastalıklarından dolayı verilecek doktor raporlarının verildiği usule uygun olarak verilmesi gerektiği, bu usule uyulmaksızın özel doktorlardan alınan raporların sonradan resmi makamlarca onaylansalar dahi resmi doktor raporu hüviyetini taşımayacağı ve bu raporlar esas alınarak 1512 sayılı Noterlik Kanununun 59 uncu maddesine göre izinli sayılmaları yoluna gidilemeyeceğinden raporların usulüne uygun olarak alınıp alınmadığının ve aksine ibare bulunmayan raporlarda raporlu olunan sürenin görev veya izinli olunan yer dışında geçirilip geçirilmediğinin denetlenmesi.

e) 1512 sayılı Noterlik Kanununun 1 inci maddesinde belirtildiği üzere noterlik bir kamu hizmeti olup, bu görevin kural olarak bizzat noter tarafından yerine getirilmesi, işlerin yoğunluğu nedeniyle imzaya yetkili kâtibin yapacağı işlerde de sürekli gözetiminin bulunması ve bunun için noterin Kanunun öngördüğü çalışma gün ve saatlerinde dairesinde bulunması gerektiğinden, noterlerin mesaiye mutlak suretle uymalarının titizlikle izlenmesi, aksine davranışı görülenler hakkında yasal işlem yapılıp Bakanlığımıza bilgi verilmesi.

4- Noterlerin mühür talepleri ile ilgili olarak;

a) Noterliklerin mühür taleplerinin yerine getirilebilmesi için yıpranan mühürlerde; silik çıkan mühür örnekleri, banka dekontu, mühür talep yazısı ve mühür beratları asıllarının gönderilmesi, mühür ve mühür beratlarının kaybolması nedeni ile mühür talep edildiğinde ise Cumhuriyet başsavcılığı tarafından yapılan soruşturma neticesinin bildirilmesi,

b) İmhası gereken mühürlerin Bakanlığımıza gönderilmeyip usulüne uygun şekilde ambalaj yapılarak imha edilmek üzere doğrudan Darphane ve Damga Matbaaları Genel Müdürlüğü 80776 Beşiktaş-İstanbul adresine gönderilmesi,