2011/4 IMO-PERGE Teknik Performans Analiz ve Geliştirme Sistemi Hakkında Genelge

Ülkemizin Uluslararası Denizcilik Örgütü stratejisine uyumunun ve icraatının gözlemlenmesi ve Ülkemizin IMO ile ilgili hususlarda performansının devamlı surette geliştirilmesi için, 2010 yılında “Denizcilik Müsteşarlığı Teknik Performans Analiz ve Geliştirme Sistemi” (DM-PERGE) tesis edilmiştir.

Kurulan sistemde; taraf olunan sözleşmelerden doğan yükümlülükleri yerine getirmek için gerekli olan idari süreçler, uygulanan yöntemler ve kaynakların yönetilmesine ilişkin performans, zorunlu IMO enstrümanları gereğince hakların kullanılması ve yükümlülüklerin yerine getirilmesine ilişkin performansın periyodik olarak değerlendirilmesi amaçlanmıştır.

Sistem; Müsteşarlığımız teknik icracı birimlerinden veya ilgili diğer kurumlardan uygulamalara ilişkin istatistikî bilgilerin toplanması, analiz edilmesi, mevcut icraatların değerlendirilmesi ve performans gelişimi için gereken tedbirlerin belirlenmesi üzerine tesis edilmiştir. Analiz ve değerlendirme sonucu elde edilen aksaklık bulguları ile belirlenen performans geliştirici tedbir önerileri düzenli aralıklarla Makamın dikkatine sunulmaktadır. Bu sayede Müsteşarlık teknik uygulamalarının devamlı surette değerlendirilmesi ve gelişmenin sağlanması planlanmaktadır.

Bir yıllık uygulama sonrasındaki gelişmeler ışığında, “Denizcilik Müsteşarlığı Teknik Performans Analiz ve Geliştirme Sistemi” DM-PERGE sisteminin adı, “Uluslar arası Denizcilik Örgütü ile ilgili uygulamalarda Teknik Performans Analiz ve Geliştirme Sistemi” IMO-PERGE olarak revize edilmiştir. Söz konusu revizyon, Performans kriterlerimizin Müsteşarlığımızın dışındaki kurumları da kapsayacak şekilde tasarlandığı için gerekli görülmüştür.

15.06.2010 tarih ve 2010/5 Sayılı Müsteşarlık Genelgesi yürürlükten kaldırılmıştır.

IMO-PERGE Sistemi aşağıdaki şekilde çalışacaktır:

• Müsteşarlığımız ve diğer kamu kuruluşlarının uygulamalarına ait veriler ve istatistikî bilgiler içerisinden IMO-PERGE sisteminde kullanılabilecek olanlar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve teknik birimlerle koordineli olarak tespit edilecektir.

• IMO-PERGE sistemine verilecek icraat bilgileri ve istatistikî verilerin mutlaka mevcut icraatı gösterici ve performans arttırmaya faydalı olacak verilerden seçilmesi ve ölçülebilir, değerlendirilebilir olması elzemdir. Bu konuda Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı belirleyici görev yapacaktır.

• Bilgiler ve veriler, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından koordinasyon sonucu belirlenen formatta ve elektronik ortamda toplanacaktır.

• İcracı birimler, ilgili verileri her yılın 6. ve 12. ayı sonu itibarı ile oluşturacaklar ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına en geç 1 ay içerisinde ulaştıracaklardır.

• Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, bilgilerin kendisine ulaşmasını takiben en geç 1 ay içerisinde gerekli analiz ve değerlendirmeleri yapacak, gerek duyduğu takdirde koordinatör uzmanlardan oluşan komisyonu analiz ve değerlendirme toplantısına davet edecektir.

• Analiz ve değerlendirme toplantısında mevcut bilgiler analiz edilecek ve anlamlı bulgular, icraata ilişkin aksaklıklar ile performans gelişimine uygun öneriler belirlenecektir. Toplantılar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından yapılacaktır.

• Bulgular Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından, komisyon yardımı ile bir rapor haline getirilerek Makamın dikkatine sunulacaktır. Raporun kopyaları Müsteşar Yardımcıları, Genel Müdürlükler ve ilgili bağımsız Daire Başkanlıklarına gönderilecektir.

• Makam talimatına göre, değerlendirme ve düzeltici önlem alma toplantıları yapılacaktır. Toplantılarda Makama veriler, bulgular, analiz ve önerilere ilişkin sunum yapılacaktır.

• IMO-PERGE sisteminin verimliliği, faydası ve muhtemel sistem düzeltici önlemler konusunda, Müsteşarlığımızın tüm birimleri önerilerini Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına bildirebileceklerdir. Öneriler, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından değerlendirilecek, Makam Oluru ile sistemde gerekli değişiklikler yapılacaktır.

• IMO-PERGE sisteminin koordinasyonu ve yazmanlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından yürütülecektir. Veri analizi ve teknik hususların takibi için gerekli teknik hususlarda komisyon toplanabilecek veya teknik birimler ile ikili istişareler yapılacaktır.