2019/07 Kanser Kayıtçılığı Genelgesi

Kanser kayıtçılığı, belirli bir nüfusta ortaya çıkan tüm kanser vakalarıyla ilgili bilgileri toplama ve bu bilgileri kanserin klinik ve patolojik göstergeleri ile birlikte tam olarak belgeleme işlemlerinin tümüdür. Kanser kayıtçılığı, kanser ile mücadelenin başlangıç noktasıdır. Kanser bildirimi ile kanser kayıtçılığı işlemlerini düzenleyen Kanser Bildirimi ve Kanser Kayıt Merkezleri Yönetmeliği 03/06/2015 tarih ve 29375 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Yönetmelik yayınlandıktan sonra sahada yaşanan sorunlar nedeniyle bir genelge gereksinimi ortaya çıkmıştır. Mezkûr Yönetmeliğin uygulanması ile ilgili olarak aşağıdaki hususlara göre işlem tesis edilecektir.

1) İllerde kanser kayıt merkezi (KKM) oluşturulmasından ve kanser kayıt elemanı görevlendirilmesinden il sağlık müdürü, hastane kayıt birimi oluşturulmasından ve hastane kayıt elemanı görevlendirilmesinden hastane başhekimi/mesul müdürü sorumludur. Kanser kayıt merkezinde her 500.000 nüfusa l (bir) kanser kayıt elemanı olacak şekilde görevlendirme yapılır. Kanser insidansının yüksek olduğu ya da gelişmiş kanser tanı ve tedavi olanakları nedeniyle başka illerden çok sayıda kanser hastası başvurusu olan illerde kayıt elemanı sayısı artırılabilir. Ancak kanser kayıt elemanı sayısı her halükarda 15 (on beş) i geçemez. Kanser tanısı konulan bütün hastanelerde ve diğer veri kaynaklarında (klinikler, patoloji laboratuvarları gibi) yıllık 750’e kadar yeni kanser olgusu başına bir kısmi zamanlı, 750 ve üzerinde ise bir tam zamanlı (her 750 için bir olmak üzere) hastane kayıt elemanı görevlendirilir.

2) İlin adının da olduğu Kanser Kayıt Merkezi yazılı tabela KKM’nin girişinde, hastaneler içinde Kanser Kayıt Birimi yazılı tabela ise Hastane Kanser Kayıt Birimi’nin girişinde görünür biçimde asılı bulunur.

3) Kanser verileri, kişisel sağlık verilerinin korunması hükümlerine tabi olup kanser kayıtçılığında görevli ve sorumlu tüm personel bu gizlilik ve yasaklara uymakla yükümlüdür. Kanser kayıtçılığı gizlilik bildirimini, ilgili personel göreve başladığında imzalar ve sorumluluğu ömür boyu sürer. Kanser kayıtçılığında görevli elemanın çalışma ortamında; verileri inceleme, kayıt etme, arşivleme ve veri analizi çalışmalarını yapılabildiği ve veri güvenliğini sağlanabildiği uygun ve yeterli alan içeren kilitli bir oda, kilitli arşiv dolapları, her kayıt elemanına adlarına şifrelenmiş birer bilgisayar ve internet erişimi ile dış hat telefon erişimi sağlanır. Arşiv dolaplarının üzerinde verilerin güvenliğinden sorumlu personelin adı ve soyadı yer alır. Kanser kayıtlarına Yönetmelik uyarınca yetkili olmayan kimselerin fiziksel ve elektronik erişimini önlemek için her türlü önlem alınır.

4) Yönetmelik gereğince kanser bildiriminden sorumlu olan tüm sağlık kurum ve kuruluşları; Hastane kayıt elemanına, Hastane Bilgi Yönetim Sisteminden kanser kayıtçılığında esas olan tüm kodları içeren vakalara, patoloji, sitoloji ve hematoloji laboratuvarlarına, hastane arşivine, poliklinik defterlerine, servis protokol defterlerine, bronkoskopi, nükleer tıp, kemoterapi ünitesi, radyoterapi ünitesi vb. bölümlere ulaşım hakkı vermek ve Sağlık Bakanlığının Patoloji Veri Seti Online Sistemlerini bilgi işlem sistemlerine entegre etmekle sorumludur.

5) Toplum sağlığı merkezi/İlçe sağlık müdürlüğü personeli gezici kayıt elemanı olarak görevlendirilebilir. Görevlendirilen personel hastane kayıt elemanı yerine geçer, görev, yükümlülük ve haklara aynı şekilde haiz olup sağlanan şartlardan aynı şekilde yararlanır.

6) Hastane kanser kayıt elemanınca, Hastane Bilgi Yönetim Sistemi’nden alınan hasta kodlarına göre hastaların dosyalarına (Cerrahi, patoloji, radyoloji ve benzeri) ulaşılır. Akabinde hasta dosyaları kanser kayıt elemanınca Kanser Kayıt Formuna (KKF) özetlenir, kodlanır ve ayrıca “Can-Reg” programı yüklü ise programa giriş yapılır. Oluşturulan kanser kayıt formları ve varsa “Can-Reg” çıktıları kanser kayıt merkezine ulaştırılır. Kanser kayıt formunun üzerindeki Merkez Kanser Kayıt Numarasının (MKKN) ilk iki rakamı o ilin plaka numarasıdır.