2021/7 Ölüm Bildirim Sistemi (ÖBS) Genelgesi

İlgili Yönetmelikte belirtilen tüm taraflar (belediyeler, sağlık kurum ve kuruluşları vb.) e-imza, mobil imza veya e-devlet şifresi ile kendilerine tanımlanan yetki çerçevesinde ÖBS’yi kullanabilmektedir. Sistemin devamlılığı için ilgili kurumların merkez ve taşra teşkilatlarının işbirliği, bilgi paylaşımı ve desteği önem arz etmektedir. İllerde ÖBS ’nin işleyişinden il sağlık müdürü bizzat sorumludur. Ölüm belgeleme ve bildirim sürecine dair iş ve işlemler aşağıdaki şekilde yürütülür:

1) Ölüm, sağlık kurumlarında gerçekleşmiş ise ölümle ilgili bilgiler bu kurumdaki görevli hekim tarafından ÖBS’ye kaydedilir. Ölen kişi için düzenlenen ve elektronik olarak imzalanan ölüm belgesinin ihtiyaç duyulan sayıda nüshası sistemden alınır ve defin işlemleri için ölenin yakınlarına verilir.

2) Ölüm, sağlık kurumları dışında (ev, otel, yurt gibi toplu yaşam alanları, bakımevleri, işyeri vb.) gerçekleşmiş ise ölüm belgesi düzenleme ile ilgili işlemler, belediye hekimlerinin asli görevi olduğundan belediye hekimleri tarafından (belediyenin sözleşme ile hizmet aldığı hekimler belediye hekimi olarak değerlendirilir) birinci maddede belirtildiği şekilde yerine getirilir. Bu görev belediye tarafından karşılanamıyor ise;

a) Mesai saatleri içerisinde ölüm belgesi düzenleme ile ilgili işlemler, öncelikle ilçe sağlık müdürlüğü/toplum sağlığı merkezi hekimi, yoksa aile hekimi tarafından birinci maddede belirtildiği şekilde yapılır.

b) Mesai saatleri dışında ölüm belgesi düzenleme ile ilgili işlemler ise il sağlık müdürlüklerince ilin tamamı bu hizmeti alacak şekilde yakın ilçeler birleştirilerek adli/defin nöbet planı yapılmak suretiyle yerine getirilir. İhtiyaç olan yerlerde nöbet planı her ilçe için ayrı olarak yapılabilir. Nöbet planlaması mümkün olduğunca adli hizmet nöbeti ile birleştirilerek yapılır. Adli Tıp Kurumunun doğrudan hizmet verdiği yerlerde hekimlere ayrıca adli nöbet (yerinde ölü muayenesi) görevi verilmez. Belediyelerce 24 saat esasına göre hizmet verilen yerlerde ayrıca nöbet planı yapılmaz.

c) Ölüm belgeleme işlemleri, belediye başkanı ve başkan yardımcısı hariç tüm belediye hekimleri, entegre ilçe devlet hastanesi (E2, E3)/ilçe sağlık müdürlüğü/toplum sağlığı merkezi hekimleri ve aile hekimlerinin dahil edildiği aylık nöbet listesi ile il sağlık müdürlüğü tarafından yürütülür. Nüfusu 30.000'in üzerinde olan ilçelerde ilçe sağlık müdürleri nöbete dâhil edilmez.

ç) Mesai dışında tutulan nöbetler için izin verilmesi veya ücret ödenmesi hususunda kurumların kendi mevzuatına göre hareket edilir. Bu çerçevede entegre ilçe devlet hastanesi (E2, E3)/ilçe sağlık müdürlüğü/toplum sağlığı merkezi hekimlerine, aile hekimlerine (entegre sağlık merkezinde görevli aile hekimleri hariç) ve şoförlere 657 sayılı Kanunun Ek 33 üncü maddesine göre icap nöbet ücreti ödenir.

d) İl sağlık müdürlükleri ve belediyeler, nöbet tutan personeli için nöbet süresince taşınabilir internet bağlantılı bilgisayar ve gerekli belgelerin çıktısını alabilecek bir yazıcı ile şoförlü araç bulundurur.

3) Ölüm belgesi, ölüm bildirim tarihinden itibaren 3 (üç) günü geçmemek üzere kontrolör hekim tarafından onaylanarak imzalanır ve tüm işlemler en geç 10 (on) gün içerisinde tamamlanır. Kontrolör hekimler tarafından ölümlerin belirtilen süre içerisinde incelenmesi ve elektronik olarak onaylanması süreci il sağlık müdürlükleri tarafından titizlikle takip edilir. İncelenen ölüm belgesi, Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü’nün ilgili birimlerine otomatik olarak iletilir ve elektronik tescil sürecinin Bakanlığımız tarafından yapılan kısmı tamamlanır.

4) ÖBS’ye sehven veya hatalı kimlik bilgileriyle giriş yapılan ancak henüz tescile gönderilmeyen belgeler için silme talebi belgeyi dolduran hekim tarafından yapılır ve silme işlemlerine dair sorumluluk belgeyi dolduran hekime aittir.

5) Belgeyi dolduran hekim, tescil için iletilmiş olan ölüm belgesindeki nüfus işlemlerini etkileyen yanlış bilgileri düzeltmekle de yükümlüdür. Düzeltme işlemi için resmi yazıyla hekimin kurumu tarafından il/ilçedeki nüfus müdürlüklerine hatalı kayıt bildirimi yapılır. Doğru bilgileri içeren ölüm belgesi sisteme kaydedilir. İptali talep edilen ölüm belgesi sistem üzerinden il sağlık müdürlüklerine iletilir.

6) T.C. Kimlik numarası (99 ile başlayanlar dahil) olanlar hariç, ölüm belgelerinin fiziki çıktısı ve varsa ölen kişiye ait nüfus cüzdanı ile birlikte il/ilçedeki nüfus müdürlüklerine en geç 10 gün içerisinde resmi yazı ile bildirilir.