Bu doküman Resmi Gazete dışında bir kaynakta yayınlanmıştır. Konsolide metin çalışmaları ilgili kaynak güncellendikçe sağlanabilmektedir.
T.C. ÇEVRE, ŞEHİRCİLİK VE İKLİM DEĞİŞİKLİĞİ BAKANLIĞI
Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü
Kadastro Dairesi Başkanlığı
Sayı: E-45172909-010.06.02-7881447
Konu: Gizlilik Dereceli Belgeler
GENELGE
2023/3
İlgi: a) 08.10.2019 tarihli ve 2019/12 sayılı Arşiv Hizmetleri Genelgesi.
b) 08.03.2021 tarihli ve 2021/1 sayılı Evrak Havale İşlemleri Genelgesi.
c) 07.06.2022 tarihli ve E-45172909-010.06.01-5235774 sayılı genel duyuru.
Bilindiği gibi, 10/6/2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin "Gizlilik dereceli belgeler" başlıklı 25 inci maddesinin ikinci fıkrası; "Özel ve üstü gizlilik dereceli belgelerin hazırlanması, kaydedilmesi, saklanması, gönderilmesi, alınması ve diğer işlemler ilgili mevzuatta belirtilen hükümlere uygun olarak fiziksel ortamda gerçekleştirilir." hükmündedir.
Gizlilik dereceli belgelerde uygulanacak usul ve esaslar, 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 6 ncı ve 7 nci maddeleri gereğince 26.04.2022 tarihli ve 31821 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren "Gizlilik Dereceli Belgelerde Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik" te açıklanmış olup, Yönetmeliğin 16 ncı maddesi;
"(1) Çok Gizli belge, muhatap idarenin büro personeli tarafından Çok Gizli Belge Senedi ile teslim alınır. Büro personeli muhatap bilgisi, sayfa sayısı, ek/ekler, kontrol numarası, Çok Gizli Belge Senedi ve diğer kayıtların doğruluğunu kontrol eder. Muhatap idarenin büro personeli gelen Çok Gizli belgenin senetlerini imzalar ve bir nüshasını kendisinde muhafaza ederek diğer nüshasını gönderen idarenin kuryesine teslim eder.
(2) Muhatap idarenin bürosu, Çok Gizli belgeyi teslim aldıktan sonra Giriş Kontrol Numarası (Örnek 13) ile birlikte Gelen Çok Gizli Belge Kayıt Defteri'ne kaydeder (Örnek14). Giriş kontrol numarası sıra numarası ile içinde bulunulan yılın son iki hanesinin arasında eğik çizgi olacak şekilde; kırmızı renkte, üst yazının tarih alanının üst satırında ve varsa ek veya eklerin tüm sayfalarının sağ üst köşesinde belirtilir (Örnek 13). Ancak ek veya eklerin sadece ilk sayfasında çıkış kontrol numarası bulunduğu durumlarda, giriş kontrol numarası da sadece birinci sayfada yer alır. Sıra numarası her yılın başında birden başlayacak şekilde sıralanır. Tali büro bulunan idarede giriş kontrol numaralarının mükerrer olmasını engelleyici tedbirler alınır.
(3) Gelen Çok Gizli belgede adres, sayfa eksikliği ve benzeri hatalar varsa tutanak tutularak giriş kaydı gerçekleştirilmeden ve belge senetleri imzalanmadan belge kurye aracılığıyla iade edilir.
(4) Dağıtımlı Çok Gizli belgelerde ekin muhataba gönderilmediği durumlarda belge üzerinde "Eki konulmayan belgenin gizlilik derecesinin düşürülmesi" talimatı varsa defter kaydı sırasında büro personeli tarafından belgenin gizlilik derecesi düşürülür. Gelen Çok Gizli Belge Kayıt Defteri'nde bu dağıtım nüshalarına ait kaydın üzeri kırmızı çizgiyle çizilerek kapatılır.
(5) "KİŞİYE ÖZEL" ibareli Çok Gizli belgenin iç zarfı açılmadan zarf üzerindeki bilgiler kullanılarak büro tarafından kayıt işlemi yapılır ve ilgili yöneticiye zimmetle teslim edilir."KİŞİYE ÖZEL" ibareli Çok Gizli belge üzerinde yalnızca ilgili yönetici tasarruf hakkına sahiptir ve ilgilinin talebi ile büroda muhafaza edilerek kayıt işlemleri tamamlanır.
(6) Büro personeli gelen belgenin hareketine dair tüm kayıtları işlemek amacıyla Çok Gizli Belge Takip Kontrol Formu hazırlar (Örnek 10).
(7) Büro personeli, gelen Çok Gizli belgeyi üst yöneticiye veya belgenin muhatabı olarak birim belirtilmişse birim yöneticisine ya da erişim yetkisi bulunan işlem personeline teslim eder.
(8) Havale işlemleri büro tarafından takip edilir. Havale edilen Çok Gizli belge üzerinde, belgenin yetkisiz erişime karşı güvenliği sağlanarak erişim yetkisi bulunan işlem personeli tarafından inceleme ve çalışma yapılır.
(9) Üzerinde çalışma yapılan Çok Gizli belge, çalışma tamamlanmasa da aynı gününmesai saati bitiminde muhafaza edilmek üzere büroya teslim edilir. Çok Gizli belgeyle ilgili çalışma tamamlanana kadar inceleme ve çalışmayı gerçekleştiren işlem personeli, günlük olarak belgeyi bürodan teslim alır ve mesai saati içinde büroya teslim eder. Çok Gizli belgenin teslim alınmasına ve edilmesine ilişkin bilgiler, Çok Gizli Belge Takip Kontrol Formu'na işlenir.",
Aynı Yönetmeliğin 28 inci maddesinin üçüncü fıkrası ise;"Arşivde saklanacak Gizli ve Hizmete Özel belgeler gerekli güvenlik tedbirleri alınan alanlarda saklanır ve yetkisi bulunan personel dışındakilerin belgelere erişimleri engellenir." hükmündedir.
Öte yandan, 25.04.2022 tarihli ve 5529 sayılı Cumhurbaşkanı Kararı'yla yürürlüğe giren Gizlilik Dereceli Belgelerde Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik'in maddelerinin detaylandırılması ve uygulama esaslarının daha kapsamlı ifade edilebilmesi amacıyla,"Gizlilik Dereceli Belgelerde Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Kılavuzu" hazırlanmıştır. (Ekli Kılavuz)