Seri: V, No: 6 Aracılık Faaliyetinde Belge ve Kayıt Düzeni Hakkında Tebliğ

Sermaye Piyasası Kanununun 22 nci maddesinin (e) bendine dayanılarak hazırlanan bu Tebliğin amacı, aracı kuruluşların aracılık faaliyetlerinde düzenleyecekleri belgeler ile muhasebe işlemlerinde uyacakları esasları belirlemektir.

Tanımlar

Bu Tebliğde geçen;

Kurul: Sermaye Piyasası Kurulunu,

Kanun: 28/7/1981 tarihli ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanununu,

Aracılık Faaliyeti: 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanununun 30 ve 31 inci maddeleri ile Kurulun aracılık faaliyetlerine ilişkin düzenlemelerinde açıklanan faaliyetleri,

Aracı Kuruluş: Aracı kurum ve bankaları,

ifade eder.

GENEL HÜKÜMLER

Uygulama esasları

Aracı kuruluşlar, aracılık faaliyetlerine ilişkin muhasebe kayıt ve işlemlerine dayanak teşkil etmek üzere, bu Tebliğde açıklanan form ve belgeleri eksiksiz olarak düzenlemek, saklamak ve menkul kıymet işlemleri ile ilgili muhasebe kayıtlarını bir gün içinde yasal defterlerine işlemek zorundadırlar.

Aracı kurumlar, şubelerinde yürüttükleri aracılık faaliyeti ile ilgili muhasebe kayıtlarını merkezlerinde veya şubelerinde tutarlar ve muhasebe hesaplarının işleyişinde, Kurulun aracı kurumların hesap planına ilişkin düzenlemelerinde yer alan “Aracı Kurum Hesap Planı″nı esas alırlar.

Aracı kuruluşlar tarafından düzenlenecek belgeler

Kurulun aracılık faaliyetlerine ilişkin düzenlemelerinde belirtilen defter ve belgeler yanında, aşağıdaki belgelerin düzenlenmesi zorunludur:

a) Nakit Alındı-Ödendi Belgesi,

b) İşlem Sonuç Formu,

c) Hesap Ekstresi,

d) Menkul Kıymet Giriş-Çıkış Fişi,

e) Müşteri Emri Formu,

f) Seans Takip Formu,

g) İşlem Dağıtım Listesi (Menkul Kıymet ve Müşteri İtibariyle),

Piyasa yapıcılığı faaliyeti kapsamında iletilen kotasyon emirleri için Müşteri Emri Formu düzenlenmesi zorunlu değildir.

Aracı kuruluşların sermaye piyasası faaliyetleri dolayısıyla aldıkları ve yaptıkları her türlü yazışma, sözleşme, taahhüt, kefalet, diğer teminat senetleri ve mahkeme ilanları gibi belgeler ile kimlik tespiti amacıyla alınan ya da düzenlenen belgeleri, vekaletnameleri ve müşteri tanıma kuralı çerçevesinde düzenlenen belgeleri düzenli ve tasnif edilmiş bir biçimde saklamaları zorunludur.

Birinci fıkrada yer alan belgelerden müşteri emri formu dışında kalanlar ile ikinci fıkrada belirtilenlerin saklama süresine ilişkin olarak Türk Ticaret Kanununun 68/1 maddesi hükmüne uyulur.

Gerçekleşip gerçekleşmemesine bakılmaksızın müşteri emirlerine ilişkin tüm "Müşteri Emri Formları", elektronik ortamda alınan emirlere ilişkin belgeler ile faks kayıtları ve internet de dâhil olmak üzere elektronik ortamda alınan müşteri emirlerine ilişkin Tebliğ’in dokuzuncu maddesinde belirtilen elektronik kayıtlar düzenleme tarihinden itibaren 5 yıl süreyle saklanır. Sözlü emirlerde ilişkin ses kayıtları emir tarihinden sonra gelen takvim yılı başından itibaren 2 sene süreyle saklanır. Saklanması gereken belge ve kayıtlardan ihtilaflı olanların yukarıda belirtilen süre ile kayıtlı olmaksızın ihtilaf sonuçlanıncaya kadar muhafazası zorunludur.

Aracı kuruluşlar, Tebliğin 1 numaralı ekinde örneği yer alan hesap ekstresini aylık dönemler itibariyle ilgili dönemi izleyen 7 gün içinde müşterilerin adreslerine taahhütlü olarak göndermek zorundadırlar. Ancak hesap ekstresi müşterinin yazılı talebi üzerine; müşteri tarafından beyan edilecek elektronik posta adresine aynı süre içinde elektronik ortamda gönderilebilir ya da 7/9/2000 tarihli ve 24163 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Seri: V, No: 46 sayılı “Aracılık Faaliyetleri ve Aracı Kuruluşlara İlişkin Esaslar Hakkında Tebliğ”in 49 uncu maddesi çerçevesinde, müşterilerinden borsaya iletilmek üzere elektronik ortamda emir kabul eden aracı kurumlar tarafından müşterilerin ekstrelerine elektronik ortamda erişimine imkân sağlanabilir. Hesap ekstresinin elektronik ortamda gönderildiğine veya elektronik ortamda ekstreye erişim sağlandığına ilişkin ispat yükü aracı kuruluşa aittir. Ayrıca, ilgili dönem içinde herhangi bir işlem yapmayan müşteriler ile hesap ekstresi gönderilmemesi hususunda münhasıran sözleşme imzalanan müşterilere anılan belge gönderilmeyebilir. Hesap ekstresinde yer alan bilgilerin belirli süre geçtikten sonra müşteri tarafından kabul edilmiş sayılacağına ilişkin sorumsuzluk kayıtlarına çerçeve sözleşmelerde ve ilgili diğer belgelerde yer verilmez.