51048475-010.04-5902 Arşivlerde Gerçekleştirilecek Dijitalleştirme Faaliyetlerine Yönelik Usul ve Esaslar

Kapsam

(1) Bu Usul ve Esaslar, 11 sayılı Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesindeki yükümlüleri kapsar.

Dayanak

(1) Bu Usul ve Esaslar, 11 sayılı Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 5 inci maddesi ile 18/10/2019 tarihli ve 30922 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 23 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

(1) Bu Usul ve Esaslarda geçen;

a) Arşiv belgesi: Son işlem tarihi üzerinden yirmi yıl geçmiş veya on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış bulunan ve günlük iş akışı içinde işlevi bulunmayan, varsa tâbi olduğu diğer mevzuatlar ile saklama planlarındaki saklama sürelerini tamamlayan, üretim biçimleri, donanım ortamları ne şekilde olursa olsun geleceğe, tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir değer olarak intikal etmesi gereken ve bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş belgeyi,

b) Arşivlik belge: Süre bakımından arşiv belgesi vasfını kazanmayan veya bu süreyi doldurmasına rağmen güncelliğini kaybetmeyen, hizmetin yürütülmesi açısından işlevi olan belgeyi,

c) Asli düzen: Belgelerin güncel kullanımda olduğu süreç içerisinde uygulanan düzen içinde saklanmasını,

ç) Başkanlık: Devlet Arşivleri Başkanlığını,

d) Dijitalleştirme: Kâğıt ortamındaki belgelerin tarayıcı, kamera gibi cihazlar veya yenilikçi teknikler kullanılarak sayısal ortama aktarılmasını,

e) Komisyon: Dijitalleştirilecek belgelerin belirlenmesi ve dijitalleştirme sürecinin planlamasını yapan komisyonu,

f) Saklama planı: Belgelerin ne kadar süre ile saklanacaklarına ve bu süreler sonunda hangi işleme tâbi tutulacaklarına dair değerlendirmeleri,

g) Standart: TS13298 sayılı Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi Standardını,

ğ) Üstveri: Belgeyi tanımlayan, erişimi ve yönetimini sağlayan verilerin üst bilgisini,

h) Yönetmelik: Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’i

ı) Yükümlü: 11 Sayılı Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi kapsamındaki kurum ve kuruluşları,

ifade eder.

Dijitalleştirme Komisyonu

(1) Yükümlüler, arşivlerinde yapacakları dijitalleştirme işlemlerinde dijitalleştirilecek belgelerin belirlenmesi ve dijitalleştirme sürecinin planlanması amacı ile komisyon kurarlar. Kamu kurumlarında komisyon kurulması ve komisyon kararlarının uygulanması üst yöneticinin veya yetki verdiği yöneticinin onayı ile olur.

(2) Komisyon, belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinin yürütülmesinden sorumlu birim amiri veya ilgili belge yöneticisinin başkanlığında, arşiv biriminden görevlendirilecek bir personel, belgeleri dijitalleştirilecek ilgili birimin amiri tarafından görevlendirilecek iki personel ile bilgi işlem faaliyetlerinin yürütülmesinden sorumlu birim amiri tarafından görevlendirilecek bir personel olmak üzere en az beş üyeden oluşur. İhtiyaç halinde ilave üye görevlendirilebilir.

(3) Komisyon, üye tam sayısı ile toplanır, oy çokluğu ile karar alır. Komisyon dijitalleştirme süreci tamamlanıncaya kadar ilave karar alabilir.

(4) Komisyon, alacağı kararlarda Yönetmelik, Standart ve bu Usul ve Esasları dikkate alır.

Dijitalleştirilecek Belgelerin Belirlenmesi ve Dijitalleştirme Sürecinin Planlanması

(1) Kurumsal planlamalarda dijital dönüşüm ve dijital arşivleme dikkate alınmalı, dijitalleştirme işlemleri kurumun elektronik ortamda verdiği hizmetleri destekler mahiyette olmalıdır.

(2) Dijitalleştirme işlemi, kurumda kullanılmakta olan elektronik belge yönetim sistemi ve diğer bilgi sistemleri ile uyumlu olmalıdır.

(3) Arşiv belgesi veya arşivlik belgelerin dijitalleştirilmesi Başkanlığın uygun görüşü alınarak yapılır.

(4) Dijital ortama aktarılacak belgeler ve dijitalleştirme süreci Komisyon tarafından belirlenir. Komisyon, belgelerin niteliğini, saklama planında belirtilen saklama süresini, kullanım amacını ve kullanım sıklığını değerlendirir. Arşiv belgesi veya arşivlik belge olanlar ile sürekli saklanacaklar veya bir hizmetin yürütülmesinde sık kullanılacak olanlar dijital ortama aktarılabilir. Bir hizmetin yürütülmesinde kullanılmayanlar ve saklama süresi tamamlandığında imha edilecekler dijitalleştirilmez.

(5) Belgelerin aidiyeti, serisi, türü, fiziksel özelliği ve içeriği incelenerek aynı belge grubu içerisinde farklı türdeki ve ebattaki belgeler belirlenir. Belgelerin asli düzeninin korunmasına yönelik önlem alınır.