Tapu ve Kadastro Başkanlığı'nın E-Terkin İşlemleri ile İlgili Talimatı

Genel Müdürlüğümüz tarafından tapu hizmetlerinde işlem süreçlerinin kısaltılması, personelin iş yükünün azaltılması, etkin ve hızlı hizmet sunumu ile çalışan ve vatandaş memnuniyetinin sağlanması amacı ile tapu işlemlerinin elektronik ortamda yapılmasına yönelik çalışmalar devam etmektedir. Personelimizin elektronik ortamda talep edilen tapu işlemlerini, belirlenen standartlara uygun olarak yapmaları ve 2014/1 Sayılı Genelge uyarınca başvuru sıra numarasına göre işlemleri tamamlamaları elektronik ortamda yapılan işlemlerin etkinliğini ve verimliliğini artırarak, bu işlem çeşitlerinin daha fazla yaygınlaşmasına önemli bir katkı sağlayacaktır.

Yeterli inceleme yapılmaksızın, gerektiğinde Bölge Müdürlükleri veya Genel Müdürlüğümüz ile irtibata geçilmeden, işlemlerin TAKBİS'ten iade/iptal edilmesi önemli bir sorun olarak karşımıza çıkmaktadır.

Bu kapsamda elektronik ortamda yapılacak olan ipotek terkini işlemlerinde tapu müdürlüklerimizce uygulanacak usul ve esaslar ilgi (a) Genel Duyuru ile talimatlandırılmış olmakla, bazı hususların vurgulanmasına ve yeniden açıklanmasına ihtiyaç duyulmuştur. Buna göre;

1- Kurulan sistem ile terkin işlemleri tüm paydaşlarımız ve tapu müdürlüklerimizde standarta kavuşturulmuş olup, bu yöntemle banka/kurumca yapılacak olan taleplerin devamında müdürlüklerimizce yapılacak olan işlemlerin kuralları belirlenmiştir. Manuel uygulamaların yerine sistemin yönlendirmesine göre işlemlere yön verilmesi gerekmektedir.

2- Öncelikli olarak, banka/kurum tarafından elektronik ortamda gönderilen terkin taleplerinde, tapu kütüğü-TAKBİS entegrasyonu kontrol edilecek ve terkini talep edilen ipoteğin verilerinde herhangi bir eksiklik veya hata bulunması durumunda işlem, uygun açıklama yapılmak sureti ile iade edilecektir.

3- (31.12.2020 tarihli ve 70156023-105-3408602 sayılı Makam Oluru ile değişik cümle) E-imza ile güvenliği sağlanan elektronik ortamda sistem aracılığı ile TAKBİS'e gönderilen tüm talepler banka/kurum yetkililerince imzalanmış olarak kabul edilecektir. Bu belge ve bilgilerdeki her türlü sorumluluk protokolün ilgili maddelerine göre bankaya/kuruma ait olduğundan ayrıca tapu müdürlüklerimizde herhangi bir yetki belgesi ve imza sirküsü kontrolü yapılmaksızın işlemler gerçekleştirilecektir.

Uygulamada birçok banka/kurum, terkin talep yazısını elektronik ortamda oluşturmakta ve e-terkin sistemine kayıt ederek göndermektedir. Dolayısı ile gönderilen belgenin üzerinde herhangi bir ıslak imza veya belgenin elektronik imza ile imzalandığına yönelik belirtme bulunmamakta olup, bunların olmaması işlemi sonuçlandırmaya engel değildir.

Aslen, terkine yönelik bilgi ve belgelerin tümü e-imza ile imzalanarak tapu müdürlüklerine gönderilmektedir. Bu bilgi ve belgelerin TAKBİS işlem ağacında işleme alındığı aşamada, sistem tarafından e-imza doğrulaması yapılmakta, ayrıca işlemi yapan personele "e-imza doğrulaması başarılı" bilgisi ile doğrulama sonucu görüntülenmektedir. (31.12.2020 tarihli ve 70156023-105-3408602 sayılı Makam Oluru ile E-terkin işlemlerinde e-imzacı yetki kontrolü kaldırıldığından hükümsüz kalan idafe metinden çıkarılmıştır.)

4- Banka/kurum tarafından terkin edilecek olan ipotek, tesis edildiği taşınmazın tanımlayıcı bilgileri ile ipoteğin sistem numarası birlikte seçilerek gönderilmekte olup, manuel yapılan işlem seçeneklerinde olduğu gibi "müşterek ipoteğin kısmi terkini" vb. şekilde farklı bir seçim yapılmasına ihtiyaç bulunmamaktadır. Birden fazla taşınmaza tesis edilen müşterek ipoteklerde, banka/kurum tarafından hangi taşınmaz/taşınmazlar üzerindeki ipotek işleme alınmış ise sistem tarafından sadece bunların terkini yapılmakta olup, özellikle kısmi terkin taleplerinde "işleme yanlış başlama şekli seçilerek başlandığı" düşünülerek işlemin iade edilmemesi gerekmektedir.

TAKBİS'ten kaynaklanan nedenlerle işlem aşamalarının geçilememesi durumunda gecikmeye sebebiyet verilmeden, yardım masasına başvuru yapılarak işlemler tamamlanacaktır. Protokol kapsamında yapılacak olan e-terkin işlemlerinin mücbir sebepler dışında aynı gün bitirilmesine yönelik tapu müdürü tarafından gerekli önlemler alınacaktır.

5- İlgi (b) Genel Duyuru ile ipotek terkin işlemlerinde harç hesaplamasının ipoteğin tarih/yevmiye numarası esasına göre yapılması talimatlandırılmış olup ipotekte sonradan yapılan değişiklilerin ayrı bir ipotek olarak değerlendirilmesi mevzuatımızca mümkün değildir. Dolayısı ile sonradan bedel artırımı vb. şekilde değişikliğe uğrayan ipoteklerde tek bir terkin harcının alınması gerekmekte olup, değişikliğe uğrayan ipoteklerin terkin taleplerinde ilk tesis edilen ipoteğin tarih ve yevmiye numarasının belirtilerek, değişikliğe uğramış miktarının veya diğer unsurlarının yazılması yeterlidir.