Arşiv Yönergesi

2. Kapsam

Bu Yönerge, arşiv ile ilgili malzemeyi ve Müsteşarlık personelini kapsar.

3. Hukuki Dayanak

Bu Yönerge, 16/5/1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete'de yayınlanarak yürürlüğe konan "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik"in 45 inci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

4. Tanımlar ve Kısaltmalar

4.1. Tanımlar

Bu Yönergede geçen:

Arşiv Malzemesi Müsteşarlık faaliyetleri sonucu teşekkül eden ve en son işlem tarihi üzerinden 30 yıl geçmiş veya üzerinde 15 yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış, ekonomik, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile Milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihi, hukuki, idari, iktisadi, askeri, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı ve elektronik ortamda evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belge ve malzemeyi,

Arşivlik Malzeme Arşiv Malzemesi tanımında sayılan her türlü belge ve malzemeden, zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmamış olanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş sicil dosyaları, Müsteşarlığın gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası andlaşmalar, sözleşmeler ile ilgili yazılı ve elektronik ortamda belge ve bilgileri,

Ayıklama ve İmha Müsteşarlık arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri Komisyonu için oluşturulacak Komisyonu,

Basılı Belge Basılı ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü Resmi Yazıyı,

Birim Müsteşarlık Makamı Özel Kalemi, Müsteşar Yardımcılıkları,

Hukuk Müşavirliği, Daire Başkanlıkları, İç Denetim, Denetleme Kurulu, Daire Tabipliğini,

Müsteşar Savunma Sanayii Müsteşarını,

Müsteşarlık Savunma Sanayii Müsteşarlığı’nı,

Müsteşarlık Arşivi Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin saklandığı Müsteşarlık merkez arşivini,

ifade eder.

4.2. Kısaltmalar

Bu Yönergede geçen:

ifade eder.

5. Müsteşarlık Arşivi

5.1. Müsteşarlık arşiv hizmet ve faaliyetleri arşiv birimi tarafından yürütülür ve bu birimde en az 3 kişi görevlendirilir. Müsteşarlık elektronik ortam arşivi Bilgi Yönetim Şube Müdürlüğü sorumluluğundadır.

5.2. Müsteşarlık, elinde bulundurduğu Arşivlik Malzemeyi ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'ne teslim etmediği Arşiv Malzemesini, her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdür.

5.3. Müsteşarlık, Arşiv Malzemesi ve Arşivlik Malzemenin korunması ile ilgili olarak;

a) Yangın, hırsızlık, nem, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve zararlıların tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,

b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından,

c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, nemin %50-60 arasında tutulmasından,

d) Fazla nemi önlemek için nem emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından,

e) Yılda en az bir defa mikro organizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşivin dezenfekte edilmesinden,

f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,

g) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kağıt malzeme için 12-15 santigrat derece arasında) tutulmasından,

sorumludur.

5.4. Müsteşarlık, saklayacağı Arşiv Malzemesi için Müsteşarlık Arşivini kurar.

5.5. Müsteşarlık elinde bulunan Arşivlik Malzeme, ilgili Birimlerde hizmet gereği güncelliğini koruduğu sürece, Müsteşarlık Arşivinde ise 15 inci yılını doldurana kadar saklanır. Birimlerde güncelliğini yitiren Arşivlik Malzeme, takibeden yılın Ocak ayında Müsteşarlık Arşivine bu Yönergeye uygun olarak devredilir.

5.6. Elektronik ortamda oluşturulan belgenin gerektiğinde tekrar başvurmak üzere saklanması için bu ortamın özellikleri kullanılır.

6. Arşiv Malzemesinin Gizliliği

6.1. Birimler elinde bulunan ve geçerli olduğu dönemde gizlilik derecesi verilmiş Arşiv Malzemesi ve Arşivlik Malzeme, Müsteşarlık Arşivinde de aynı gizlilik derecesini korur. Bu çeşit Arşiv Malzemesinin ve Arşivlik Malzemenin gizlilik dereceleri Müsteşarlık Güvenlik İşlemleri Yönergesi kapsamında kaldırılabilir.