56-261 Elektrik Üretim A.Ş. Genel Müdürlüğü Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi (Ebays) Uygulama Yönergesi

Kapsam

(1) Bu Yönerge, Elektrik Üretim A.Ş. Genel Müdürlüğü merkez ve taşra teşkilatı birimlerinin resmi yazışma ve evrak sisteminin elektronik ortamda hızlı ve güvenilir bir şekilde yapılmasına ve bunların arşivlenmesine ilişkin esas ve usulleri kapsamaktadır. Şirket Müfettişlerinin teftiş, tetkik ve tahkik işleri ile ilgili olarak kendi imzaları altında “Teftiş Kurulu Yönetmeliği” gereği yaptıkları yazışmalar ve Hukuk Müşavirliğinin Mahkeme ve İcra Daireleri ile yaptığı yazışmalar bu Yönergenin dışındadır.

Hukuki Dayanak

(1) Bu Yönerge;

1) Elektrik Üretim A.Ş Genel Müdürlüğü Ana Statüsü,

2) EÜAŞ Elektrik Üretim A.Ş Genel Müdürlüğü İmza Yetkileri Yönergesi,

3) 23/01/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu,

4) 16/05/1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik,

5) 02/02/2015 tarihli ve 29255 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik,

6) 24/03/2005 tarih ve 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Hakkındaki Başbakanlık Genelgesi,

7) 15/07/2008 tarih ve 2008/16 sayılı Elektronik Belge Standartları Hakkındaki Başbakanlık Genelgesi,

8) 25/08/2011 tarihli ve 28036 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik,

9) 19/01/2013 tarih ve 28533 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Elektronik Tebligat Yönetmeliği,

10) TSE 13298 Bilgi ve Dokümantasyon Elektronik Belge Yönetimi Standardı Hakkında Yönetmelik,

hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar ve Kısaltmalar

(1) Bu Yönergede geçen;

a) Şirket: Elektrik Üretim Anonim Şirketini,

b) Kurum: Elektrik Üretim Anonim Şirketi Genel Müdürlüğünü,

c) EÜAŞ: Elektrik Üretim Anonim Şirketi Genel Müdürlüğünün kısaltılmış adını,

ç) Merkez Teşkilatı: Genel Müdürlük Merkez Birimlerini,

d) Taşra Teşkilatı: Merkez Teşkilatı dışındaki kalan diğer birimleri,

e) Birim: Belirli hizmetleri bünyesinde toplayıp, yürüten ve uygulayan Teftiş Kurulu Başkanlığı, Hukuk Müşavirliği, Daire Başkanlıkları, Müstakil Müdürlükler, İşletme Müdürlükleri ve Tesis Müdürlükleri gibi üniteleri,

f) Alt Birim: Birim bünyesinde yeralan ve belli hizmetleri yürüten Şube Müdürlüğü, Müdür Yardımcılığı, Başmühendislik ve Şeflik gibi birimleri,

g) Arşiv Sorumlusu: Birimler tarafından üretilen belgelerin arşivlenmesi ve Kurum arşivine devir işlemleri ile imhasına kadar olan sürecin sistemli bir şekilde takibini yapan birim ve Kurum arşiv sorumlularını,

ğ) Birim Amiri: Birimin en üst yöneticisini,

h) Birinci Derece İmza Yetkisi: İşlemin yürütülmesinde şirketin ana prensiplerine ve menfaatlerin uygunluğuna iştiraki ifade eden ve yürütme sorumluluğunu taşıyanlara verilen imza yetkisini,

ı) İkinci Derece İmza Yetkisi: Birinci derece imza yetkisinde belirtilen amaçla alt kademedeki personele verilen imza yetkisini,

i) Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanmış ve EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içinde kayıt altına alınmış her türlü kayıtlı bilgi veya dokümanı,

j) Taslak Belge Sahibi: Taslak belgeyi oluşturan, değiştiren veya üzerine alan kullanıcıyı,

k) Devlet Teşkilatı Veri Tabanı (DTVT): Başbakanlık tarafından hazırlanan ve idarelerin haberleşme kodlarını ve iletişim bilgilerini gösteren elektronik veri tabanını,

l) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden idare faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemi,

m) EBAYS: EÜAŞ Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemini,

n) Elektronik İmza: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi,