75287231-900 İçişleri Bakanlığı Özel Kalem Müdürlüğü Birim Yönergesi

Dayanak

(1) Bu yönerge, 10/07/2018 tarihli ve 30474 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında 1 Nolu Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 270 inci maddesi ile 18/11/1992 tarihli ve 21409 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Merkezde Görevlendirilen Valilerin Görev ve Çalışma Yönetmeliğine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

(1) Bu Yönergede yer alan deyimlerden;

a) Bakan: İçişleri Bakanını,

b) Bakanlık: İçişleri Bakanlığını,

c) Bakan Yardımcısı: İçişleri Bakan Yardımcılarını,

ç) Büro Yöneticisi: Büroların sevk ve idaresinden sorumlu yönetici veya görevliyi,

d) Müdürlük: Özel Kalem Müdürlüğünü,

e) Özel Kalem Müdürü: Bakan Özel Kalem Müdürünü,

f) Özel Kalem Müdür Yardımcısı: Bakan Özel Kalem Müdür Yardımcısını,

g) Personel: Müdürlükte kadrolu, geçici, sözleşmeli ve hizmet alımı yöntemiyle istihdam edilen personeli,

ğ) Yönerge: İçişleri Bakanlığı Özel Kalem Müdürlüğü Birim Yönergesini,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Görevler, Teşkilat Şeması ve Görev Dağılım Çizelgesi

Görevler

(1) Müdürlüğün görev ve yetkileri şunlardır:

a) Bakanın resmi ve özel yazışmalarını yürütmek,

b) Bakanın her türlü protokol ve tören işlerini düzenlemek ve yürütmek,

c) Bakanın ziyaret, davet, karşılama ve uğurlama, ağırlama, milli ve dini bayramları ile ilgili hizmetleri düzenlemek ve diğer kuruluşlarla koordine etmek,

ç) İdari ve mali karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişini sağlamak,

d) Bakan tarafından verilecek diğer görevleri yapmak,

Teşkilat şeması

(1) Müdürlüğün teşkilat şeması; temel yetki ve sorumluluk dağılımını, hesap verilebilirliği ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde Ek-1’deki gibi belirlenmiştir. Teşkilat şeması Özel Kalem Müdürü tarafından personele duyurulur.

Görev dağılım çizelgesi

(1) Müdürlük birimlerinde görev yapan personelin görev dağılımı Özel Kalem Müdürünün onayıyla yürürlüğe konulur. Geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma nedenleriyle görevi devralacak personel ile personelin asli olarak yürüttüğü göreve ilişkin bilgileri içeren görev dağılım çizelgeleri Özel Kalem Müdürü tarafından personele duyurulur.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Özel Kalem Müdürünün Görev ve Yetkileri

Özel Kalem Müdürünün görev ve yetkileri

(1) Özel Kalem Müdürü, en üst amir sıfatıyla Müdürlüğün sevk ve idaresini sağlar.

(2) Müdürlük birimlerinde yürütülen hizmetlerin çalışma usul ve esaslarına göre uygunluğunu denetler.

(3) Müdürlüğün kullanımında bulunan ödenekleri Harcama Yetkilisi sıfatıyla kullanır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Birimler ve Görevleri

Özel Kalem Müdürlüğü

(1) Müdürlük; İdari Hizmetler Bürosu, Protokol Hizmetleri Bürosu, Koruma Hizmetleri Bürosu, Sekretarya Hizmetleri Bürosu ve Talep/Başvuru Hizmetleri Bürosu olmak üzere 5 Bürodan oluşur.

İdari Hizmetler Bürosu

(1) İdari Hizmetler Bürosu; Yazı İşleri Ofisi, Bütçe, Satınalma ve Ayniyat Ofisi ile Özlük İşlemleri Ofisinden oluşur.

(2) Yazı İşleri Ofisinin görevleri şunlardır:

a) Sayın Bakan adına gelen dilekçe, davetiye, tebrik, dergi, gazete ve kitapların takibi ve kayıtlarına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek,

b) Sayın Bakan adına gelen düğün, program, tören ve açılış davetlerine çelenk, çiçek veya tebrik mesajı ulaştırmak,

c) Şehit cenazelerine Sayın Bakan adına çelenk göndermek, şehit ailelerine taziye mesajı ulaştırmak,

ç) Gazilere Sayın Bakan adına çiçek göndermek,

d) Diğer Bakanlarca çeşitli illere yapılacak ziyaretler için talep edilen uçak veya helikopterlerin Emniyet Genel Müdürlüğü, Jandarma Genel Komutanlığı ve ilgili Valilikler arasında koordinasyon görevini yürütmek,

e) Bakanlık Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı Genel Evrak Şube Müdürlüğü kanalıyla Müdürlüğe ıslak imza ile gelen evrakların e-İçişleri sistemine kayıt işlemini yürütmek ve ilgili birim, büro veya ofislere intikalini sağlamak,

f) e-İçişleri sisteminden gelen evrakları ilgili birim, büro veya ofislere zamanında yönlendirmek,

g) e-İçişleri sisteminden giden evrakların elektronik ortamda postalama işlemlerini yürütmek,

ğ) ‘Çok Gizli’, ‘Gizli’, ‘İvedi’, ‘Acele’, ‘Günlü’, ‘Hizmete Özel’, ‘Kişiye Özel’ gizlilik dereceli evraklar dahil ıslak imzalı yazışmalara ilişkin evrakı zamanında ilgili kuruma/birime ulaştırmak, kurye ile gitmesi gereken evrakı kurye aracılığı ile iletmek,