Ticaret Bakanlığı Elektronik Belge Yönetim Sitemi Uygulama Yönergesi

Kapsam

(1) Bu Yönerge, Bakanlık merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatındaki resmî yazışma ve evrak sisteminin Elektronik Belge Yönetim Sistemi altında düzenlenmesini ve gerçekleştirilmesini kapsar.

Dayanak

(1) Bu Yönerge, 10/07/2018 Tarihli ve 30474 Sayılı Resmî Gazetede yayımlanan 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 441’ inci maddesi ile 31/07/ 2009 tarihli 27305 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 2009/15169 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik, 23/01/2004 tarihli ve 25355 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 5070 sayılı “Elektronik İmza Kanunu”, Bakanlar Kurulunun 15/12/2014 tarihli ve 2014/7074 sayılı Kararı ile 02/02/2015 tarihli ve 29255 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik”, 25/03/2005 tarihli 25766 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Standart Dosya Planı” na ilişkin 24/03/2005 tarih ve 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi, 16/07/2008 tarihli ve 26938 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan, Başbakanlığın 15/07/2008 tarihli ve 2008/16 sayılı Elektronik Belge Standartları Genelgesi, TS 13298 Bilgi ve Dokümantasyon Elektronik Belge Yönetimi Standardı, 22/02/2005 tarihli ve 25735 sayılı Resmi Gazetede güncellenen Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar ve Kısaltmalar

(1) Bu Yönergede geçen;

a) Alt Dosya Planı: Birimler tarafından talep edilen standart dosya planları dahilinde dosya planları altında açılan özellikli (ya da köşeli parantezli) dosyayı,

b) Alternatif giriş yöntemi: Kullanıcının elektronik imzası ile eşleştirilmiş akıllı mobil cihazlara yüklenen bir uygulama ile şifre üreterek geçici bir süre için EBYS’ye giriş yapılmasına olanak sağlayan yöntemi,

c) Arşiv Yöneticisi: EBYS ile elektronik olmayan belgelerin entegrasyonu ve yönetiminden sorumlu birimi,

ç) Bakanlık: Ticaret Bakanlığını,

d) Barkod: Yeni oluşturulan ya da kaydı yapılan her belgeye sistemin otomatik olarak verdiği sayıyı sembolize eden şekli,

e) Barkod okuyucusu: Belgenin barkodunu okuyarak sistem ekranı üzerine getiren cihazı,

f) Başkanlık: Strateji Geliştirme Başkanlığını,

g) Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından üretilmiş; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek mülkiyet zincirini muhafaza eden, ıslak imzayla ya da elektronik imzayla imzalanmış ve kurumsal belge kayıt sistemleri içerisinde kayıt altına alınmış her türlü kayıtlı bilgi veya belgeyi,

ğ) Birim Adına Belge İmzalama Yetkisi (İmza Yetkisi): İlgili birimler tarafından hazırlanan belgelerin son imzasını atmaya Bakanlık imza yetkileri yönergesi ve ilgili birimin imza yetki düzenlemesine göre yetkili olan kullanıcının dokümanda son imzacı (onay mercii) olarak seçilebilmesi için gerekli olan yetkiyi,

h) Birim Adına Havale Yapma Yetkisi (Havale Yetkisi): Kullanıcıların gelen belgeyi havale edebilmeleri için gerekli olan yetkiyi,

ı) Birim Belge Yöneticisi (BBY): Birimleri adına yetki verilen standart dosya planları dahilinde alt dosya planı açmaya yetkili kullanıcıyı,

i) Birim evrak servisi: Merkez birimleri için genel evrak servisinden gelen evrakı havale akışına sokmak, birimin kurumsal e-posta ve faks adreslerine gelen evrakların niteliğine göre EBYS’ye kaydını yaparak havale akışına sokmakla görevli birimi, taşrada ise birimlerin evrak servislerini ya da personelini,

j) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): Bakanlığın faaliyetlerini yerine getirirken oluşturduğu her türlü belgenin içerik, format, üst veri ve ilişkisel özelliklerini koruyarak, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve bu belgelerin üretimi, arşivi, erişimi ve nihai tasfiyesine kadar olan sürecin elektronik ortamda yönetimini sağlayan sistemi,

k) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,

l) Elektronik belge yöneticisi: EBYS içerisindeki belge yönetimi fonksiyonlarını yerine getiren birimi,