Eti Gümüş A.Ş. Genel Müdürlüğü Satınalma ve İhale Yönetmeliği (mülga)

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar

Amaç

Bu Yönetmelik Eti Gümüş A.Ş. Genel Müdürlüğünde 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun değişik 3 üncü maddesinin (g) bendi hükümlerine göre yapacakları mal veya hizmet alımlarında izlenecek usul ve esasların düzenlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.

Kapsam

Bu Yönetmelik, yurt içinden ve yurt dışından yapılacak istisna kapsamındaki mal ve hizmet alımlarında uygulanacak esas ve usulleri kapsar.

Hukuki dayanak

Bu Yönetmelik 4046 sayılı Özelleştirme Uygulamalarının Düzenlenmesine ve Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun değişik 3 üncü maddesinin (g) bendi ve Eti Gümüş A.Ş. Genel Müdürlüğü Ana Sözleşmesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Bu Yönetmelikte geçen;

Genel Müdürlük : Eti Gümüş A.Ş. Genel Müdürlüğünü,

Birim : Belirli hizmetleri bünyesinde toplayıp yürüten ve/veya uygulayan üniteyi,

İdare : Eti Gümüş A.Ş. Genel Müdürlüğünü,

Ortak Girişim : İhaleye katılmak üzere birden fazla gerçek veya tüzel kişinin aralarında yaptıkları anlaşma ile oluşturdukları iş ortaklığı veya konsorsiyumları,

Pilot Firma : Ortak girişim ortaklarının her biri ve tamamı adına yükümlülük altına girmeye yetkili olduğu ve ödemeler dahil sözleşmenin yürütülmesiyle ilgili bütün hususlarda sorumlu muhatap kişi veya firmayı,

İhtisas Birimi : Mal ve/veya hizmet alımı işlerinin talebinde bulunan ve/veya teknik şartname, teklif alma şartnamesi ve sözleşme taslağını hazırlayan, kapsamdaki iş ve işlemler konusunda bilgi birikimine sahip uzmanlaşmış birimi,

Satınalma Birimi : Eti Gümüş A.Ş. Genel Müdürlüğü Ticaret Müdürlüğünü,

Muhasebe Birimi : Eti Gümüş A.Ş. Genel Müdürlüğü Muhasebe Müdürlüğünü,

Amili Mütehassıs Firma : Satın alınacak mal ve/veya hizmet alımı işinin sahip olduğu teknik özellikleri nedeniyle, diğer bir firmanın başka marka, model veya tipdeki ürünü ve/veya hizmeti ile ikame edilmesi pratik ve/veya ekonomik olmayan mal veya hizmeti satan firmayı,

İhale : Bu Yönetmelikte yazılı usul ve şartlarla mal veya hizmet alımları için istekliler arasından seçilecek birisi üzerine bırakıldığını gösteren ve yetki limitleri dahilinde makam onayını müteakip sözleşmenin imzalanması ile tamamlanan işlemleri,

Şartname : Yapılacak işlerin genel, özel, teknik ve idari esas ve usullerini gösteren belgeleri,

Teklif İsteme Mektubu : İhtiyaç konusu işlerin tanımlarının, teklif verme usul ve esaslarının belirtildiği ve bu işleri yerine getirebilecek olanlara, şartnamelerin de ekli olarak gönderildiği yazılı belgeyi,

İstekli : Mal veya hizmet alımları ihalesine teklif veren tedarikçiyi, hizmet sunucusunu,

Sipariş Mektubu : İhale sonucunda, işin üzerinde kaldığı istekliye gönderilen, ihale konusu işin yerine getirilmesi isteğini belirten ve gerekli bilgileri içeren yazılı belgeyi (Dış alımlarda firma tarafından imzalanıp, kaşelenmiş sipariş mektubu ve eki olan sipariş listesi, teknik ve ticari şartnameler sözleşme yerine geçer.),

Yüklenici : Üzerine ihale yapılan ve sözleşme imzalanan istekliyi,

Sözleşme : Mal veya hizmet alımlarında idare ile yüklenici arasında yapılan yazılı anlaşmayı (Dış alımlarda firma tarafından imzalanıp, kaşelenmiş sipariş mektubu ve eki olan sipariş listesi, teknik ve ticari şartnameler sözleşme yerine geçer.),

Satınalma : Her türlü mal ve/veya hizmet alımlarını,

Çok Kalemli Alım : Gerek nitelik ve gerekse kullanım yeri bakımından farklı özelliklere sahip olan, ayrı ayrı ihale edilmesi sakıncalı olmamakla birlikte, bir arada teminleri İdare yararına olacağı öngörülerek, tek bir ihale kapsamında temin edilme yoluna çıkılan, birden fazla farklı mal ve/veya hizmet alımlarını,

Mal Alımı : Her türlü ihtiyaç maddeleri ile taşınır ve taşınmaz mal ve haklarının bedeli karşılığında alımını,

Hizmet Alımı : Bakım ve onarım, taşıma, haberleşme, sigorta, araştırma ve geliştirme, muhasebe, piyasa araştırması ve anket, danışmanlık, mimarlık ve mühendislik, etüt ve proje, harita ve kadastro, imar uygulama, her ölçekte imar planı, tanıtım, basım ve yayım, temizlik, yemek hazırlama ve dağıtım, toplantı, organizasyon, sergileme, koruma ve güvenlik, mesleki eğitim fotoğraf, film, fikri ve güzel sanat, bilgisayar sistemlerine yönelik hizmetler ile yazılım hizmetlerini, taşınır ve taşınmaz mal ve hakların kiralanmasını ve benzeri diğer hizmetlerin alımını,

Tahmini Bedel : Fiyatı önceden bilinmeyen ve/veya birim fiyatı kesin belli olmayan öngörülen bedeli,

Uygun Bedel : Teklif edilen bedellerden İdare menfaatine uygun ve kabul edilebilir olan bedeli,

Komisyon : Başka türlü belirtilmedikçe, Satınalma ve İhale Komisyonlarını,

Değerlendirme Ekibi : Talep eden birim ile ilgili ihtisas birimlerinden oluşan değerlendirme grubunu,

Opsiyonel İş : İhale edilen herhangi mal ve/veya hizmet alımı işinin, bu işe ait sözleşme ve şartnamelerinde, söz konusu işin toplam bedeli veya miktarının % 20’sini aşmayacak şekilde yer alması ve sözleşmede öngörülen işin miktar ve kalite itibariyle yüklenici tarafından tamamlanmasından sonra veya işin devamı esnasında, İdarenin istemesi halinde aynı işin aynı sözleşme koşulları ile fazla yaptırılabileceği, ya da işin tamamlanmasından önce eksik yaptırılabilecek miktarını,

Mücbir Sebepler (Zorunlu Haller) : Yetkili merciler tarafından belgelendirilmek kaydıyla, taraflardan birinden kaynaklanan bir kusurdan ileri gelmemiş olan, taahhüdün yerine getirilmesine engel nitelikte olan, yüklenicinin bu engeli ortadan kaldırmaya gücü yetmemiş olan doğal afetler, kanuni grev, genel salgın hastalık, kısmi veya genel seferberlik ilanı, gerektirdiğinde Kamu İhale Kurumu tarafından belirlenecek benzeri diğer halleri,

Teklif Verme Tarihi : Teklifin verilebileceği son gününü ve saatini,

İhale Tarihi : Tekliflerin açılacağı günü ve saati,

Sipariş Tarihi : İdarenin yetkili organlarının ihaleyi onaylamasını müteakiben düzenlenen sözleşmenin, taraflarca imza altına alındığı veya sipariş mektuplu alımlarda İdarenin kabul tarihini,

Gün : Aksi belirtilmedikçe takvim gününü,

Satınalma ve İhale Komisyonu : Satınalma ve ihale işlemlerini karara bağlamak üzere Eti Gümüş A.Ş. Genel Müdürlüğü bünyesinde oluşturulan komisyonları,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Satınalma ve İhale İlkeleri, İstisnalar

Satınalma ve ihale ilkeleri

Bu Yönetmeliğin yürütülmesinde;

a) İdarenin her türlü mal ve/veya hizmet alımı işlerinde bu Yönetmelikte belirtilen usuller ve esaslar çerçevesinde ve idareyi ilgilendiren diğer mevzuat ve ticari teamüllere uygun hareket edilmesi,

b) Açıklık ve rekabetin sağlanması,

c) İhtiyaçların, işin tanım ve şartnamelerinde belirtilen hususları karşılayacak nitelik ve nicelikte, öngörülen termin planına göre temin edilmesi ve ihtiyaç yerlerine zamanında ulaştırılması,

d) Mal ve/veya hizmet alımı işlerinin, işin icapları dikkate alınarak, en uygun fiyat ve şartlarla, mümkün ve faydalı olduğu oranda öncelikle iç piyasadan satın alınması,

e) Yatırım veya işletme bütçelerinde ödeneği olmayan mal ve/veya hizmet alımı işlerinin yapılmaması,

f) Satınalma usul ve esaslarının uygulanmasında, satıcının emniyet ve güven hislerinin sarsılmaması ve onlara ticari teamüller dışında külfet yüklenmemesi ve bilhassa işlemlerin süratle yürütülmesi, itibarlı bir alıcı sıfatıyla piyasada her zaman güven duyulan bir müşteri durumunun muhafazası, tesellüm ve ödeme işlemlerinin gününde yapılması,

g) Teknik şartnameler ihtisas sahibi ya da talep sahibi birim tarafından hazırlanması ve teknik şartnamelerde gerekli teknik özellikleri sağlayan uygun mal ve hizmetin alınması,

esastır.

Satın alınan mal ve/veya hizmetin satınalma şartnamesindeki özelliklerine uygunluğunun kontrolü dahil, tüm tesellüm işlemlerinin, her talep sahibinin kendisi tarafından gerçekleştirilmesi, esastır.

İstisnalar aşağıda belirtilmiştir:

Genel ve katma bütçeli idareler, kamu iktisadi teşebbüsleri, Devlet veya teşebbüs ve/veya teşekkülleri, bağlı ortaklıkları ile sermayesinin yarısından fazlası tek başına veya birlikte Devlete, kamu iktisadi teşebbüslerine veya mahalli idarelere ait kuruluşlar ve Türk Silahlı Kuvvetlerini güçlendirmek amacıyla kurulmuş vakıflar ile sermayesinin yarısından fazlası bu vakıflara ait olan kuruluş ve şirketler ile üniversiteler ve araştırma kuruluşlarına yaptırılacak iş veya satın alınacak mal veya hizmet üretimi ve dağıtımı ile ilgili her türlü mal ve hizmet satın alımlarında, bu Yönetmeliğin ihaleye çıkılması zorunluluğuna ilişkin hükümleri uygulanmaz. Bu durumda yetki limitleri dahilinde yetkili makamın onayı alınmak kaydıyla, bu maddede belirtilen kuruluşlar ile karşılıklı olarak satış veya alım şartları belirlenir ve belirlenen yeni şartlara göre işlem gerçekleştirilir. Devlet Malzeme Ofisinden yapılacak alımlarda alım kararından sonra yapılabilecek fiyat ayarlamaları için herhangi bir merciin olur ve onayı gerekmez.

İdare, standardizasyon nedeniyle, ekonomik olduğu tespit edilen durumlarda, teknik zorunluluklar nedeniyle birden fazla ürünü içine alan bir kalite bandı oluşturmak amacıyla ve ayrıca, ulusal ve/veya uluslar arası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerinin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde "veya dengi" ifadesine yer vermek şartıyla marka, model veya patent belirtilebilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

İç ve Dış Satınalma Programlarının Hazırlanması ve Satınalma İşlemleri

Satınalma programlarının hazırlanması

Satınalma programının hazırlanması ile ilgili usul ve esaslar her yıl idare tarafından tespit edilerek Genelge ile yayımlanır. Programların idarede görevlendirilen birimler tarafından hazırlanarak süresi içerisinde onaylanmasını teminen Muhasebe Müdürlüğüne intikal ettirilmesi sağlanır.

Programın hazırlanmasında;

a) Cari yıldan önceki iki yılın tüketim miktarı,

b) Önceki yıldan cari yıla devreden stok miktarları,

c) Cari yıl alım miktarları ve terminleri,

d) Cari yıl tüketim miktarları ve bunların yıl içindeki dağılımları,

e) Program yılına devredecek stok miktarları,

f) Program yılındaki tüketim miktarları ve bunların yıl içindeki dağılımları,

g) Program yılı sonunda devretmesi istenen stok miktarları,

h) Asgari, azami, kritik ve siparişe bağlama stok seviyeleri,

ı) Sipariş partilerinin büyüklüğü ve terminleri,

i) Eti Gümüş A.Ş. Genel Müdürlüğünce tespit edilecek diğer hususlar,

dikkate alınır ve program yılında satın alınacak miktar belirlenir.

Satın alınacak miktar için ihtiyaç duyulan ödenek hesaplanır. Ödeneğin hesabında mal bedeli ve ilave olarak malın ambara teslim anına kadar yapılacak edinme giderleri de dikkate alınır.

Program yılındaki tüketim miktarlarının, son 24 ay itibariyle gerçekleşmiş birer, üçer, altışar ve/veya on ikişer aylık fiili tüketim ortalamalarından büyük sapmalar göstermesi halinde, bunun nedenlerinin talep eden birim tarafından gerekçeli olarak belirtilmesi zorunludur.

Satınalma programında öngörülen toplam bedelin azami % 20’si öngörülemeyen satınalmalar için ilave edilerek, satınalma program ödeneği tespit edilir. Bu oranı arttırıp, eksiltmeye Genel Müdürlük yetkilidir. Onaylanan satınalma programı, yıllık iş programının bir bölümü olarak uygulamaya konulur.

Satınalma işlemleri

Satınalma ile ilgili esaslar aşağıda belirtilmiştir:

a) Satın alınacak mal ve/veya hizmetin ödeneğinin olup olmadığı tespit edilerek, ödenek mevcutsa ilgili birimin talebi üzerine muhasebe birimlerince ödenek blokesi yapılır. Ödenek ihtiyaçları ilgili birimlerce muhasebe birimlerine bildirilerek gerekli ödenek öngörülür ve talep sahibi birimler ile işbirliği yapılarak takip edilir.

b) Satın alınacak mal veya hizmetin talep onayı alınarak, satınalma birimine intikal ettirildikten sonra satınalma işlemlerine başlanır.

c) İdarede, tüm kırtasiye ve büro sarf malzemesi ile ilgili talepler, doğrudan ilgili satınalma birimlerine gönderilir. Satınalma birimleri taleplerin tasnif işlemleri ile tahsisat durumunu ve önceki alımları da dikkate alarak gerekirse revize işlemlerini yaparlar, müteakiben yetki limitlerine göre satınalma birimince onay alınarak satınalma işlemlerine başlanır.

d) İdarede bilgisayar, donanım, sarf malzemeleri ve yazılımlarıyla ilgili talepler Bilgi İşlem Baş Mühendisliğince yapılır. Bilgi İşlem Başmühendisliğince, İdare bünyesindeki servislerin konu ile ilgili talepleri; tahsisat durumu, satınalma veya leasing yoluyla edinme veya kiralama, idarenin avantajları, idare bünyesinde standardizasyonun tesisi ve korunması, idareye en uygun bilgi ağının kurulması, ihtiyacın en ekonomik ve ucuz karşılanması için gerekli ve yeterli ürün cinsi, miktarı, kalite düzeyi, son teknolojik gelişmeler ve teknolojik trend, bakım ve onarım hizmetlerinde koordinasyon v.b. açılardan değerlendirilmesini mütakip satınalma işlemi gerçekleştirilir.

Dış alımlar

İdarenin satınalma veya yatırım programlarına göre dış piyasadan karşılanması gereken mal ve hizmet ile her türlü patent ve kullanma hakları onay alınarak, Satınalma Birimince yürütülür.

Yurt dışından tedarik edilecek ihtiyaçlar talep sahibi birim tarafından, ihtiyacın termini de belirtilerek, satınalma veya yatırım programlarına uygun olarak satınalma birimine bildirilir.

Dış alımlarla ilgili ihtisas gerektiren konularda satınalma birimi; teknik, idari ve yabancı dil çevirisi gibi yardımcı hizmetler için dışarıdan hizmet alma yoluna gidebilir.

Bu kapsamda yapılacak satınalmalarda toplanacak teklifler, Satınalma ve İhale Komisyonunca değerlendirilir. Satınalma işlemleri yetki limitleri dahilinde gerekli onay alınarak satınalma birimince sonuçlandırılır.

İç alımlar

İdarenin tüm birimlerinin mal ve hizmet alım ihtiyaçları prosedür gereğince talep yapılmasını müteakip satınalma birimince temin edilir.

Mal ve hizmet alımı için satınalma birimince temin edilen teklifler Satınalma ve İhale Komisyonunca değerlendirilir. Satınalma işlemleri satın alınan malın ihtiyaç sahibi birimin belirteceği yere teslim edilecek biçimde sonuçlandırılır. Bu alımların tesellüm ve giriş işlemleri, ilgili talep sahibi birim tarafından yapılır.

Şartnameler

İç ve dış piyasalardan temin edilecek her türlü; mal ve/veya hizmet alımlarında işin özelliğine göre;

a) Teknik şartnameler,

b) Ticari şartname ve/veya teklif alma şartnamesi,

olmak üzere asgari iki tip şartname kullanılır.

Şartnamelerin düzenlendikleri konuda hiçbir boşluk bırakmayacak, yanlış anlaşılmaya sebep vermeyecek ve yoruma ihtiyaç duyulmayacak biçimde hazırlanması esastır.

Şartnameler satınalma birimlerinin koordinasyonunda, geçmiş uygulamalardan elde edilen deneyimler ve yeni gelişmeler doğrultusunda, ihtisas birimlerinin de görüşleri alınarak, ilgili ihtiyaç sahibi ve talep eden birimlerin işbirliği ile sürekli olarak güncelleştirilir.

İhaleye çıkış onayı alındıktan sonra şartnameler, ihalenin herhangi bir aşamasında ilgili birim, teknik heyet veya Satınalma ve İhale Komisyonu tarafından değiştirilemez.

Değerlendirme aşamasında şartname değişikliği ile ilgili konular firmalarla müzakere edilemez.

Satınalma birimleri, satın alınacak mal ve/veya hizmetlerle ilgili teklif isteme dosyalarına, teknik ve ticari şartnameleri ekleyerek, usullerine göre ihale dosyasını hazırlar ve ihaleye çıkarlar.

Teknik şartnameler

Teknik şartnameler, satın alınmasına ihtiyaç duyulan mal ve/veya hizmet; ihtiyaç sahibi veya ilgili birim ile ihaleyi yürüten birim ve teklif verecek taraflar arasında hiçbir yanlış anlaşılmaya sebebiyet vermeyecek biçimde, tam ve açık olarak tanımlayan, teknik özelliklerini içeren ve ihale dosyası içinde yer alan belgelerdir.

Teknik şartnamelerde yer alacak nitelikler; ihtiyaç sahibi ve/veya talep eden birimler ile konu uzmanı birimlerin işbirliğinde belirlenerek, gerçek ihtiyaca cevap verecek şekilde hazırlanır ve yetki limitlerine göre ilgili makamın oluru ile uygulamaya girer.

İç ve dış piyasalardan temin edilecek malzemeler için hazırlanan teknik şartnamelerde, aşağıda belirtilen bilgilerden uygun olanlar ile ihtiyaç duyulan diğer bilgiler yer alır:

a) İhtiyacın türü, evsafı, miktarı ve kullanım yerini belirten tanımı,

b) İhtiyacın kaliteye ilişkin verileri, Türk Standardı (TSE) veya ISO 9000 serisi ve benzeri kalite belgesi numarası, uluslararası ölçü ve/veya işaretleri,

c) Fiziksel, kimyasal ve benzeri teknik özellikleri, bunların tespitinde kullanılacak numunelerin alınması ve uygulanacak analiz yöntemleri,

d) İş makinası, nakliye araçları ve benzeri ihtiyaçlarının işletme ve bakım-onarım giderlerinin en az olmasını sağlayacak hükümler,

e) Cezalı kabul ve ret sınırları,

f) Teknik resim, kroki, plan ve/veya imalat resimleri ve özel imalat bilgileri,

g) Amili mütehassıs firmalardan alınacak ihtiyaçlarda, katalog, seri, parça ve benzeri tanımlayıcı kod numaraları,

h) Nakliyede dikkat edilecek hususlar,

ı) Tehlikeli malzeme ise sınıfı,

i) Ambalaj şekli,

j) Diğer özel hükümler.

Teknik şartnamelerde yer alacak özelliklerin (spesifikasyonların) ihtiyacı tam ve doğru olarak tanımlayacak biçim ve miktarda belirlenmesi ve tanımlarının yapılması esastır.

Sahip oldukları ulusal veya uluslar arası standartların belirtilmesi veya doğrudan standardı olmamakla beraber cins, evsaf, model, tip gibi bazı karakteristik verilerinin yer aldığı ihtiyaç tanımının yapılması, ihtiyacın tam olarak belirtilmesinde yeterli olan satınalmalar için, normlaşmış özel teknik şartname hazırlanması zorunlu değildir.

İdari şartname ve/veya teklif alma şartnamesi

İdari şartname temin edilecek mal ve/veya hizmetler gibi ihtiyaçların, teknik şartnamelerinde belirtilen özellikler dahilinde temin edilebilmeleri için, düzenlenecek sözleşmelerde yer alacak ve tarafların üstlenecekleri idari, ticari, mali ve hukuki yükümlülükler ile bunlara ilişkin usul ve esasları düzenleyen belgelerdir.

Mevcut ticari, mali ve hukuki mevzuat doğrultusunda ve yapıla gelen uygulamalar çerçevesinde elde edilen deneyimler de göz önünde tutularak ilgili ihtisas birimlerince teknik şartlarda gözönünde bulundurularak mal ve/veya hizmet alımı işinin özelliğine göre hazırlanacak olan ticari ve/veya teklif alma şartnamesinde, aşağıda belirtilen hususlardan uygun olanlar ile ihtiyaç duyulan diğer bilgiler yer alır:

a) Satın alınacak malın cinsi ve miktarı, hizmetin niteliği,

b) Uygulanacak ticari şartları,

c) İşin veya hizmetin süresi veya malın teslim terminleri ile bu süre ve terminlere uyulmaması halinde, uygulanacak gecikme cezaları,

d) Fiyat esasları (FOB, FOT, CFR, depo teslimi, sabit, eskalasyonlu ve benzeri),

e) Ödeme şartları,

f) Teslim yeri,

g) Aranan garantiler ve teminatlar (geçici, kat’i, avans) ve bunların hangi şartlarla iade edileceği,

h) Muayene ve tesellüm şartları,

ı) Tekliflerin hangi usulde ve hangi tarihe kadar verileceği,

i) Tekliflerin açılmasında teklif sahiplerinin hazır bulunup bulunmayacaklarının belirtilmesi,

j) Derhal teslimin, sipariş teyidini müteakip kaç gün içinde yapılması gerektiği,

k) Teslimat kısmen veya tamamen isteğe uygun olmadığı takdirde satıcının yerine getirmesi gereken vecibeleri,

l) İhtilafların halledileceği mahkemenin yeri ve ne surette halledileceği,

m) Hangi vergi, resim, harç ile ilan, reklam masraflarının satıcıya ait olacağı,

n) Sevk ve sigorta işleri,

o) Malın, hizmetin özelliğine göre belirtilecek sair hususlar,

ö) Tekliflerin geçerlilik süresi, numune isteniyorsa bu husus ve İdarenin ihaleyi yapıp yapmamakta serbest olduğu.

Hizmet alımları

Mal ve hizmet alımları ile ilgili tüm işlemler; 2 nci maddede belirtilen kapsam dahilinde, yetki limitlerine uygun olarak Satınalma ve İhale Komisyonunca ve/veya satınalma birimince yürütülür ve neticelendirilir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Satınalma ve İhale Komisyonlarının Kuruluşu ve Görevleri

Komisyonların kuruluşu

Satınalma ve ihale komisyonlarının kuruluşu ve çalışmaları ile ilgili esaslar aşağıda belirtilmiş olup, Komisyonlar tek sayıda üyeden teşkil ettirilir. Komisyonlara ihtiyaç kadar konu uzmanı dahil edilebilir.

İdare Satınalma ve İhale Komisyonları aşağıdaki şekilde kurulur:

a) Genel Müdür ve/veya Yönetim Kurullarının onayına sunulacak mal ve/veya hizmet alımları için;

Başkan : İlgili Genel Müdür Yardımcısı,

Üye : Hukuk Müşaviri, olmaması halinde varsa Avukat,

Üye : Muhasebe Müdürü,

Üye : Ticaret Müdürü,

Üye : Konu ile ilgili talep sahibi birimin müdürü, yoksa amiri,

Üye : Talep sahibi birimle ilgili başmühendis, müdür yardımcısı veya şef,

Üye : Komisyon başkanı tarafından belirlenecek konunun uzmanı bir eleman.

b) İdarede Genel Müdür Yardımcısının yetkisi içinde kalan tüm işlerde satın alma ve ihale komisyonu, imza yetkisini haiz Ticaret Müdürü başkanlığında talep sahibi Birim Müdürü ve Talep sahibi Birimin Baş Mühendisi, Talep sahibi Birimin Müdür yardımcısı veya Şef iştiraki ile en az üç kişiden kurulur.

Gerekli hallerde her iki komisyona da, ihtiyaç kadar konu uzmanı; komisyon üye sayısı tek sayıda kalmak koşuluyla, yetki limitleri dahilinde ilgili makamın onayı ile dahil edilebilir.

c) Komisyonlar, eksiksiz olarak toplanır ve oy çokluğu ile karar alır. Kararlarda çekimser kalınmaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale Komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.

d) Toplantıya katılamayan asil üyelerin toplantıya katılamama sebepleri ile toplantının yapılamaması hallerinde bunun gerekçesi, Komisyon karar metninde belirtilir.

e) Başkan ve üyelerin toplantılarda bizzat bulunmaları esastır. Başkan ve asil üyelerin hastalık, izin, geçici görev ve benzeri gibi zorunlu nedenlerle toplantı mahallinde bulunamamaları halinde, yerlerine vekilleri aynı yetki ve sorumlulukla toplantıya katılırlar.

f) Satınalma ve ihale komisyonlarının sekreterya işleri, satınalma birimlerince yürütülür.

Komisyonların görevleri

Komisyonların görevleri aşağıda belirtilmiştir:

a) Bu Yönetmeliğin 14 üncü maddesine göre kurulan komisyonlar, havale edilen mal ve/veya hizmet alımına ait dokümanı bu Yönetmelik esasları dahilinde inceleyerek, mevcut koşullara göre değerlendirmek suretiyle; ihaleye çıkılıp çıkılmaması hususunda alacakları tavsiye kararlarını, onay merciine bir tutanakla iletirler. Onay merciinin oluru doğrultusunda işlem yapılır.

b) Komisyonda görüşülecek konular bir yazı ile başkan ve üyelere toplantıdan en geç 24 saat önce gönderilir. Başkan ve üyeler bu yazı üzerinde yaptıkları inceleme sonucunda tespit ettikleri hususları yazılı veya sözlü olarak Komisyona getirebilirler.

c) Alınan teklifler komisyonlarca açıldıktan sonra, doğrudan değerlendirilir veya Satınalma ve İhale Komisyonları teklifleri ilgili ihtisas birimlerine değerlendirmesi için gönderilir. İhtisas birimleri ve gerektiğinde diğer birimlerden de yardım almak suretiyle oluşturulan değerlendirme ekibi tarafından hazırlanan ve imzalanan değerlendirme rapor sonuçları, Komisyonda görüşülüp, karara bağlandıktan sonra bir tutanakla onay merciinin tasvibine sunulur.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Tekliflerin Alınması, Teklif İsteme Usulleri ve Tekliflerin İncelenmesi

İhale dosyası

İhale suretiyle yapılacak işler için bir işlem dosyası düzenlenir. Bu dosyada aşağıda belirtilen belge ve bilgiler yer alır:

a) Satın alınacak malın veya hizmetin adı, niteliği, miktarı, kullanılacağı yer ve benzeri bilgileri kapsayan tanımı,

b) Ödeneğin nereden karşılanacağı ve miktarı,

c) Teklif almada ve ihalenin yapılmasında uyulması gereken hususlar ve ihalenin şekli,

d) Tahmini bedel,

e) Gerekiyorsa teknik şartnamesi,

f) Ticari şartnamesi,

g) Varsa özel şartname,

h) Varsa sözleşme taslağı,

ı) Amili mütehassıs firmadan satın alınması veya yaptırılması söz konusu olan durumlarda, talep sahibi birimce hazırlanmış gerekçeli yazı,

i) Mal teslimine ilişkin termin planı,

j) Yetkili makamın onay yazısı,

k) Gerekiyorsa duyuruya ilişkin belgeler.

Mal ve/veya hizmet alımına ilişkin ihalelerin duyurulması

Duyuru yapılmasındaki ana amaç; satıcının emniyet ve güvenini, İdarenin menfaatleri ve ticari itibarı doğrultusunda koruyarak, işle ilgilenecek istekli adedini arttırmak ve rekabet ortamını sağlamak, böylece işi en ekonomik ve şartnamesine uygun bir biçimde gerçekleştirecek yüklenicinin seçilmesini sağlamaktır. İhalelerin yeterince önceden ve amaca uygun medya araçlarıyla duyurulması esastır.

Duyurunun şekli ve hangi duyuru vasıtasıyla kaç kere yapılacağı kararda belirtilir.

Mal ve/veya hizmet alımı işlerinin verilmesine ilişkin duyuruların; nasıl ve hangi duyuru vasıtalarıyla kaç kere, hangi tarihlerde yapılacağı, ihale hazırlık çalışmaları esnasında, bu madde ile bu Yönetmeliğin 18 inci maddesi gereğince belirlenir. Duyuru için takip edilecek esaslar kararda belirtilir.

Duyuru metinlerinde;

a) İhale konusu işin niteliği, yeri ve miktarı,

b) Geçici teminatları,

c) Şartname ve eklerinin nereden ve hangi şartlarla alınacağı,

d) İhalenin nerede, hangi tarih ve saatte, hangi usul ile yapılacağı,

e) Tekliflerin hangi tarih ve saate kadar, nereye verileceği,

f) Yeterlilik belgesi istenecekse, yeterlilik belgesinin nasıl ve ne zaman verileceği,

g) İlan konusu ihalenin 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (g) bendi gereğince, ceza ve ihalelerden yasaklama hükümleri hariç, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa tabi olmadığı, İdarenin ihaleyi yapıp yapmamakta, ihale konusu işi kısmen veya tamamen verip vermemekte serbest olduğu,

gibi hususlara yer verilir.

İlanların, ihale gününden asgari 15 gün önce yayımlanması esastır. Ancak, tahmini bedeli İdare Genel Müdürünün harcama yetkisinin %50’sine kadar olan mal ve/veya hizmet alımlarında veya acil durumlarda, gerekçeleri belirtilerek yetki limitlerine göre ilgili makamın oluru alınarak bu süre 7 güne kadar indirilebilir.

İç ve dış piyasadan tekliflerin alınması

İç ve dış piyasadan yapılacak mal ve/veya hizmet alımı işleri tutarının Genel Müdürün harcama yetkisinin % 20’sini aşması halinde Resmi Gazete ve internet yoluyla duyuru yapılması esastır. İç alımlarda, gerekli hallerde mahalli gazetede veya belediyeler vasıtasıyla veya mahalli usullere göre ilan yapılabilir.

Ancak, satın alınacak mal ve/veya hizmet alımlarının belirli bir ülke, firma veya tröst tekelinde bulunması halinde veya yedek parçalar gibi işin özelliği itibariyle veya amili mütehassıs bir firmadan tedariki gerekiyorsa, ilan yapılmaksızın yalnız bundan teklif alınır ve bu husustaki mucip sebepler alım kararında belirtilir.

İhaleye çıkılmaksızın ve/veya teklif istenmeksizin yapılabilecek alımlar aşağıda belirtilmiştir:

a) Genel ve katma bütçeli idareler, kamu iktisadi teşebbüsleri, devlet veya teşebbüs ve/veya teşekkülleri, bağlı ortaklıkları ile sermayesinin yarısından fazlası tek başına veya birlikte Devlete, kamu iktisadi teşebbüslerine veya mahalli idarelere ait kuruluşlar ve Türk Silahlı Kuvvetlerini güçlendirmek amacıyla kurulmuş vakıflar ile sermayesinin yarısından fazlası bu vakıflara ait olan kuruluş ve şirketler ile üniversiteler ve araştırma kuruluşlarına yaptırılacak iş veya satın alınacak mal veya hizmet üretimi ve dağıtımı ile ilgili her türlü mal ve hizmet satınalımlarında, bu Yönetmeliğin ihaleye çıkılması zorunluluğuna ilişkin hükümleri uygulanmadan yetki limitleri dahilinde doğrudan alım yapılabilir.

b) Üretim faaliyetleri yönünden hayati mahiyette, iş ve can güvenliği ile olağanüstü hallerde, acilen dış piyasadan tedariki zaruri olan ihtiyaç maddeleri için, yetki limitleri dikkate alınmaksızın, Eti Gümüş A.Ş. Genel Müdürünün Oluru ile teklif istemeden doğrudan sipariş verilebilir. Bilahare Yönetim Kurulunun bilgisine sunulur.

c) Üretim faaliyetleri yönünden hayati mahiyette, iş ve can güvenliği ile olağanüstü hallerde iç piyasadan tedarikine acil olarak ihtiyaç duyulan mal ve/veya hizmetler için yetki limitleri dikkate alınmaksızın Satınalma ve İhale Komisyonu kararı ve Genel Müdürün Oluru ile teklif istemeden doğrudan sipariş verilebilir.

İhale usulleri

Mal ve/veya hizmet alımlarında teklif isteme, aşağıdaki usullerden biri ile yapılır.

Teklif almada "açık ihale usulü" esastır. Ancak işin gereğine göre İdare menfaatlerinin korunması amacıyla; işi isteyen birimin ve/veya ilgili ihtisas biriminin önerisi, Komisyonun yazılı teklifi ve yetki limitlerine göre ilgili makam olurunun alınması kaydıyla, bunun yerine, aşağıda yer alan usullerden hangisinin uygulanacağı önceden belirlenir. Bu durumda, bunun gerekçeleri, Komisyon kararında açık olarak belirtilir.

İstekliler, tekliflerini idare muhaberat servisine elden teslim etmemeleri halinde ilanda belirtilen ihale saatine kadar komisyon başkanlığına ulaşmış olmak şartıyla, şartnamelere uygun olarak düzenleyecekleri tekliflerini iadeli taahhütlü bir mektupla da gönderebilirler. Teklif sahibi Komisyon huzurunda hazır bulunmadığı takdirde posta ile gönderilen teklif son ve kesin teklif olarak kabul edilir.

İhaleye katılanlar, ihaleden çekilinceye ve/veya ihale sonuçlanıncaya kadar ihale yerini terk edemezler.

İhaleye katılacakların istenen ihale belgelerini ve geçici teminatı vermiş olup olmadıkları incelenerek, şartnameye ve mevzuata göre kimlerin ihaleye katılabileceği ve kimlerin katılamayacağı tespit edilir. İhaleye katılamayacakların belgeleri ve teminatı geri verilir ve bu işlemler, istekliler önünde, bir tutanağa bağlanır. Tutanaktan sonra, ihaleye katılamayacak olanlar ihale yerinden çıkarılır.

Yapılacak teklifler ihaleye ait arttırma veya eksiltme kağıdına yazılır ve teklif sahipleri tarafından imzalanır. İlk teklifler bu suretle tespit edildikten sonra komisyon başkanı, posta ile yapılmış teklifler varsa okutarak bu tekliflerin de ihaleye ait artırma veya eksiltme kağıdına yazılmasını sağlar.

Bundan sonra istekliler, açık artırmada en yüksek, açık eksiltmede en düşük fiyat üzerinden sıra ile tekliflerde bulunmaya devam ederler. İhaleden çekilen isteklilerin bu durumları listeye yazılarak kendilerine imza ettirilir ve ihale yerinden çıkartılır. İsteklinin imzadan çekinmesi halinde durum ayrıca belirtilir.

İhaleden çekilenler yeniden teklifte bulunamazlar.

Sözlü veya yazılı olarak son teklifler alındıktan ve son teklif uygun görüldükten sonra yetki düzeyine göre ilgili makam veya merciin onayı şartına bağlı olmak üzere ihalenin son uygun teklif sahibine yapılacağı bildirilir ve bu husus Komisyon kararına yazılarak imzalanır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunundaki doğrudan temin limitini aşmamak şartıyla, süreklilik göstermeyen, önceden düşünülmesi mümkün olmayan, ani ve beklenmedik olayların ortaya çıkması üzerine, acele olarak yaptırılması gereken ve bu Yönetmelikteki diğer usuller ile ihalesi için yeterli süre bulunmayan; her çeşit araç ve gerecin yetkili servislerine yaptırılacak onarımları ve bunların yedek parça alımları, doğrudan temin yoluyla, ilgili merciin oluru alınmak suretiyle yapılabilir.

Doğrudan temin ile yapılan alımlarda, teklif alınması belli bir şekle bağlı değildir. Alımlar, komisyon tarafından işin nitelik ve gereğine göre, bir veya daha fazla istekliden yazılı veya sözlü teklif almak ve bedel üzerinde anlaşmak suretiyle yapılır. Doğrudan alımın ne suretle yapıldığı ve üzerine ihale yapılanların neden dolayı tercih edildiği, Komisyon kararında belirtilir.

a) Açık İhale Usulü: Bütün isteklilerin teklif verebildiği usuldür. Teklifler, yazılı ve gizlilik kurallarına uygun olarak verilir. Süresi içerisinde gelen teklifler, teklif sayısı gözetilmeksizin değerlendirilir. İsteklilerce fiyat teklifi , geçici teminata ait alındı belgesi veya banka teminat mektubu ve istenilen diğer ihale belgelerinin birlikte bir zarfa konulup, kapatılarak verilmesi zorunludur.

Teklif zarfının üzerine, isteklinin adı,soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu yazılır. Zarfların yapıştırılan yeri, istekli tarafından imzalanır ve kaşelenir.

Teklif mektuplarının istekli veya yetkili kişi tarafından imzalanması ve bu mektuplarda şartname ve eklerinin tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen fiyatın rakam ve yazıyla belirtilmesi gereklidir.

Teklif edilen fiyatın rakam ve yazıyla belirtilen ifadesi arasında fark var ise, yazıyla belirtilen fiyat kabul edilir. Fiyatları üzerinde kazıntı, silinti veya düzeltme yapılmış olan teklifler değerlendirmeye alınmaz.

Şartnameleri uygun bulunan isteklilerden teklif fiyatları eşit olanlar varsa, Komisyon açık eksiltme yoluna başvurarak ihaleyi neticelendirir.

b) Belli İstekliler Arasında İhale Usulü: Açık ihale usulüne uygun olarak yapılacak ön yeterlik ihalesi neticesinde, yeterlik kriterleri doğrultusunda yeterli bulunan ve davet edilen isteklilerin teklif verebildiği usuldür.

Davet edilen isteklilerin, şartnameler doğrultusunda fiyatlarını içeren teklif mektubunu, geçici teminatını ve diğer istenebilecek belgeler ile yeterlik belgesi yerine geçen davet mektubunu da içeren ihale dokümanları, şartnamelerde belirtilen değerlendirme kriterlerine göre değerlendirilerek ihale sonuçlandırılır.

İşin özelliğinin uzmanlık ve/veya ileri teknoloji gerektirmesi nedeniyle açık ihale usulünün uygulanamadığı mal veya hizmet alımları ihalesi bu usule uygun yaptırılabilir.

İhaleye davet edilebilecek aday sayısının beşten az olması veya teklif veren istekli sayısının üçten az olması halinde ihale iptal edilir.

Teklif veren istekli sayısının üçten az olması nedeniyle ihalenin iptal edilmesi durumunda, ihale dokümanı gözden geçirilerek varsa hatalar ve eksiklikler giderilmek suretiyle, ön yeterliği tespit edilen bütün istekliler tekrar davet edilerek ihale sonuçlandırılabilir.

c) Pazarlık Usulü: Açık ihale usulü veya belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılan ihale sonucunda teklif çıkmaması halinde pazarlık usulü ile ihale yapılabilir.

Pazarlık usulüne göre ihaleler isteklilerin ihale komisyonları önünde tekliflerini sözlü olarak belirtmeleri suretiyle yapılır. Pazarlık usulü ihaleye, teminatı ve gerekli belgelerini, tespit edilen gün ve saatte Komisyona ibraz etmek kaydıyla konu alanında iştigal eden kişiler ve kuruluşlar katılabilir.

Ayrıca, ihale dokümanları, firmalara duyuru yapılmak suretiyle bedel karşılığında iletebilir. Ancak, bu husus ihaleye çıkma ön izni olurunda açıkça belirtilmelidir.

Acil durumlarda, teklif alınacak kişi ve/veya firmalar huzura çağırılarak da teklif alınabilir. Bu yola başvurulması halinde, bunun sebep ve gerekçeleri Komisyon kararında ayrı ayrı ve açık bir biçimde belirtilir.

Teklif isteme mektupları

Teklif isteme mektupları firmalara elden verilerek, teklifler elden de toplanabilir. Bu durumda teklif isteme mektupları firma temsilcilerine imza karşılığı verilir. İç ve dış piyasalardan yapılacak alımlar için teklif isteme mektupları, günün haberleşme teknolojisine göre; telgraf, teleks, telefaks ve benzeri iletişim araçları ile ilgili firmalara geçilerek teklif istenebilir.

Tekliflerin açılması ve incelenmesi

Tekliflerin açılması ve incelenmesinde aşağıdaki esaslara uyulur:

a) Gelen teklifler muhaberat kayıt sırası dikkate alınarak yetki limitlerine göre ilgili komisyon huzurunda açılır ve teklifler paraf edilerek, tutanağa bağlanır. Tutanak ayrıca bu komisyon tarafından imzalanır. Teklif mektuplarının isteklilerin huzurunda açılması esastır.

b) Mal ve/veya hizmet alımında teklif verme süresinin bitiminden sonra, talep edilmedikçe, konusu ne olursa olsun yeni ek bilgi ve teklifin kabul edilmemesi esastır.

c) Ancak, geç gelen tekliflerin değerlendirmeye alınıp alınmamasına; esasa ilişkin olmayan ve teklif veren firmalar tarafından, İdare menfaatlerini zedeleyecek zaman kayıplarına sebebiyet vermeyecek bir süre içinde tamamlanabilecek, pul, imza, imza sirküleri, ticaret odası belgesi, ikametgah belgesi, imzalı şartnameler ve benzeri gibi belge noksanlıklarının veya açıklanması gereken hususlarla ilgili bilgilerin, idare menfaati de gözönüne alınarak, değerlendirme aşamasında makul bir ek süre verilerek tamamlattırılması yoluna gidilip gidilmemesine, ilgili komisyonca gerekçesi belirtilerek karar verilir:

d) Firmaların yeterlilik tespitlerinde bu maddenin (c) bendinde belirtilen husus dikkate alınmaksızın ihaleye katılımın arttırılmasını teminen yeterlilik tespitine zamanında iştirak eden, fakat yeterliliğe esas teşkil etmeyecek belge veya belgeleri eksik olan firmalar da komisyon kararında gerekçeleri belirtilmek suretiyle, verilecek süre içerisinde eksik belgeleri tamamlattırılarak değerlendirmeye alınabilirler.

e) Geçici teminatlar, satınalma veya ilgili birimlerce dizi pusulasına bağlanarak muhasebe birimine gönderilir.

f) Teklifler, ilk açıldıkları hali ile geçerlidir. Zarfların Komisyon huzurunda açılmasından sonra ihaleye katılanların kendiliğinden yapacakları indirim veya artırma teklifleri kabul edilemez. Ancak fiyatın yüksek olduğu kanaatine varılması halinde (varsa önceki 5 yılın fiyat ortalamasına bakılır) veya birkaç istekli tarafından aynı veya çok yakın fiyatın teklif edilmesi halinde şartnamelere uygun teklif vermiş tüm isteklilerden, ya ikinci bir kapalı zarfla indirimli teklif istenir ya da Komisyonca görüşmelere ara verilmeksizin aynı anda en düşük teklif fiyatı üzerinden açık eksiltme yapılarak ihale sonuçlandırılır.

Tekliflerin değerlendirilmesi

Tekliflerin değerlendirilmesinde aşağıdaki esaslara uyulur:

a) İlgili komisyon değerlendirme çalışmalarını doğrudan yapabileceği gibi, ihtisas birimleri ya da birimler arası konu uzmanlarından teşkil edilecek değerlendirme ekibi vasıtasıyla yaptırabilirler. Değerlendirme çalışmalarının Komisyon dışında yaptırılması durumunda; açılan ve paraf edilen teklifler, teknik ve ticari açıdan değerlendirilmek üzere bir dizi pusulasına bağlanarak, üzerinde "Hizmete Özel" yazılı bir zarf içinde, ilgili ihtisas birimine veya değerlendirme ekibine gönderilir.

b) Tekliflerin değerlendirilmesinde gizliliğe uyulması esastır.

c) Genel Müdür Yardımcısının yetki limitleri dahilinde kalan işlerde değerlendirme raporu sonucu üzerinde, satınalma birimi ile ilgili ihtisas birimi arasında mutabakat sağlanmadığı takdirde konu çözümlenmek üzere yetki limitlerine bakılmaksızın Satınalma ve İhale Komisyonuna intikal ettirilir.

d) Satınalma ve İhale Komisyonlarınca değerlendirme ekibine veya ihtisas birimine gönderilen teklifler, şartnamelerde öngörülen kıstaslar ve tekliflerde belirtilen hususlar çerçevesinde değerlendirilir.

Değerlendirme aşamasında gereken hallerde, ilgili birim amirinin bilgisi dahilinde, teklif veren firmalar ile tekliflerinde yer alan tüm hususlara açıklık kazandırılması ve tekliflerin aynı baza getirilebilmesi için ihtiyaç duyulan ilave bilgilerin teminine yönelik yazışmalara ve bu kapsamda yetersiz bulunan, ayrıca talep edilen ek bilgiler ve bunların gerekçelerine değerlendirme raporunda açık ve ayrıntılı biçimde yer verilir.

e) Hazırlanmış olan mukayeseli değerlendirme raporu, komisyonlarca incelenerek en uygun teklifi veren firmaya sipariş verilmek üzere, yetki limitlerine göre karar merciinin onayına sunulur.

Komisyon ve/veya değerlendirme ekibi, firmaların değerlendirmesinde en uygun teklifi veren firmanın daha önceki taahhütlerini istenilen şart ve zamanda yerine getirilmemiş olması halini tespit etmişse (teklif anında tüm ticari ve teknik şartları kabul etmesine karşın sonradan değişiklik talep etmesi, fiyat artırması, zamanlamaya uymaması ayıplı mal teslim etmesi ve benzeri gibi), bir sonraki uygun teklifi veren firmanın tercih edilmesini önerebilir.

f) Değerlendirme raporlarının sonucundan raporu hazırlayanlar ve konu ile ilgili birim amirleriyle Satınalma ve İhale Komisyonları aynı sorumluluğu haizdir.

Onay mercileri; komisyon kararlarına uyup, uymamakta serbesttir. Satınalma ve İhale Komisyonu kararları ilgili merci tarafından onaylanmayarak iade edildiği takdirde, iade sebepleri de göz önünde tutularak konu Komisyonca yeniden incelenir.

g) Çok kalemli alımlara ilişkin tekliflerin ilgili ihtisas birimleri veya ihtisas komisyonlarınca değerlendirilmesi sırasında; her bir firmanın teklifindeki ucuz kalemlerin tutarları toplamı ile genel toplamda en ucuz teklifi veren firmanın söz konusu kalemlere ait fiyat toplamları arasındaki fark, Genel Müdürün harcama yetkisinin, yurt içi ve yurt dışı alımlarda % 0,5 (binde beş) (bu miktar dahil) geçtiği tespit edilen durumlarda, siparişlerin en uygun fiyatı teklif eden firmalardan bölünerek tedarik edilmesi esastır. Belirtilen oranların geçilmemesi veya malzemelerin özelliği itibariyle bölünmesinde sakınca görülen hallerde öncelikle İdarenin itibarı ve dosyanın bölünmesinden doğacak ek masraflarda göz önünde bulundurularak, firmaların tekliflerindeki ucuz kalemler arasında fiyat farkı dikkate alınmaksızın ve sipariş farkı firmalara bölünmeden, genel toplamda en ucuz teklifi veren bir tek firmadan alım kararı verilebilir veya siparişlerin uygun birim fiyatı teklif eden firmalardan bölünerek tedarik edilmesine karar verebilir.

ALTINCI BÖLÜM

Sipariş Kararları, Muayene ve Tesellüm

Sipariş kararları

Mal ve/veya hizmet alımında yetki limitlerine göre ilgili makam tarafından Komisyon kararının onaylanmasını müteakiben, firmaların verdikleri teklifleriyle bağlı oldukları süre de dikkate alınmak kaydı ile en seri şekilde, seçilen firmaya sipariş mektubu gönderilerek, siparişin yapılması ve gerekiyorsa sözleşmenin imzalanması sağlanır.

İhale üzerinde kalan firma ile teklifi uygun bulunan ikinci teklif sahibi firmaya ait teminat mektupları muhafaza edilerek, diğer firmalara ait geçici teminatlar iade edilir. İhale üzerinde kalan firma ile sözleşme imzalanması halinde, ikinci teklif sahibine ait teminat, sözleşme imzalandıktan hemen sonra iade edilir.

Mal ve/veya hizmet alımında sipariş mektupları ve sözleşmeler; satınalınacak mal ve hizmetin özelliğine göre bunların teknik ve idari şartnamelerinde yer alan hususlar ile alım kararında yetkili makamın yazılı talimatlarını da kapsayacak biçimde düzenlenir.

Sipariş mektupları veya sözleşmede belirtilen fiyat, teslim süresi ve şartları, malın veya işin cins ve nitelikleri, ödeme şartları gibi hususlar alım kararında kabul edilmiş olan esaslara uygun olmalı ve bu esaslar çerçevesinde sipariş gerçekleştirilmelidir.

Mücbir sebepler neticesi süre uzatımı ve/veya fiyat değişikliği

Sipariş kararı verildikten sonra, ihale konusu işin yapılması gereken sürede, mücbir sebeplerden dolayı, gerçekleştirilememesi ve geçen süre zarfında, teknoloji veya dünya piyasa şartlarının değişmesi gibi nedenlerle fiyatların arttırılması veya eksiltilmesi ile işin sürelerinin uzatılması durumu gündeme geldiği takdirde;

a) İşin verilmesine esas değerlendirmeye giren tekliflerin mukayesesinde, bu söz konusu fiyat değişikliği ve/veya işin süresinin uzaması, aynı firmaya siparişin tekrar verilmesini olumsuz etkileyecek bir düzeyde değilse veya olumsuz etkileyecek bir düzeyde olmakla beraber, en yakın rakip firmaya sipariş vermekte İdare menfaati bakımından sakıncası varsa,

b) En yakın rakip firma ile temasa geçip yeniden bir anlaşma temini için söz konusu olacak zaman kaybı mahzurlu görülürse,

satınalma birimlerince ihtiyaç sahibi birim ve ihtisas birimlerinin müşterek uygun görüşleri ve yetki limitleri dahilinde ilgili Makamın onayı alınmak suretiyle, fiyat değişikliği ve/veya cezasız süre uzatımı kabul edilebilir.

Dış piyasada sipariş işlemleri

Dış piyasa siparişleri ile ilgili olarak;

Yurt dışından tedarik edilecek ihtiyaçlar talep sahibi birim tarafından, ihtiyacın termini de belirtilerek, satınalma veya yatırım programlarına uygun olarak satınalma birimine bildirilir.

a) Sipariş mektubunun tanzimi ve ilgili yerlere gönderilmesi ve gerekli müsaadelerin ve teşviklerin alınması,

b) Akreditifin açtırılması için gerekli müracaatların yapılması ve takibi,

c) Sevkiyatın takibi,

d) Gümrük işlemlerinin tamamlanabilmesi için gerekli vesaikin temini ile İdarenin gümrük işlemlerini yürüten birimlerine gönderilmesi,

f) Sevkiyat ve tesellümlerin takibi, sigorta işlemlerinin yürütülmesi,

ve benzeri işlemleri Eti Gümüş A.Ş. Genel Müdürlüğü satın alma birimi yapar.

Dış alımlarla ilgili ihtisas gerektiren konularda satınalma birimi; teknik, idari ve yabancı dil çevirisi gibi yardımcı hizmetler için dışarıdan hizmet alma yoluna gidebilir.

Bu kapsamda yapılacak satınalmalarda toplanacak teklifler, Satınalma ve İhale Komisyonunca değerlendirilir. Satınalma işlemleri yetki limitleri dahilinde gerekli onay alınarak satınalma birimince sonuçlandırılır.

Dış piyasadan satınalınan malların gümrük işlemlerinin tamamlanabilmesi için Satınalma Birimince temin edilen gerekli vesaikin, İdarenin gümrük işlemlerini yürüten birimlerine gönderilmesinden sonra, gümrük işlemlerinin yürürlükteki kanun, tüzük, kararname, yönetmelik ve diğer tüm ilgili mevzuata göre yürütülmesi ve süresi içinde tamamlanması, bu birimin sorumluluğundadır.

Muayene ve tesellüm

Muayene ve tesellüm; teknik, ticari şartnameler ile sözleşmede belirtilen usul ve esaslara göre, ihtiyaç ya da talep sahibi birim tarafından mukavelede belirtilen sürelere bağlı kalınarak en seri şekilde yapılır.

YEDİNCİ BÖLÜM

Teminat Mektupları, Ödemeler ve Avans

Teminat mektupları

Teminat mektupları aşağıda belirtilmiştir:

a) Geçici Teminat: Tekliflerin geçerlilik süresinden en az 30 gün fazla süreli olmak kaydıyla, teklif bedeli üzerinden hesaplanmak suretiyle en az % 3 oranında geçici teminat alınır. Teklif geçerlilik süresinin uzatılması halinde, geçici teminat mektuplarının süresi de aynı süre ile uzatılır. İlgili mevzuatına aykırı olarak düzenlenmiş geçici teminat mektupları kabul edilmez.

Dış alımlarda geçici teminat mektubu kontrgarantili olmalıdır.

b) Kesin Teminat: Taahhüdün, sözleşme ve ihale dokümanı hükümlerine uygun olarak yerine getirilmesini sağlamak amacıyla, sözleşmenin yapılmasından önce ihale üzerinde kalan isteklilerden, ihale bedeli üzerinden hesaplanmak suretiyle en az % 6 oranında kesin teminat alınır. Kesin teminat mektupları süreli olarak verilir. İlgili mevzuatına aykırı olarak düzenlenmiş kesin teminat mektupları kabul edilmez.

Dış alımlarda kesin teminat mektubu kontrgarantili olmalıdır.

c) Avans Teminat Mektupları: Şartnamelerde öngörülmesi kaydıyla avans verilebilir. Avans tutarı toplam sipariş tutarının % 25’ini (yüzde yirmi beş) aşamaz. Verilebilecek avansın maliyeti tekliflerin değerlendirilmesinde dikkate alınır.

İç ve dış satınalmalarda avans tutarı kadar avans teminat mektubu karşılığında avans verilebilir. Dış alımlarda avans teminat mektubu kontrgarantili olmalıdır.

Avans ödemesi ve avansın tahsili şartnamelerde ve/veya sözleşmelerde belirtilen hükümlere göre yapılır.

d) Teminatların Geri Verilmesi: Yüklenici ile teklifi uygun bulunan ikinci teklif sahibi firmaya ait geçici teminat mektupları muhafaza edilerek, diğer firmalara ait geçici teminatlar iade edilir. Yüklenici firma ile sözleşme imzalanması halinde, ikinci teklif sahibine ait geçici teminat, sözleşme imzalandıktan sonra hemen iade edilir.

Teminatların geri verilmesinde Sosyal Sigortalar Kurumundan ilişiksizlik belgesi aranıp aranmayacağı hususuna şartnamelerde yer verilir.

Teminat mektuplarının süresi, iadesi ve benzeri ile ilgili esaslar şartnamelerde ve/veya sözleşmelerde belirtilen hükümlere göre yapılır.

Ödemeler

Ödemeler ile ilgili işlemler aşağıda belirtildiği şekilde yapılır:

a) Yurt İçi Siparişlerde Ödemeler: Yurt içi siparişlerde ödemeler; ihtiyaç sahibi birimin tesellümünü gösteren birinci derece imzalı belge veya yazı ile sipariş mektuplarında veya sözleşmelerinde yazılı fiyat, şartlar ve mevzuat bakımından tetkik edilerek doğru bulunduğu takdirde bunların asıl nüshalarının ödeme yazısı ile birlikte muhasebe birimine verilmesini müteakiben yapılır.

b) Yurt Dışı Siparişlerde Ödemeler: Yurt dışı siparişlerde ödemeler, sipariş anlaşmalarında öngörülen şartlara uygun olarak satınalma biriminin talebi üzerine muhasebe birimince yapılır.

Ödeme ile ilgili işlemlerin her safhasında satınalma birimi bilgilendirilir.

c) Hakedişli Ödemeler: Yurt içi ve yurt dışı siparişlerde ihtisas birimi tarafından tanzim edilen hakedişlerin sipariş mektuplarında veya sözleşmelerinde yazılı teknik, idari ve mali şartlar bakımından uygun olduğuna ilişkin, kendi uzmanlık ve sorumluluk alanlarıyla sınırlı olmak üzere ilgili ihtisas sahibi birimlerin birinin en az birinci derece imza yetkisine sahip elemanlarınca yapılacak kontrolünden sonra, ödeme yazısı ile birlikte Genel Müdürlük Makam oluruna sunulması ve olur alınmasını müteakiben muhasebe birimince mali mevzuat yönünden kontrolü yapıldıktan sonra ödeme yapılır.

Ödemeyle ilgili işlemlerin her safhasında, ilgili birim bilgilendirilir.

Avans ve ödemelerde istisna

Bu Yönetmeliğin 5 inci maddesinde belirtilen kuruluşlardan yapılacak mal ve/veya hizmet alımlarında da basiretli tacir gibi davranılması esastır. Ancak, koşulların getirdiği zorunluluklar dikkate alınarak, bu kuruluşlardan temini zorunlu olan mal ve/veya hizmet alımlarında geçici, kati ya da avans teminat mektubu gibi güvence talep edilmeyebilir. Bu kuruluşlar tarafından talep edilebilecek avans ya da peşin ödeme miktarları, zorunlu hallerde yetki düzeyine göre ilgili makamın oluru alınmak kaydıyla, herhangi bir limitle sınırlandırılamaz.

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Harcama Yetki Limitleri, İşleyişi, Yasaklar ve Ceza Sorumluluğu

Harcama yetki limitleri

Satınalma işlerinde her türlü mal ve/veya hizmet alımlarına ait Genel Müdür harcama yetki limiti, İdarenin ilgili yönetim kurulları tarafından bu Yönetmelik hükümleri dikkate alınarak belirlenir. Bu harcama yetki limitine göre de diğer yönetim kademelerinin harcama yetki limitleri, aşağıdaki şekilde tespit edilir:

a) Genel Müdür Yardımcılarının harcama yetki limiti, Genel Müdür harcama yetki limitinin 1/2’si (yarısı),

b) Ticaret Müdürünün mal ve/veya hizmet alım yetki limiti, Genel Müdür harcama yetki limitinin 1/8 (sekizde biri),

İdare Genel Müdür ve Genel Müdür Yardımcılarının, satınalma birimlerine talepte bulunmadan ve teklif istenmeksizin, yapacakları alımlardaki harcama yetkileri, kendi harcama yetkilerinin binde beşi (% 0,5) kadardır.

Harcama yetki limitlerinin işleyişi

Harcama yetki limitlerinin işleyişi ile ilgili esaslar aşağıda belirtilmiştir:

a) İdarede; Genel Müdür Yardımcılarının, kendi yetki limitleri içerisinde kalan işleri bir üst makama ve/veya Satınalma ve İhale Komisyonuna havale etmemeleri esastır.

Ancak, kendilerine ve/veya kendi yetki limitleri düzeyi ile sınırlı olmak üzere, daha alt düzeydeki yönetim kademelerine tahsis edilmiş yetki limiti dahilinde yapılacak herhangi bir işin, satınalma ve ihale komisyonlarında incelenmesini isteyebilirler.

b) İdarede ilgili ihtisas birimleri mal ve/veya hizmet alımları işlerinde ihaleye çıkmadan önce bu işle ilgili tüm şartnameleri de hazırlayarak, yetki limitlerine göre yetkili makamdan ihaleye çıkma iznini alırlar. İhale sonucu da yine yetki limitleri dahilinde ilgili makamın onayı ile yürürlüğe konulur.

Ancak, işin asgari tutarı Genel Müdür Yardımcısının harcama yetki limitinden fazla ise, ihaleye çıkma izni ve ihale sonucu kararı öncelikle Satınalma ve İhale Komisyonuna sunulur.

c) Mal ve/veya hizmet alımlarında, belirli bir yetki ile uygulamaya konan iş ile ilgili sözleşmesinde belirtilen oran içerisindeki opsiyonel işler hakkında, o iş ile ilgili olarak daha önce yetkili makamca onaylanmış olan sözleşme ve ekleri hükümlerine göre işlem yapılır.

d) İlgili birimler, kendi yetki limitlerini aşan ve özelliği nedeniyle tamamı bir defada verilmesi gereken herhangi bir işi, kendi yetki limitlerinde gerçekleştirmek amacıyla parçalayarak veremezler.

e) Eti Gümüş A.Ş. Genel Müdürlüğü Ticaret Müdürünün altındaki kademeler için yetki limitleri Genel Müdürün Olur’u, ile tespit edilir.

DOKUZUNCU BÖLÜM

Çeşitli Hükümler

İhalelere doğrudan ve dolaylı olarak katılamayacak olanlar

Aşağıdaki şahıslar;

a) İdarede ita amirleri, Yönetim Kurulu Başkan ve üyeleri ve İdarede çalışan diğer personel ve bunların ikinci derece dahil akrabaları,

b) (a) bendinde belirtilen şahısların ortakları (bu şahısların Yönetim Kurulunda görevli olmadığı Anonim Ortaklıklar hariç),

c) İdarede görevli olup bu görevlerinden her ne sebeple olursa olsun ayrılanlar,

İki yıl içinde İdarede doğrudan veya dolaylı olarak açılan ihalelere katılamaz, komisyonculuk ve temsilcilik yapamazlar.

4734 sayılı Kanun ve diğer kanunlar ile bu Yönetmelik hükümleri gereğince geçici veya sürekli olarak İdare tarafından ihalelere katılmaları yasaklanmış olanlar ise ihale yasağı süresince idarede doğrudan ve dolaylı olarak açılan ihalelere katılamaz, komisyonculuk ve temsilcilik yapamazlar.

Ceza ve ihalelerden yasaklama

Ceza ve ihalelerden yasaklama hükümlerinde 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve ikincil mevzuat hükümleri uygulanır.

Yönetmelikte belirtilmeyen hususlar

Satınalma ve ihale konuları ile ilgili olup da bu Yönetmelikte belirtilmeyen hususlarda; yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri ile bu Yönetmeliğe aykırı olmayan diğer Eti Gümüş A.Ş. Genel Müdürlüğü yönetmelik ve sirkülerleri, bunlarda da yeterli hüküm bulunmadığı takdirde Eti Gümüş A.Ş. Genel Müdürlüğü Yönetim Kurulundan alınacak kararlara göre işlem yapılır.

Bu Yönetmelik yürürlüğe girmeden önce başlamış olan ihalelere ilişkin dosyalar kapatılıncaya kadar ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

Yürürlük

Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Bu Yönetmelik hükümlerini Eti Gümüş A.Ş. Genel Müdürü yürütür.