İstanbul Teknik Üniversitesi Kültür ve Sanat Birliği Öğrenci Kulüpleri Yönetmeliği (mülga)

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Tanımlar ve Kuruluş

Amaç

(1) Bu Yönetmeliğin amacı; bilimsel, kültürel, sanatsal, sosyal ve sportif faaliyetlerle üniversite öğrencilerinin kişilik gelişimlerini desteklemek, toplum bilincinin oluşmasını, boş zamanlarını değerlendirmelerini ve dinlenmelerini sağlamak, akademik gelişmelerine katkıda bulunmak, gerçekleştirilecek bedensel-sosyal-kültürel etkinliklerle sürdürülebilir gelişim ve değişimi toplumumuza taşımaktır.

Kapsam

(1) Bu Yönetmelik, İstanbul Teknik Üniversitesi Öğrenci Kulüplerinin işleyişi ve faaliyetlerine ilişkin esasları kapsar.

Dayanak

(1) 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 47 nci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

(1) Bu Yönetmelikte geçen;

a) Üniversite: İstanbul Teknik Üniversitesini,

b) Rektör: İstanbul Teknik Üniversitesi Rektörünü,

c) KSB: Kültür ve Sanat Birliğini,

ç) Birim Yürütme Kurulu: Kültür ve Sanat Birliği Birim Yürütme Kurulunu,

d) KSB Başkanı: Kültür ve Sanat Birliği Başkanı/Eş Başkanını,

e) Kulüp: Üniversite Öğrenci Kulüplerini,

f) Danışman: Öğrenci Kulübü Danışmanını,

g) Genel Kurul: Öğrenci Kulübü Genel Kurulunu,

ğ) Başkan: Öğrenci Kulübü Başkanını,

h) Yönetim Kurulu: Öğrenci Kulübü Yönetim Kurulunu,

ı) Denetleme Kurulu: Öğrenci Kulübü Denetleme Kurulunu

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Kulüplerin Kuruluşu, Faaliyetleri, Kulüp Üyeliği ve Kulüp Tüzüğü

Kuruluş

(1) Öğrenci kulüpleri, İTÜ Kültür ve Sanat Birliği Öğrenci Kulüpleri Yönetmeliği esaslarına göre kurulmuş olup faaliyetlerini adı geçen yönetmelik hükümlerine göre yürütür.

(2) Öğrenci kulüplerinin kuruluşu aşağıdaki şekilde gerçekleşir:

a) Üniversitede lisans veya lisansüstü programına kayıtlı olan ve herhangi bir disiplin cezası almamış farklı sınıflara kayıtlı en az onbeş kurucu öğrenci üye tarafından kurulur.

b) Kurucu öğrenci üyeler KSB ile ön görüşme yaparak kulübün genel amaç, faaliyet alanlarını açık ve ayrıntılı bir biçimde belirterek bir kulüp tüzüğü hazırlarlar.

c) Hazırladıkları kulüp tüzüğü taslağını, danışman olarak seçtikleri Üniversite öğretim elemanlarından birinin onayına sunarlar.

ç) Kulüpler, uzmanlık kulübü olarak kurulacaksa, hazırladıkları kulüp tüzüğü taslağını, ilgili fakültenin yönetim kurulunun onayına sunarlar.

d) Kulüpler, onaylanan kulüp tüzüklerini, kurucu öğrencilerin imzaları ve iletişim bilgileri, danışman öğretim elemanının kulüp danışmanlığını kabul ettiğine dair bir dilekçeyle KSB’nin görüşüne sunar.

e) Birim yürütme kurulu, kulüp başvurusunu ve KSB’nin görüşünü inceleyerek en geç bir ay içerisinde karara bağlar.

f) Kulüpler, bir akademik yıl adaylık dönemi sonunda kulüp yönetim kurulu onayıyla kurulurlar.

(3) Kulüpler A, B ve C olmak üzere üç kategoride kurulur.

a) A kategorisinde yer alacak kulüpler, uzmanlık kulüpleri olarak adlandırılır. Bu kulüpler, öğrencilerin ders dışı zamanlarını mesleki ve bilimsel etkinliklere bağlı yapılan çalışmaları teşvik etmek, desteklemek ve düzenlemek amacıyla kurulur.

b) B kategorisinde yer alacak kulüpler, kültür, sanat ve düşünce kulüpleri olarak adlandırılır. Bu kulüpler, öğrencilerin ders dışı zamanlarını kültür, sanat ve düşünsel etkinliklere bağlı yapılan çalışmaları teşvik etmek, desteklemek ve düzenlemek amacıyla kurulur.

c) C kategorisinde yer alacak kulüpler, spor kulüpleri olarak adlandırılır. Bu kulüpler, öğrencilerin ders dışı zamanlarında sportif faaliyetlerde bulunarak bedensel gelişimlerini sağlamak amacıyla kurulur.

(4) Her akademik yılsonunda genel kurullarını yapmayan ve yönetim kurulunu oluşturmayan, hazırlanan tüzüklerinde belirtilen faaliyet alanlarında çalışma yapmayan veya aykırı alanlarda faaliyette bulunan kulüpler birim yürütme kurulu kararıyla kapatılır. Kapatma kararına karşı Rektörlük makamına itiraz edilebilir, itiraz sonucu verilecek karar kesindir.

Kulüp faaliyetleri

(1) Kulüp faaliyetleri şunlardır:

a) Kulüpler 1 inci maddede belirtilen amaçlar çerçevesinde hazırlanan tüzüklerinde tanımlanan çalışma alanlarında faaliyette bulunurlar. Kulüplerin her biri ayrı ayrı faaliyet gösterir. Ayrıca faaliyet alanlarına giren özel çalışma ve farklı faaliyet grupları oluşturabilirler.

b) Kulüpler, tüzüklerinde belirtilen faaliyet amaçları dışında diğer kulüplerin faaliyet alanlarına girecek şekilde etkinlik yapamazlar. Üniversite öğretim ortamına zarar verecek ve akademik yaşamın akışını kesintiye uğratacak faaliyette bulunamazlar. Kulüpler her türlü faaliyetlerinde, Üniversitenin tabi olduğu mevzuat hükümlerine uygun davranmayı kabul ederler. Bu konudaki her türlü sorumluluk kulüplere aittir.

c) Kulüpler, danışmanları ve KSB’nin yazılı onayı olmadan faaliyet düzenleyemezler.

ç) Kulüpler, etkinliklerini Üniversite etkinlik gerçekleştirme ve mekân kullanım esaslarına uygun olarak yapmak için ilgili birimlerden onay alırlar.

d) Kulüpler, her akademik yılın başında çalışma programlarını, sonunda ise faaliyet raporlarını hazırlarlar ve birim yürütme kurulu onayına sunarlar.

e) Kulüpler, tutulması zorunlu defter ve belgeleri birim yürütme kurulu talep ettiği zaman ibraz ederler.

f) Kulüpler, kulüp faaliyetlerini ve üye listelerini duyuracakları “itu.edu.tr” uzantılı web sitesi kurarlar.

g) Kulüpler, yapacakları her türlü etkinlikte ve dağıtacakları yazılı materyal ve görsel araç gereçlerde sırasıyla Üniversite, KSB ve kulüp simgelerini koyarlar.

ğ) Kulüpler, mesleki kariyer bilinci oluşturmak ve Üniversiteyi iş dünyasına tanıtmak amacını taşıyan tüm faaliyetleri için Üniversite iş ve insan kaynakları merkezinden onay alırlar.

Kulüp üyeliği

(1) Kulüp üyesi olabilme şartları şunlardır:

a) Üniversitede öğrenim görmek,

b) Kulüp tüzüğünü kabul ettiğini belirten bir dilekçe ile yönetim kuruluna başvurmak.

(2) Öğrenci, yönetim kurulu kararıyla ve kulüp üyelik ödentisini ödediğini gösteren belge ile asil üyeliğe kabul edilir. Üyeliğe kabul konusunda yönetim kurulu yetkili olup somut bir nedene bağlı olmadan kulüp üyeliğine yapılan başvuruları reddetme hakkına sahip değildir. Yönetim kurulu kararı ile kulüp üyeliği reddedilen öğrenci, KSB’ye kararın düzeltilmesi ile ilgili başvuru hakkına sahiptir.

(3) Bir öğrenci birden fazla kulübe üye olabilir ancak birden fazla yönetim kurulunda yer alamaz. Üniversite akademik ve idari personeli, mezunları, üniversiteden ayrılmış öğretim elemanları, Üniversite ve kulübe önemli katkıları olanlar kulüp yönetim kurulu kararı ile fahri üye olabilirler. Fahri üyeler kulüp organlarında görev alamazlar ve oy kullanamazlar ancak kulüp etkinliklerinde görev alabilirler.

(4) Mezun olan öğrencilerin kulüp üyelikleri sona erer.

Kulüp tüzüğü

(1) Kulüp tüzüğünde; Kulübün ismi, adresi, faaliyet kapsamı, amaçları, üyelik koşulları ve kulüp organları açık şekilde belirtilir.

(2) Kulüp tüzüğünün değiştirilmesi, genel kurul üye tam sayısının en az üçte biri veya yönetim kurulu tarafından teklif edilir. Teklif, genel kurulun üye tam sayısının en az üçte iki çoğunluğuyla kabul edilir. Tüzük değişikliğinin yürürlüğe girmesi birim yürütme kurulu onayına bağlıdır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Kulüp Organları ve Görevleri

Kulüp organları

(1) Kulübün organları şunlardır:

a) Kulüp başkanı,

b) Kulüp danışmanı,

c) Kulüp genel kurulu,

ç) Kulüp yönetim kurulu,

d) Kulüp denetleme kurulu.

KSB başkanı ve görevleri

(1) Kulüp başkanı, yönetim kurulu tarafından seçilir.

(2) KSB başkanının görevleri şunlardır:

a) Kulüp yönetim kuruluna başkanlık etmek,

b) Genel kurul kararlarını danışman ve KSB’ye bildirmek.

Kulüp danışmanı

(1) Kulübün kurucu öğrenci üyeleri veya yönetim kurulu kulüp çalışmalarına danışmanlık yapması amacıyla Üniversitenin öğretim elemanları arasından bir öğretim elemanını danışman olarak seçer. Kulübe danışmanlık yapmayı kabul eden Üniversite öğretim elemanı, kulübe danışmanlık yapacağını belirten bir onay yazısını KSB’ye kulüp başkanı aracılığı ile iletir. Birim yürütme kurulu Üniversitenin öğretim elemanının göndermiş olduğu kulübe danışmanlık yapmayı kabul ettiğini belirten onay yazısını inceleyerek ilgili öğretim elemanının kulübe danışman olarak atanması için karar verir.

(2) Öğretim elemanları sadece bir kulübe danışman olabilir.

(3) Kulübün yapacağı faaliyetlerle ilgili danışman yazılı olarak bilgilendirilir. Danışmanın bilgilendirmediği kulüp faaliyet talepleri KSB’ce dikkate alınmaz. Danışman kulüp faaliyet taleplerinin yeniden düzenlenmesini ya da değiştirilmesini isteme, onay vermeme yetkisine sahiptir. Bu durumda yönetim kurulu, danışmanın talepleri doğrultusunda kulüp taleplerini yeniden gözden geçirmek zorundadır.

(4) Danışman gerekli gördüğü hallerde genel kurula eşlik eder.

(5) Genel kurul üyelerinin 2/3’ünün talebiyle, danışman öğretim elemanının, danışmanlık görevine son verilmesi talep edilebilir. bu durumda kulüp başkanı genel kurul üyeleri tarafından onaylanmış gerekçeli karar ve genel kurul üyelerinin imzalarını içeren bir belge ile doğrudan KSB’ye başvurabilir. Danışman öğretim elemanının danışmanlığı birim yürütme kurulunca verilen karar doğrultusunda devam eder veya sona erer.

(6) Danışman öğretim elemanları, gerekçe bildirerek, KSB’ye vereceği bir dilekçe ile danışmanlık görevinden ayrılabilir.

Genel kurul ve görevleri

(1) Genel kurul; öğrenci kulübünün aktif üyelerinden oluşur.

(2) En az yılda bir kez, akademik yılsonunda toplanır. Toplantı tarihi ve gündemi, üyelere, danışmana ve KSB’ye en az 15 gün önceden yazılı olarak bildirilir.

(3) Toplantı yeter sayısı, üye tam sayısının yarısından bir fazlasıdır. İlk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz.

(4) Toplantıya katılacak üyeler, yönetim kurulunca düzenlenmiş listeleri imzalayarak toplantıya katılırlar. Çoğunluğun tutanakla saptanması zorunludur.

(5) Genel kurul toplantısında gündemde yer alan konular görüşülür. Ancak genel kurul toplantısında hazır bulunan üyelerin görüşülmesini istediği konular oylama sonucu gündeme alınır. Genel kurul kararları toplantıya katılan üye sayısının bir fazlasıyla alınır.

(6) Genel kurulun görevleri şunlardır:

a) Yönetim kurulunun asil üyeleri ile yedek üyelerini ve denetleme kurulunun asil ile yedek üyelerini her akademik yılın sonunda bir sonraki akademik yıl için seçmek,

b) Yönetim kurulunun faaliyet raporunu görüşerek onaylamak, onaylanmayan faaliyetler konusunda KSB’ye gerekçeli bir yazı ile başvurmak,

c) Gelecek akademik yıla ait faaliyet planını ve çalışma ilkelerini belirlemek,

ç) Yönetim kurulunun üyelikten çıkartılmaya ilişkin taleplerini görüşmek,

d) Tüzük değişikliklerini incelemek.

Yönetim kurulu

(1) Yönetim kurulu, genel kurul tarafından, genel kurul üyeleri arasından seçilen beş asil ve iki yedek üyeden oluşur. Her dönem en az bir defa toplanır. Kararları oy çokluğuyla alır. Mazeretsiz iki kez yönetim kurulu toplantısına katılmayan üyenin yönetim kurulu üyeliği kendiliğinden sona erer. İstifa veya sona erme sonucunda boşalan yönetim kurulu üyeliğine sıradaki yedek üye geçer. Yönetim kurulu en az üç üyenin katılımı ile toplanır. Yönetim kurulu üye sayısı, yönetim kurulu yeter sayısının altına düşer ise olağanüstü genel kurul yapılarak yönetim kurulu seçimleri yapılır.

(2) Yönetim kurulu üyeleri genel kurul seçimlerini takiben yapılacak olan ilk toplantıda, üyeleri arasından bir başkan, başkan yardımcısı ve sayman seçer. Seçilen başkan, başkan yardımcısı ve sayman, danışman ve KSB’ye bir tutanakla bildirilir.

(3) Yönetim kurulu üyesi, yalnızca bir kulübün yönetim kurulunda yer alabilir ancak başka kulüplerden yalnızca birinin denetleme kurulu üyesi olabilir.

(4) Toplantılara kulüp başkanı, katılamaması durumunda başkan yardımcısı başkanlık yapar.

(5) Yönetim kurulu, akademik yılın başında bütçe taslağını, öngörülen faaliyet programını, akademik yılın sonunda ise faaliyet raporunu ve mali bilançoyu sunmak zorundadır. Yönetim kurulu bu Yönetmelikte belirtilen yükümlülükleri yerine getirmediği takdirde birim yürütme kurulu tarafından görevinden alınır.

(6) Yönetim kurulu üyeleri, yaptıkları her toplantı ile ilgili olarak bir tutanak düzenlerler ve kulüp karar defterini imzalarlar. Kulüp karar defterini KSB tarafından istendiği takdirde ibraz ederler.

(7) Yönetim kurulu, kulübün gelirlerinden, giderlerinden, malzemelerinden ve tüm faaliyetlerinden genel kurula ve KSB’ye karşı sorumludur.

(8) Yönetim kurulu, danışman, çalıştırıcı, yedek üye veya fahri üye konumundaki kişileri yönetim kurulu toplantısına davet edebilir. Bu kişilerin oy hakkı yoktur.

(9) Yönetim kurulu, aktif üye tam sayısının 2/3 çoğunluğunun imzalarını içeren bir tutanakla görevden alınabilir.

Denetleme kurulu ve görevleri

(1) Denetleme kurulu; Genel kurul tarafından yönetim kurulu üyesi olmayan kulüp üyeleri arasından seçilen üç asil bir yedek üyeden oluşur. Kendi arasından bir üyeyi başkan seçerler.

(2) Denetleme kurulunun görevleri şunlardır:

a) Genel kurul toplantılarından önce toplanarak kulübün gelirlerini ve giderlerini, tüm nakit ve nakit benzeri mevcutlarını, tutulması zorunlu defterlerini kontrol ederek, demirbaş eşyanın durumunu incelemek,

b) Yönetim kurulunun çalışmalarını denetleyerek, genel kurula ve KSB’ye sunmak üzere bir rapor hazırlamak.

(3) Denetleme kurulu, başkanının çağrısı üzerine toplanır. Denetleme kurulunda boşalan asil üyeliklere sıradaki yedek üye getirilir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Gelirler, Gidereler, Denetim ve Tutulması Zorunlu Defterler

Gelirler

(1) Kulüpler, tüzüklerinde belirtilmiş olan etkinlikleri gerçekleştirebilmek amacıyla çeşitli faaliyetlerde bulunabilirler.

a) Kulüplerin gelirleri şunlardır:

1) Üyelik aidatları,

2) Her türlü bağış ve yardımlar,

3) Gelir getirici faaliyetlerden elde edilecek gelirler.

(2) Toplanacak her türlü gelirin belgelendirilmesi zorunludur.

(3) Üyelik aidatı, her türlü bağış ve yardımlar ve kulüp faaliyetleri ve etkinliklerden elde edilecek gelirler, Üniversitenin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı nezdinde açılan bütçe hesabına yatırılır. Kulüp gelirleri hiçbir şekilde özel hesaba yatırılmaz.

(4) Kulüp faaliyetleri ve etkinliklerden elde edilecek gelirlerin toplanmasında muhasebe yetkilisi, mutemet tayin edilir.

(5) Kulüpler, harcamalarını belgelendirmek amacıyla gelir-gider defteri tutmak ve akademik yılsonunda faaliyet raporu ile birlikte gelir-gider defterini kültür ve sanat birliğine teslim ederler.

(6) Gerektiğinde gelir-gider defterlerinin ibraz edilmesi zorunludur.

Giderler

(1) Öğrenci kulüp faaliyetlerinin yürütülmesi için gerekli olan harcamalar, kulübün elde ettiği gelir ile denk düşmek şartıyla yapılır. Kulübün yapacağı tüm harcamaların belgelenmesi zorunludur. Tüm harcamalar gelir ve gider durumuna göre kulüp adına, kulüp saymanı tarafından tutulacak bir gelir-gider defterinde takip edilir.

(2) Kulüp faaliyetleri için yapılacak harcamalar kulübün elde ettiği geliri aşamaz.

(3) Yapılacak her türlü harcamalar, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği esasları dâhilinde belgelendirilir.

(4) Faaliyetler için yapılacak harcamaların talepleri kültür ve sanat birliği tarafından koordine edilerek Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından gerçekleştirilir.

(5) Yapılacak harcamalar için talep edilecek avanslar Maliye Bakanlığınca hazırlanan Ön Ödeme Esas ve Usulleri çerçevesinde gerçekleştirilir.

(6) Faaliyetlerin gerektirdiği tüm demirbaş alımları kulüp demirbaş defterine kaydedilir ve her bir demirbaş için taşınır işlem fişi düzenlenerek, Üniversite envanterine kaydı sağlanır.

Kulüplerin denetimi

(1) Kulüp etkinliklerinin dondurulması ve kapatılması;

a) Birim Yürütme Kurulu, yılsonu değerlendirmelerinde faaliyetleri yeterli bulunmayan ya da bir yıl içinde herhangi bir etkinlikte bulunmayan, amacı dışında etkinlikte bulunduğu KSB tarafından tespit edilen, genel kurulunu belirtilen tarihlerde yapmayan, üye sayısı on beş üyenin altına düşen, yıllık etkinlik raporlarını belirlenen tarihte KSB'ye sunmayan kulüplerin faaliyetlerini dondurur ve KSB tarafından verilen sürede yükümlülüklerini yerine getirmeyen kulüpleri kapatır.

b) Bu Yönetmelik hükümlerine uygun davranmayan kişi veya kişiler ile kulüpler hakkında KSB, birim yürütme kurulunun onayı ile uyarma, benzeri faaliyetlere izin vermeme, sorumluları görevden alma, kulüp tüzüğünde belirtilen faaliyet alanlarını sınırlama, kulüp faaliyetlerini durdurma ve kapatma seçenekleri dâhil olmak üzere uygun göreceği önlemleri alarak yaptırımlar uygular. Bu yaptırmaların yanı sıra bu Yönetmelik hükümlerine uygun davranmayan kişi veya kişiler ile topluluklar hakkında, Birim Yürütme Kurulu önerisi ve Rektörün de onaylaması halinde, 13/1/1985 tarihli ve 18634 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği hükümleri uygulanır.

c) Kapatılan kulüpler aynı ad altında 1 yıl süresince tekrar açılamaz. Eğer kulüp aynı ad altında tekrar açılmak isteniyorsa, kapatılan kulübün yönetim kurulunun görev almaması şartıyla izin verilebilir. Kapatılan kulübün tüm defter, belge ve demirbaşları KSB’ye teslim edilir.

Tutulması zorunlu defterler

(1) Tutulması zorunlu defterler şunlardır:

a) Üye kayıt defteri,

b) Gelen - giden evrak defteri,

c) Gelir - gider defteri,

ç) Genel kurul ve yönetim kurulu karar defteri,

d) Demirbaş kayıt defteri,

e) Yıllık faaliyet plan defteri.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Yürürlük ve Yürütme

Mevcut kulüpler

(1) Bu Yönetmelik hükümleri mevcut kulüplere de uygulanır.

Yürürlük

(1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

(1) Bu Yönetmelik hükümlerini İstanbul Teknik Üniversitesi Rektörü yürütür.