Noterlik Kanunu Yönetmeliği

BİRİNCİ KISIM

Başlangıç

Konu ve kapsam

Bu yönetmelik, 1512 sayılı Noterlik Kanununun düzenlenmesini Yönetmeliğe bıraktığı hususlar ile kanunun uygulanabilmesi için gerekli olan diğer konuları kapsar. (N, K. Md. 198)

İKİNCİ KISIM

Noterlik Dairesinin Yerinin Tesbiti ve Değiştirilmesi

Noterlik dairesinin yerinin tesbiti

Her asliye ve münferit sulh mahkemesinin bulunduğu yerde kurulan noterlik dairesinin yeri, o noterliğin bağlı bulunduğu noter odası ile mahalli Cumhuriyet Savcılığının düşüncesi alındıktan sonra Adalet Bakanlığınca tesbit edilir.

İlgili oda Bakanlığa görüşünü bildirmeden evvel, açılacak noterliğin yerinin tesbiti için bir üyesini görevlendirebilir. Bu üye incelemesini bir rapor ile odaya bildirir. Oda saptayacağı görüşünü, varsa belgeleri ile birlikte noterliğin bulunduğu yer Cumhuriyet Savcılığına gönderir. Cumhuriyet Savcılığı da gerekli gördüğü araştırma ve incelemeleri yaptıktan sonra kendi görüşü ile birlikte evrakı Adalet Bakanlığına yollar.

Noterlik dairesinin iş merkezlerinde ve mümkün olduğu oranda mahkemelere ve bankalara yakın yerlerde açılması hususu gözönünde tutulur.

Noterlik dairesinin yerinin değiştirilmesi

Bir noterliğin yerinin değiştirilmesinde de 2. madde hükümleri uygulanır.

Dairesinin yerini değiştirmek isteyen noter, gerekçe göstermek suretiyle Adalet Bakanlığına başvurur.

Bir noterlik dairesinin yerinin değiştirilmesi, noterin muvafakati ve ilgili odanın görüşü alınmak suretiyle Türkiye Noterler Birliğince de istenebilir.

Yangın, su baskını vesair tabii afetler nedeniyle yer değiştirmek ve iş yerini tahliye etmek mecburiyetinde kalan noter, tayini sırasında belirlenen bölge içerisinde kalmak şartıyla Adalet Bakanlığına, Odaya ve Cumhuriyet Savcılığına haber vermek suretiyle çalışma yerini değiştirebilir.

ÜÇÜNCÜ KISIM

Noterlik Dairesinin İç Düzeni

Noterlik dairesine tabela ve bayrak asılması

Her noterlik dairesinin bulunduğu binanın dış kısmında ve herkesin kolaylıkla görebileceği biçimde bir yere, resmî dairelerin tabelaları niteliğinde ve noterliğin ünvanını taşıyan bir tabelanın asılması zorunludur.

Umumi iş hanlarının bir bölümünde bulunan noterlik dairelerinin tabelaları hem binanın dışına ve hem de bina içinde dairenin bulunduğu bölüm kapısına asılır.

Reklâm niteliğinde olmamak şartıyla ve iş sahiplerinin noterlik dairesini kolayca bulmalarını sağlamak amacı ile büyük iş hanlarının dış kısmına dışardan görülecek şekilde veya binanın etrafını çevreleyen yaya kaldırımlarını taşmamak kaydıyle giriş kapıları önüne tabela asmak, noterlik ünvanını ve noterin ad ve soyadını yazmak veya yazılı levha asmak mümkündür. Bu tabela ve levhalara noterlikte kullanılan evraka ve kartvizite doktor ünvanından başka hususların yazılması reklam sayılır.

Noterlik daireleri, bulundukları binalara tatil günlerinde Türk Bayrağı Kanununun 3. ve Türk Bayrağı Tüzüğünün 9. maddeleri uyarınca Bayrak çekmek zorundadırlar.

Noterlik dairesinin kiralanması, döşenmesi ve giderleri

Noterlik dairesinin bulunduğu bina veya binaların kira sözleşmeleri, daire adına noter tarafından yapılır.

Noterlik daireleri, noterliğin sınıfı, iş yoğunluğu ve geliri gözününde tutularak döşenir.

Döşeme Deyimi: Noterlik dairesinde bulunan ve mesleki faaliyetin ifası için, gerekli, noterlik şahsına ait eşya ile noter tarafından daire hizmetine tahsis edilmiş taşınır ve sabit eşya ve malzemenin tamamını kapsar. Bunların hepsi notere aittir.

Kanunda ve yönetmelikte yazılı defter, evrak, belge ve emanetler yukarıdaki fıkra kapsamı dışındadır.

Noterlik dairesinin kirası, aydınlatma, ısıtma, kırtasiye, personel ücretleri, sigorta primleri, iş yeri ile ilgili vergi, resim ve harçlar, görevin yapılabilmesi için başkalarına gördürülen iş karşılığı ödenen ücretler, döşeme ve demirbaş amortismanları, görevle ilgili PTT ücretleri ve vergi mevzuatına göre gider kaydı mümkün olan sair harcamalar noterlik giderleridir.

Noterlik dairesinin bölümleri

Noterlik dairesi, noterliğin sürekli faaliyet gösterdiği yer olup noter çalışma, servisler, bekleme ve arşiv bölümlerinden oluşur.

Her daire, o yerdeki noterlik işlerinin yoğunluğu gözönünde tutularak, işlerin rahat görülmesini sağlayacak ve iş sahiplerinin kolaylıkla işlerini gördürebilecekleri nitelikte olmalıdır.

Noterlik dairesi bağımsız bir bina olabileceği gibi bir binanın bir dairesi veya bir dairenin münasip bir bölümü de olabilir.

a) Noter çalışma bölümü:

Noterlik dairesinde noterin oturduğu yerdir. Daire içinde ayrı bir oda olabileceği gibi aynı mahalde icabı hale göre ve noterlerin tensip edeceği şekilde diğer mahallerden ayrılmış bir bölümde olabilir.

Şu kadarki; noter odası imkân nisbetinde diğer bölümlerle irtibatlı ve bölümleri daimi surette gözetim altında bulundurulabilecek durumda olur.

b) Servisler Bölümü:

Noterlik işlemlerinin görüldüğü ve personelin çalıştığı yerdir. Başkâtiplik, hesap işleri, vezne, yazı işleri ve tebligat işleri servislerinden oluşur.

Servislerle bekleme bölümlerinin birbirine karışmamasına dikkat olunur.

İş yoğunluğu ve noterliğin sınıfı gözönünde tutularak servisleri azaltma veya çoğaltma noterin takdir ve yetkisi içindedir.

c)Bekleme Bölümü:

İş sahiplerinin işlerini gördürürken bekleyecekleri yerdir.

İş Kanununa göre, iş yerinde asgarî ücreti, çalışma saatlerini belirten bir levha ile çalışanları ve sıfatlarını bildiren levha asılır.

d)Arşiv Bölümü:

Noterlik evrak ve defterlerinden kanun ve tüzüklerin tespit ettiği süreler sonuna kadar saklanması öngörülen bilcümle kâğıt, defter vs. nin saklandığı yere arşiv bölümü denir.

Bu bölüm noterlik dairesinin içinde olabileceği gibi daire dışında bir yerde de olabilir.

DÖRDÜNCÜ KISIM

Noterlik Dairesinin Çalışma Şekli

Noterlerin genel ve özel olarak yapacakları işlemler

Noterler ilgililerin istekleri üzerine hukuki işlemleri kanunlar ve yönetmeliklerde gösterilen şekil ve surette yapmak zorundadırlar.

Noterlerin görevlerine giren işler mahiyetleri itibariyle genel ve özel işler olarak iki gruba ayrılır.

a) Genel olarak yapılacak işler:

Evlenme sözleşmesi.

Gayrimenkul satış vaadi sözleşmesi,

Zilyetlik devri sözleşmesi,

Miras taksimi G. menkul, hibe vaadi sözleşmesi,

Şirket sözleşmesi,

İrtifak hakkı vaadi ve ortak mülkün idaresi sözleşmesi,

Medeni Kanunun 748. maddesine müstenit sükna hakkı sözleşmesi.

Kaydı hayat ile irat bağlanması sözleşmesi (Borçlar Kanunu 507), Ölünceye kadar bakma sözleşmesi, (Borçlar Kanunu 511), Mülkiyeti muhafaza kaydı ile satış sözleşmesi,

Kira sözleşmesi,

Menkul mallarda hibe sözleşmesi,

Taksim ve ifraz sözleşmesi,

Evlat edinme sözleşmesi,

Temlik,

Taahhütname,

Kefaletname

Vasiyetname,

Vakıf senedi,

Aile vakfı senedi,

Tanıma senedi,

Muvafakatname,

Sulhname,

Yeddiemin senedi,

Rehin senedi.

Borç senedi,

Fesihname,

İbraname,

Beyanname,

Şahadetname,

Piyango - Kur’a ve toplantı tutanağı,

Emanetleri saklama tutanağı,

İfade tutanağı.

Tespit tutanağı,

Vekâletname,

Defter onaylanması,

Çevirme,

Örnek çıkartma,

İmza sirküleri.

Protesto İşleri,

İhbar - ihtarname işleri ve tebliği,

Tescil,

Kanunlarında noterler tarafından düzenlenmesi veya onaylanması öngörülen diğer işler,

b) Özel olarak yapılacak işler:

Tespit işleri,

Emanet işleri, (emanet kabul ve saklama)

Vasiyetname ve ölüme (bağlı tasarruflarla ilgili işler.

Tebligat işleridir.

Noterlik personeli ve servisleri

Her noterlik dairesi işlerin yoğunluğuna göre yeteri kadar personel ve gereği kadar servisler halinde çalışır.

Noterlik personeli, noterin emri altında çalışan kâtip ve hizmetlilerdir. Başkâtipler ve kâtipler noterliğin her işinde ve muamelâtında fiilen çalışmak zorundadırlar.

Odacı, temizleyici ve bekçilik gibi işlerde çalışan «hizmetli» dir. Bunlar dışındaki hangi serviste çalışırsa çalışsın tüm personel «noter kâtibi» dir.

Noter, iş yoğunluğuna göre kâtip ve hizmetli adedi ile servis durumunu tayin eder. Ancak sınıfı ne olursa olsun en az iki kâtip bulunan noterliklerde kâtiplerden birisi «başkâtip» ilk görevi yapar.

Noter kâtibi olabilme şartları

Noter kâtibi olabilmek için:

A - Devlet Memurları Kanununun 48. maddesine göre;

1- Genel Şartlar:

a) Türk vatandaşı olmak,

b) Devlet Memurları Kanununun 40. maddesindeki yaş hadlerinde bulunmak,

c) Devlet Memurları Kanununun 41. maddesine göre ortaokulu bitirmiş olmak,

d) Kamu haklarından mahrum bulunmamak,

e) Ağır hapis veya 6 aydan fazla veyahut affa uğramış olsalar bile, zimmet, ihtilâs, irtikap, rüşvet, hırsızlık, dolandırıcılık, sahtecilik, inancı kötüye kullanmak, dolanlı iflâs gibi yüz kızartıcı bir fiilden dolayı hapis cezasından hükümlü bulunmamak,

f) Askerlik durumu itibariyle;

-Askerlikle ilgisi bulunmamak,

-Askerlik hizmetini yapmış veya ertelenmiş veya yedeksubay sınıfına geçirilmiş olmak,

g)Görevini devamlı yapmasına engel olabilecek bir sakatlığı olmamak.

2- Özel Şartlar:

a) Hizmet göreceği sınıf için Devlet Memurları Kanununun 36. ve 41. maddelerinde belirtilen öğretim ve eğitim kurumlarından birinden diploma almış olmak,

b) Görev ve çalışma yönetmeliklerinde belirtilen diğer şartları haiz bulunmak,

B - Noterliğe atanacak kâtibin ceza ve disiplin kararı ile meslekten çıkarılmamış olması gereklidir.

Bu hususlarda adayın yazılı beyanı esas alınır ve söz konusu beyanın doğruluğu daha sonra noter tarafından yetkili mercilerden teyit edilir.

C - Yukarıdaki A ve B fıkralarındaki şartları noter kâtipliğine uygun olanlar ilgili noter yanında altı ay süreli aday olarak çalıştırılır, Türkiye Noterler Birliğinin açtığı kursları bitirenler adaylığa öncelikle alınırlar (Noterlik Kanunu M. 44 son)

Altı ay sonunda noter tarafından aday hakkında bir rapor düzenlenir. Bu raporda adayın yeterliği onaylanmışsa aday «Noter Kâtibi» olur. Durum siciline işlenmek üzere rapor ile birlikte Odaya bildirilir.

Yeterliği onaylanmayan aday 6 ay daha çalıştırılabilir. Yine başarı göstermezse o noterlikte çalıştırılmaz. Bu takdirde noter adayın çalıştığı servisler ve süresini ve adayın yeterliliğinin neden onaylanmadığını gerekçeli olarak açıklayacağı bir raporu odaya gönderir.

Özel durumda kâtip atama usulü

Noterlik dairesinde çalıştırılmak Üzere Yönetmeliğin 9. maddesinin A fıkrasına göre en az ortaokul mezunu bir aday bulamayan noter, durumu bağlı bulunduğu odaya yazılı olarak bildirir ve masrafı kendisine ait olmak kaydıyla odaca ilân yapılmasını ister.

Noter odasının en geç 10 gün içinde odanın ve noterin bulunduğu mahalde en az bir gazete ile gazete yoksa mahalli usullere göre üç gün süreli yapacağı ilânlar üzerine, ilânda belirtilecek süre içinde başvuranlar arasından en az ortaokul mezunu olanların adlarını oda başkanlığı ilgili notere bildirir. Noter, bunlar arasından seçim yapmakta serbesttir.

Odaya başvuranlar arasında en az ortaokul mezunu istekli olmadıdığı takdirde bu husus odaca tanzim olunacak bir zabıtla tesbit ve ilgili notere tebliğ olunur. Bu takdirde ilgili noter başvuran ilkokul mezunlarından birisini de alabilir. Vasıfsız da olsa ortaokul mezunu talip varken ilkokul mezunu kâtip alınamaz.

1512 sayılı Kanunun 44 üncü maddesinin son fıkrası hükmü saklıdır.

Kâtiplerin noterlik değiştirmeleri halinde uygulanacak usul

Bir noterlikte çalışan kâtibin diğer bir noterlikte çalışabilmesi için yanında çalıştığı noterin yazılı onayını alması, çalıştıracak noterin de bu onayı araması şarttır.

Gerek nakil yoluyla ve gerekse istifa suretiyle ayrılıp başka bir noterlikte çalışmak isteyen kâtip için ayrıldığı noterin bağlı bulunduğu Oda Başkanlığınca mevcut sicil kayıtlarına istinaden (Noterlikte çalışabilir veya çalışamaz) kaydı ile Örnek (1) de gösterilen belge çalışacağı notere talebi üzerine gönderilir. Noter bu belgeyi aramak ve dosyasında saklamak zorundadır. Bu şekilde noterlik değiştiren kâtip adaylık devresine tabi tutulmayabilir. Odaca verilen belgede çalışamaz kaydı bulunan kimse noterlikte çalıştırılamaz.

Sözleşme ve sicil tutma zorunluğu

Noter kâtibi veya adayı ile yapılacak sözleşme dört nüsha olarak düzenlenir ve onbeş gün içinde noter odası ile bölge çalışma müdürlüğüne birer nüshası gönderilir. Diğer nüshalardan birisi noterde diğeri kâtip veya adayda kalır. Bu sözleşmelerin notere onaylattırılması zorunludur.

Noter odasına gönderilen sözleşmeye 9. maddeye göre aranan bilgilerin noter tarafından özel olarak onaylanmış birer örneği de eklenir. Kâtip adayının yeterliliğini bildiren rapor ile birlikte yeniden kâtip sözleşmesi yapılmışsa bir örneği gönderilir, yapılmamışsa, aday sözleşmesinin kâtiplik sözleşmesi halinde devam ettiği de odaya bildirilir.

Keza, aday veya kâtip sözleşmesi herhangi bir sebeple ortadan kalkarsa durumun yine odaya bildirilmesi şarttır.

Noter odası, bu değişiklikleri odada tutulan özel dosyalarda saklamak zorundadır.

Noterler, çalıştıracakları kâtip adayları ve kâtiplerin ahlâkî, mesleki bilgi, işe bağlılığı, iş sahipleri ile ilişkileri durumlarını gösterir ve terfie esas olacak ve noter tarafından bir nüsha olarak düzenlenecek gizli sicil fişini her yılın Ocak ayının sonuncu günü akşamına kadar bağlı bulunduğu noter odasına göndermeye mecburdur. (Örnek 2)

Bu rapor ve gizli sicil fişlerine istinaden bölge İçindeki noterlikler kâtiplerinin sicilleri bu Yönetmelik hükümleri dairesince odalarda tutulur.

Hizmetliler

Noterlik dairesinde «hizmetli» olarak çalışan kimselerde 9. maddede yazılı şartlar aranmaz. Noter, gördüreceği işe göre yetenekli gördüğü kimseyi serbestçe tayin eder. Kâtipler için verilen raporlar ile tutulan dosya ve siciller bunlar için de aynı şekilde tutulur.

Personel ücretleri

Noterler, yanlarında çalıştırdıkları kâtip ve hizmetlilere, noterlik işlerinde çalışmaları karşılığı olarak aylık ücret öderler. Bu ücretler İş Kanununun 30. maddesi hükmü gereğince düzenlenecek ücret hesabını gösterir imzalı veya noterliğin unvanını taşıyan bir pusula ile «tediye fişi ücret hesap pusulası) (Örnek 3) ödenir. Ayrıca bordro yapılır.

Kâtip ve hizmetlilere verilecek ücretlerde aşağıdaki esaslar uygulanır:

A - İlk işe başlamada asgarî ücretten az ücret verilemez.

B - Sicil durumu terfie müsait olduğu takdirde, her ilki yılda bir terfi ettirilebilir.

C - Noterin ayrılması veya ölümü halinde, yeni atanacak noterle kâtip ve hizmetliler arasında yeniden bir ücret sözleşmesi yapılacağından, bunların geçmiş terfi süreleri bu sözleşmelerde nazara alınır.

Personelin terfii ve buna bağlı işlemler

Kâtip ve hizmetlilerin terfilerinin yapılabilmesi olumlu sicil almalarına bağlıdır. Olumlu sicil alamayanlar o dönem terfi ettirilemezler.

Terfie esas olacak sicil fişleri ve sair belgeler her yıl noter tarafından düzenlenir ve ocak ayı sonuna kadar odaya gönderilir. (Örnek 2) Noter, gerekli görürse başkâtip ve varsa servis şeflerinin mütalaasını da alabilir.

Siciller, oda yönetim kurulunca her yılın Şubat ayı sonuna kadar verilir ve terfie esas olacak kanaatini her personel hakkında, terfi edecekler için tarih de gösterilmek suretiyle notere bildirir.

Terfie esas olacak sicil ikinci yılın sicilidir.

Bu Yönetmelik yürürlüğe girdikten sonra aynı yıl içinde terfi süresi dolmuş olan ve dolacaklar için bir yıllık sicil dahi kâfidir. Bu yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihte noterliklerde çalışmakta olanların terfi dönemi son aylık ücretleri ilk aldıkları aybaşından hesaplanır.

Terfie esas olan sicil fişleri gizlidir. Tanzim eden ile yetkili merci ve şahıslardan başka kimseye gösterilemez ve açıklanamaz.

Personelin yaş tahdidi

Kâtip ve hizmetliler 65 yaşını tamamladıklarında, yaş tahdidine tabi tutulurlar. Yaşın hesabında Türkiye Cumhuriyeti Emekli Sandığı Kanununun hükümleri kıyasen uygulanır.

Sigorta ettirme yükümlülüğü ve ikramiye

Noterler yanında çalıştırdıkları katip ve hizmetlileri

a)T. C. Emekli Sandığından emeklilik veya malûllük aylığı almakta olanlar dışında yanında çalışanları 506 sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu hükümlerine göre sigorta ettirmekle yükümlüdürler.

b)T. C. Emekli Sandığından emeklilik ve malûllük aylığı almakta olup, yaşı 65'i geçmeyen kâtip ve 55'i geçmeyen hizmetlilerin de (hastalık) ve (analık) sigortasına girmelerini sağlarlar,

c)Noterliklerde çalışan kâtip ve hizmetlilerden üstün gayret ve başarısı noterce tesbit edilenlere yılda bir defaya mahsus olmak ve yarım aylık tutarını geçmemek üzere ikramiye verilir.

Verilecek ikramiyenin zamanını noter tayin eder.

Personelin izninde uygulanacak kurallar

Yıllık izinler, noterlik dairesinin işlerini aksatmayacak şekilde başkâtip tarafından her yılın Ocak ayında düzenlenecek ve noter tarafından onaylanacak bir çizelgeye göre kullandırılır.

İzin talepleri, yazılı olarak başkâtibe verilir. İzin için müracaat etmeyen kâtipler ve hizmetliler noter tarafından tayin edilecek günde iznini kullanmak zorundadır.

Taleplerin aynı zamana rastlaması halinde veya iş durumuna göre noterin yapacağı tertibe, ilgili kâtip ve hizmetli uymak zorundadır. Noter kâtiplerinin yıllık izinleri İş Kanunu ve bu yönetmelik gereğince tutulacak deftere kaydolunur. Ayrıca her kâtibin ve hizmetlinin izne başlama ve bitirme tarihleri özel dosyasına konulmak üzere noter odasına bildirilir.

Kıdem tazminatı

Kâtip ve hizmetlilere, kanunlar ve Türkiye Noterler Birliği organlarının tesbit edeceği usuller dairesinde kıdem tazminatı verilir.

Servisler

Kanunda ve Yönetmelikte yer alan işlemler noterlik personeli tarafından ilgili servislerdeki çalışma ile görülür.

Servisler;

A)Başkâtiplik servisi,

B)İşlemler (muamelât) servisi,

C)Hesap işleri servisi ve vezne,

D)Tebligat servisinden oluşur.

Başkâtiplik servisi

Bu servis,

a)Haberleşme ve yazışma işlerini yürütmek,

b)Kanun ve yönetmeliklerle tanzimi diğer servislere verilmemiş liste, beyanname ve bildiriler düzenlemek ve ilgili mercilere zamanında göndermek,

c)Noterlikte tutulması gerekli defterleri usulüne uygun tutmak, (başkâtip, noterin yazılı onayı olmak suretiyle defterlerden bazılarını ilgili servislere de tutturabilir.)

d)Emanetlerin teslim ve muhafazası için gerekli işlemleri yapmak,

e)Her türlü karton ve dosyaları usulüne uygun olarak tutmak ve günlük işlem kâğıtlarının ciltbentlere yerleştirilmesini temin etmek,

f)Arşiv bölümünü tanzim ve çalışma tarzını tayin, tesbit, yürütme ve denetlemek,

g)Noterlik dairesinin iç hizmetleri, temizlik Ve koruma tedbirlerini yerine getirmek,

h)Aylık ve yıllık iş cetvelleri, beyannameler ve her türlü cetvelleri düzenlemek ve bunları ilgili yerlere göndermek ve gecikmeye meydan bırakmadan gerekli ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak,

İşlerini yapmakla görevlidir. Bu işler başkâtiplik servisi tarafından yapılacağı gibi başkâtibin teklifi, noterin onayı ile diğer servislere de yaptırılabilir,

İşlemler (muamelât) servisi

Kanunlarda genel ve özel olarak noterliklerde yapılması öngörülen tüm noterlik işlemlerini kanun ve yönetmelikte gösterilen şekil ve suretle hazırlamak, bu işlemlerin harç, vergi ve sair ücretlerinin tahakkukunu yapmak ve iş kâğıtlarını vezneye gidebilecek şekilde hazırlamak ve işi biten kâğıdı vezneye sevk etmekle görevli servistir,

İş yoğunluğuna göre noter servislerde yeteri kadar personel çalıştırır. Ancak, birden çok kâtibin çalıştığı serviste noter gerekli görürse bunlardan birisine «servis şefliği» görevini verir.

Şef, servisinin en yakın âmiri olup, servisinin işlerini düzenli bir şekilde ve zamanında yapılmasından sorumludur.

Hesap işleri servisi ve vezne

Noterlik dairesinin gelir, gider, vergi ve sigorta gibi tüm hesap işleri ile vezne ve kasa işlerini ve noterin vereceği diğer işleri yürüten servis hesap işleri servisidir.

Bu servis doğrudan doğruya notere bağlı olup vezne, kasa ve muhasebe bölümleri halinde çalışır. Vezne işlerini yürüten kişiye «veznedar» denir.

Servisleri tam olan noterliklerde yevmiye defteri, muvazene defteri, harç, damga vergisi beyannameleri, bodrolar, vergi ve sigorta bildirimleri bu servis tarafından tanzim edilir.

Çalışma tarzı; işlemler servisinden çıkan her işlemin tahakkukunun doğru olup olmadığı başkâtip tarafından kontrol edilerek paraf edildikten sonra vezneye gelir. Vergi, harç, resim, değerli kâğıt ve diğer ücretlerin noksansız ve doğru tahakkuk ettiğine kanaat getiren veznedar evvelâ bu işlemin makbuzunu keser, bedelini tahsil eder. İşlemin sağ üst köşesine yevmiye numarasını kor ve kâğıdın sağ alt tarafındaki noterlik tastik mahallini noterlik mühürü ile mühürler. İşin niteliğine göre evrakın üst orta kısmına örnek, tercüme ve sair şerhleri ihtiva eden kaşeyi basar. Yazı ile yazılması gerekli şerhlerin noksanlığı halinde tamamlanmak üzere servisine iade eder. İşleme değerlendirme pulu yapıştırılıyorsa bu pullara tarih damgası basılır, Bundan sonra altı notere, noter yokluğunda imzaya yetkili vekile imzalattırılır. Noterlikte kalacak nüsha alıkonularak diğeri ilgiliye verilir.

İşlem kâğıdının noterlikte kalan nüshası yevmiye defterine işlendikten sonra ait olduğu gruba ait cilt veya ciltbentte saklanır. Cilt veya ciltbentlere sığmayacak büyüklükte ya da kalınlıkta olan veya emniyet nedeniyle noter tarafından gerekli görülen işlemler ayrı yerde saklanır. Ancak, işlemin yevmiye numarası, niteliği, ilgilileri ve evrakın nerede saklandığı ayrı bir kâğıda yazılarak, o evraka ait cilt veya ciltbentteki yerine konur. İşlem tescile tabi ise bu arada bu da ikmal edilir ve evrakın üzerine tescil edildiği işareti konulur. Cilt veya cilt- bente yerleştirilen evrakın her işi bitmiş olmalıdır.

Defter onaylamalarında onaylanan defterler için, onaylama şerhinde bulunan bilgileri kapsayan bir kâğıt, cilt veya ciltbentteki yerine tek tek veya toplu halde sıra takip etmek üzere konulur.

Tebligat servisi

Tebliği istenen kâğıdın noterlik dairesi aracılığı ile kanun ve nizamlara uyarak muhatabına ulaştırılması veya muhatabın ıttılaına en emin şekilde arz edilmesi ile görevlidir.

Tebligatın gerektirdiği bütün masraflar peşin veya avans olarak tahsil olunur. Tebliği isteyen tarafından bu suretle gerekli masrafın tamamı ödenmeyen tebligattan sarfınazar olunmuş sayılır.

Tebliğ edilecek usulüne uygun hazırlanmış her nevi evrak, bir ciltbende konularak ve diğerleri tebliğ edilecek kimselere verilmek ve bir nüshası da tebliği isteyene şerh verildikten sonra iade olunmak üzere lüzumu kadar nüshadan terekküp eder.

Şu kadar ki; tebligatın kaç nüsha olacağı sarahaten tespit edilmeyen hallerde nüsha adedi özel haller hükümlerine göre tespit olunur.

Tebliği istenen kâğıtların her nüshasına veznece yapılması gerekli işlemleri yapılır ve her nüshaya hangi yolla tebliği talep olunmuş ve noterlikçe uygun görülmüş ise bu hususu belirtir şerh konulur.

BEŞİNCİ KISIM

Tutulması Zorunlu Olan Defterler

Adalet Bakanlığında tutulacak defterler

Adalet Bakanlığında aşağıda gösterilen defterlerin tutulması zorunludur.

1- Noterlik belgesine sahip olanlar defteri,

2- Noterlikler defteri,

3- Noterler sicil defteri ve sicil cüzdanı,

Noterlik belgesine sahip olanlar defteri

1512 sayılı Kanunun 6. maddesindeki niteliklere sahip olanlar ile aynı Kanunun 17. maddesi gereğince noterlik stajını bitirmek suretiyle noterlik belgesi almaya hak kazananların kaydolunduğu defterdir.

Bundan başka, 1512 sayılı Kanunun yürürlüğe girmesinden önce noterlik veya noter yardımcılığı ehliyetnamesi aldığı halde tayini yapılmamış olanlar da bu deftere kaydolunur.

Bu defterde, sıra numarası, fotoğraf yeri, belge sahibinin adı soyadı, işi, belge tarihi, adres sütunları ile belgenin Kanunun hangi maddesine göre verildiği, teklif edilen noterlik, teklifin yapıldığı tarih, teklifin reddedildiği ya da reddedilmiş sayıldığı tarih, kaydının silindiği tarihlerin yazılmasına mahsus düşünceler sütunu bulunur.

Noterlik belgesine sahip olanlar defterinden kaydın silinmesi

Noterlik belgesine sahip olanların,

1 - Atandığı noterlikte göreve başlaması,

2- Noterliğe atanma koşullarını daimi olarak kaybetmesi,

3-Adalet Bakanlığınca yapılan tekliflerin ikisini reddetmesi veya reddetmiş sayılması,

4- Başvurması üzerine atandığı noterlik görevine başlamıyarak iki defa istifa etmesi veya istifa etmiş sayılması,

5- Ölmesi,

Hallerinde defterdeki kaydı silinir.

Bu suretle defterdeki kaydı silinmiş olanların başvurmaları üzerine önceden almış oldukları belgeler iptal edilir ve bu husus defterin düşünceler sütununda gösterilir.

Yeniden başvuran, noterliğe atanma şartlarını yitirmediğini belgelendirmesi halinde noterlik belgesine sahip olanlar defterine, ilk defa başvuranlar için uygulanan usul gereğince yeniden kaydedilir ve yeni sıra numarasına göre belge verilir.

Noterlikler defteri

Noterlikler defteri, her noterliğin ayrı bir sayfaya kaydedildiği bir defterdir. Bu defterde noterliğin adı, dosya numarası, noterin adı, soyadı, göreve başlama tarihi, ayrılma tarihi, noterliğin sınıfı, iş yeri adresi ve düşünceler sütunları bulunur.

Noterin değişmesi halinde yeni notere ait gerekli bilgiler aynı sayfadaki özel yerlerine işlenir.

Noterler sicil defteri

Noterler sicil defterinde her noter ayrı bir sayfaya kaydedilir. Bu defter sıra numarası, sicil numarası, noterin adı ve soyadı, doğum yeri, doğum tarihi, noterliğe başladığı tarih, bulunduğu noterliklerin adları, göreve başlama ve ayrılma tarihleri, ne suretle atandığı, ayrıldığı ve düşünceler sütunlarını kapsar.

Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihte noter olanlara Adalet Bakanlığınca kıdemlerine göre sicil numarası verilir. Daha sonra noterliğe atanalara da işe başlama tarihlerine göre sicil numarası verilir.

Sicil numarası bulunan bir kimse noterlikten ayrılıp, tekrar noterlik görevine atanması halinde eski sicil numarasını alır. Yönetmeliğin yürürlüğe girmesinden önce meslekten ayrılmış olup ta, yeniden noterliğe atananlar yeni sicil numarası alırlar.

Noterler sicil cüzdanı

Noterler sicil cüzdanı her noter için ayrı bir defter halinde tutulur. Bu defterde noterin fotoğraf yeri ile sicil numarası, kimliği, öğrenim ve askerlik durumu, eserleri, bildiği yabancı diller, ne suretle noterliğe atandığı, bulunduğu noterlikler ve bu noterliklere başlama, ayrılma tarihleri, noterliğe atanmasından önce bulunduğu görevler, aldığı madalya ve ödüller, hakkında girişilen ceza kovuşturmaları ve disiplin işlem ve cezaları, izinleri, sağlık durumu, Adalet Müfettişliğince yapılan teftiş sonuçları, fahri olarak yaptığı görevler ve düşünceler sayfa ve sütunları bulunur.

Bakanlıkça tutulacak dosya ve kartonlar

Adalet Bakanlığında ayrıca atama, teminat, izin, teftiş, şikâyet ve gerekli görülen sair konular için dosyalar tanzim edilebilir.

Türkiye Noterler Birliğinde tutulacak defterler

Türkiye Noterler Birliğinde aşağıda gösterilen defterlerin tutulması zorunludur.

1 - Karar defterleri,

2 - Sicil defterleri,

3- Vasiyetnamelerin tesciline dair uluslararası sözleşmelere göre tutulacak defterler,

4- Muhasebe defterleri,

5- Diğer defterler,

6- Disiplin Kurulu defterleri,

Türkiye Noterler Birliğinde ve organlarında tutulacak defterler, düzenlenecek ayrı bir iç yönetmelikle ihtiyaca göre artırılabilir. Defterlerin nitelikleri ve nicelikleri ile muhasebe çalışmaları da bu yönetmelikle belirlenir.

Karar defterleri

A) Yönetim Kurulu ve Başkanlık Divanı Karar Defteri:

Yönetim Kurulu ile divan müzakere sonuçlarının yazıldığı defterlerdir. Kullanmaya başlamadan evvel notere onaylattırılır Aynı defter birden fazla yıl için kullanılırsa, ilk yılın kararlarının bittiği sayfanın altına veya onu takip eden ilk sayfaya o yıla ait kullanmanın hangi syfada bittiği yazılarak kapanır ve altı mühülenip başkanlıkça imzalanır.

Kararın başlangıç sayfasında aşağıdaki kayıtlar bulunur,

a - Hangi kurula ait olduğu,

b - Tutanak numarası,

c - Tutanak tarihi,

d - Karar numarası,

e - Karar tarihi,

f - Kurulu teşkil eden üyelerin unvanları, ad, soyad ve asıl görevi,

g - Toplantıda bulunanların adı, soyadı ve kuruldaki görevleri,

h - Toplantıda bulunamayanların adı, soyadı ve kuruldaki görevleri,

i - Gündem maddeleri,

j - Karar fıkraları yazılır.

B) Birlik ve Odalar Memur ve Hizmetlileri Disiplin Mercii Karar Defterleri:

Bu defter el yazısı ile tutulur, tasdiki diğer karar defterleri gibi olur.

Yönetim Kurulu ve Divanca verilen kararların sadece karar fıkrası tarih ve numara sırası altında yazılır ve aslına uygunluğu Başkanlıkça mühür ve imza ile onaylanır.

Kişiler tarafından verilen disiplin cezaları deftere geçilerek cezayı veren tarafından imzalanır.

Sicil defterleri

Sicil defterleri,

1 - Noterler sicil defteri,

2 - Türkiye Noterler Birliğinde çalışan memur ve hizmetliler sicil defteridir.

Bu defterler föy, kalamoza ve karton şekillerinde tutulabilir, yukarıdaki maddede açıklandığı şekilde onaylanır.

Vasiyetnamelerin tescili sözleşmesine göre tutulacak defterler

Vasiyetnamelerin tescili konusunda bir usul kurulmasına dair Avrupa Sözleşmesi uyarınca tescili gereken vasiyetnamelere ilişkin bilgiler sözleşmede yazılı olduğu şekilde bu defterlere işlenir. Bu defter de 33 üncü maddedeki usule göre onaylanır.

Muhasebe defterleri

Mevcut muhasebe usullerinden bir veya birkaçına göre aşağıdaki defterler tutulur:

a- Yevmiye defteri

}bu ikisi birlikte de tutulabilir.

b- Defteri kebir,

c - Kasa defteri,

d - Demirbaş eşya defteri,

e - Diğer yardımcı defterler,

f - Dahili muhabere defteri,

g - Dahili zimmet defteri,

Muhasebe defterleri, özel kanunlardaki usule göre tasdik ettirilir.

Diğer defterler

Diğer defterler.

a - Muhabere defteri,

b - Zimmet defteri,

c - İç yönetmelikte belirtilecek defterler ile gerekli sair yardımcı defterlerdir.

Bu defterlerde 33 üncü maddedeki usule göre onaylattırılır.

Disiplin kurulu defterleri

Türkiye Noterler Birliği Disiplin Kurulunda, aşağıdaki defterler tutulur.

a - Esas defteri,

b - Talik defteri,

c - Muhabere defteri,

d - Karar defteri,

e - Zimmet defteri,

f - Karar kartonu,

g - Diğer yardımcı defter ve kartonlardan ibarettir.

Bu defterler 33 üncü madde uyarınca onaylanır.

Noter odalarında tutulacak defterler

Noter Odalarında aşağıda gösterilen defterlerin tutulması zorunludur.

1- Noter odası üye kayıt defteri,

2- Noter odası karar defteri,

3- Stajiyer defteri,

4- Noter kâtipleri sicil defteri,

5- Noterlikler ortak cari hesap defterleri,

6- Diğer defterler,

Noter Odası üye kayıt defteri

Noter odasına bağlı noterliklerde görev yapan noterlerin üye olarak kaydedildiği defterdir. Bu defterde her notere bir sayfa ayrılır. Sayfanın sağ başına fotoğraf, altına noterin adı, soyadı, odaya kayıt numarası, noterliğin adı, noterin doğum tarihi, doğum yeri, noterliğe ilk tayin edildiği tarih ile nakil varsa geldiği veya gittiği noterlik, giriş aidatına ait makbuzun tarih ve numarası ve düşünceler sütunu ile noterin, her türlü tatbike medar olacak imzası ve mühürünü ihtiva etmesi gerekir.

Noter Odası karar defteri

Noter Odası karar defteri bu yönetmeliğin 33 üncü maddesinde yer alan karar defterleri gibi aynı şekil ve usuller dairesinde tutulur.

Stajiyer defteri

Noter odaları, bölgelerindeki stajyerlerin durumu gösteren bir defter tutarlar. Bu deftere stajyerin adı, soyadı, doğum tarihi ve yeri, adresi, bitirdiği okul, staj için müracaat ettiği tarih, kabul tarihi, staj yaptığı noterlik ve aldığı ücret ile stajın sonucu ve stajyer hakkında tanzim edilen rapor özetleri, imza yetkisi verilmişse tarihi ve vekâlet ettiği noterlik adı ve süresi kaydolunur.

Noter kâtipleri sicil defteri

Her noter odası kendi bölgesindeki noterliklerde çalışan katipler için sicil defteri tutmakla zorunludur. Bu defter, birlik memur ve hizmetlileri için tutulacak defterler gibi tutulur. (Örnek 4) Her oda, işbu yönetmelik yürürlüğe girdiği tarihten itibaren altı ay içinde bölgesindeki katiplere bir sicil numarası vermek suretiyle bu deftere kaydetmek zorundadır. Sicil numarası verirken kâtiplerin noterliklerdeki hizmet süreleri esas alınır.

Bu deftere katibin sicil numarası, adı, soyadı, doğum tarihi ve yeri, çalıştığı noterlik, tahsil durumu, imza yetkisi varsa yetkinin verildiği veya alındığı tarih, aldığı cezaları, naklen geldiği veya gittiği noterlik adı ve ünvanındaki değişiklikler kaydolunur.

Noter Odasında tutulan bu defter kayıtları gizli olup ancak oda bunu, istendiğinde Bakanlık yetkilileri, Türkiye Noterler Birliği, Disiplin Kurulu gibi merciler ile o katibi çalıştıran veya çalıştırmak isteyen notere gizli olarak bildirir.

Noter katipliğine veya adaylığına yeni atananlar, tayin tarihini takip eden 15 gün içinde bu deftere kaydedilir. Her noter aldığı katip veya adayı bu süre içinde odaya bildirmekle yükümlüdür.

Bu defterden başka odalarda her noter katibi için yönetmeliğin 9 uncu maddesinde aranan belgeleri ve imza yetkisi verildikçe yemin zaptı suretlerini ve ceza verilmişse ilâm ve kararları ihtiva eden bir dosya tutulur.

Noterlikler Ortak Cari hesap defteri

Noterlikler Ortak Cari Hesap Defterleri, 1512 sayılı Kanunun 109 uncu ve 166/12. maddeleri uyarınca tutulacak defterlerdir.

A - 1512 sayılı Kanunun 109 uncu maddesine göre her bankada açılacak hesap için tutulacak Banka Cari Hesap Defteri,

B - 1512 sayılı Kanunun 166/12, maddesine göre kambiyo senetleri ortak hesabı için yine her bankada açılacak hesaba ait olmak üzere, tutulacak Kambiyo Senetleri Banka Cari Hesap Defteri (Örnek 5)

Bu defterler Yönetmeliğin 12 inci kısmındaki esaslar gözönünde bulundurularak tutulur.

Diğer defterler

Noter Odalarınca, ayrıca, görevli noterlikler defterleri, oda memurları sicil defteri, muhabere defteri, zimmet defteri, demirbaş eşya defteri, muhasebe yevmiye defteri, sigorta dosyası, gelen giden yazışmalar için kartonlar, her noter için ayrı ayrı yazışma dosyaları usullerine göre tutulur.

Odalarca tutulacak defterler, 33 üncü madde gereğince onaylanır.

Noterliklerde tutulacak defterler

Noterliklerde aşağıda defterlerin tutulması zorunludur.

1- Yevmiye defteri,

2- Emanet defteri,

3- Tescili defteri,

4- Muvazene defteri,

5- Değerli kağıt defteri,

6- Teftiş defteri,

7- Muhabere defteri,

8 - Zimmet defteri,

9- Personel sicil defteri,

10- İzin defteri,

11- Demirbaş eşya defteri,

Noterliklerde tutulacak defterler kullanılmadan önce bağlı bulundukları hakimliğe tasdik ettirilir.

Yevmiye defterleri

Yevmiye defteri iki sayfalı bir defterdir. Defterin sol tarafında; yevmiye sıra numarası, işin niteliği, ilgililer, harç, damga vergisi, kontrato resmi ve değerli kâğıtlar, sağ sayfada diğer gelirler adı altında; noter ücreti (kanunlarında harç, vergi ve resimden bağışık olduğu yazılı işlemler dahil), düzenleme ücreti, yazı (bildirim yazı ücreti dahil), çevirme, karşılaştırma, tescil, emanetlerin saklanması, defter onaylama, yol ödeneği, aracılık ücreti, memur vasıtası ile tebliği ve sair ücretleri ile ücretler yekûnu ve genel yekûn sütunlarını kapsar.

Yevmiye defterine, gelen iş kâğıtları geliş sırasına göre numara alır ve deftere işlenir. Her iş günü bitiminde günlük işlerin kalem kalem yekünleri alınır.

Bir günkü yekünün altına varsa bir evvelki gün veya günler yekünü yazılır. 15 gün toplamı birinci dönem yekünü olmuş olur. Maliyeye verilen beyanname yekûnu bu miktarı ihtiva eder.

Ayın 16 ncı günü, ikinci dönemin birinci günü olduğu için yekünü alındıktan sonra evvelki günler yekünü eklenmez. 17 nci (İkinci dönemin ikinci günü) günün toplamı altına 16 ncı günün toplamı eklenir. Bu suretle ayın son günü ikinci dönemin toplamı bulunmuş olurki, ikinci dönem beyannameye bu miktarlar işlenir.

İkinci dönem toplamının altına, birinci dönemin toplamı eklenerek birinci ayın yekünü elde edilmiş olur. Bu yekünda aylık cetvelin ve aylık gelirin işlendiği muvazene defterinin esasını teşkil eder. Aylık gelirler bu toplamın rakamlarına göre tespit edilir.

Türkiye Noterler Birliğine, Noterlik Kanununun 71. maddesine göre verilecek cetveller bu toplama göre hazırlanır.

Müteakip aylarda yukarıdaki usulle toplama işlemleri yapılır, bir ay evvelki genel yekûn aylık son yekûna eklenerek sene tamamlanır. Bu suretle yıl sonu hesapları da bu yekûna göre yapılmış olur.

Görevli noterliklerde ortak cari hesaba ait işlemler yevmiye defteri sıra numarasına göre yevmiye kırmızı boyalı bir kalemle işlenir. Bu mümkün olmazsa bu sıra numarasının düşünceler hanesine noterlikler ortak cari hesabına ait olduğu işaret veya mühür basılarak belirtilir.

Yevmiye defteri yılın başında bir numaradan başlayarak sene sonuna kadar, yapılan işlem kadar numara alır. 15 günlük yekünlara göre numara yenilenmez, numara birbirini izler.

Noterlik Kanununun 52. maddesine göre tadilde yapılan işler, tatili izleyen ilk iş gününün ilk yevmiye numarasına kayıt günü tarihi ile yazılır. Ondan sonra günlük işlere devam olunur.

Emanet defteri

Noterliklere verilen her türlü emanetlerin kayıt defteridir. Defter karşılıklı iki sayfalı olarak kullanılır.

Sol tarafa, emanet tutanağının tarih ve numarası ile emaneti verenin adı, soyadı, baba adı, doğum tarihi, adresi ve adına yatırılanın adı, soyadı (biliniyorsa) baba adı, doğum tarihi, adresi açık olarak yazılır. Bu sayfaya lehine emanet yatırılan kimseye tutanağın bir örneğinin tebliğ edildiği tarih ve emanetin miktar ve cinsi, varsa özel vasıfları yazılır.

Sağ tarafa, emanetin ilgiliye verilmesi işlemi yazılır. Emanetin verildiğini gösteren tutanağın tarih ve numarası, para ise çekin tarih ve numarası yazılır ve imzası alınır.

Tescil defterleri

Kanunlara göre tescilleri gereken işlemlerin yazıldığı defterlerdir.

Tescil defterine, tescili gerekli işlemler sıra numarası, işlemin tarih ve numarası, ilgililerin adı soyadı, işlemin niteliği yazılmak suretiyle tescil edilir. Tescilde işlem aynen yazılabileceği gibi özet halinde de yazılabilir. Kanunlarında gösterilen sair şekiller saklıdır.

Noterliklerde tutulacak tescil defterleri şunlardır:

1- Mülkiyeti muhafaza kaydıyle yapılan satışların tesciline ait defter,

2- Kanunların tescilini emretiği akit ve işlemlerin kaydına mahsus tescil defteri.

Ayrıca, noterler dairelerinde yapılan vasiyetname vesair ölüme bağlı tasarruf işlemlerini, vasiyette veya tasarrufta bulunan ilgilinin soyadına göre tutulacak bir fihrist defterine, işlem tarih ve numarasını da belirtmek suretiyle kaydederler.

Muvazene defteri

Noterliklerin aylık gelir ve giderlerinin kaydedildiği defterdir. Karşılıklı iki sayfa olarak kullanılır. Sol sayfasına yevmiye defterinde gösterilen kaynaklarına göre aylık gelirler, sağ sayfasına da aylık giderler yazılır.

Değerli kâğıt defteri

Bu defter iki sayfalı olup, sol sayfaya Maliyeden alınan değerli kâğıtlar veya değerlendirmede kullanılmak üzere alınan damga pullan kaydedilir. Sağ sayfada ise değerli kâğıt veya damga pullarının harcamaları aylık olarak gösterilir.