Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı Sınav Koordinatörlükleri ve Başvuru Merkezlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç ve kapsam

(1) Bu Yönetmelik; Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı tarafından yapılan sınavlarda görev yapmak üzere sınav koordinatörlükleri ve başvuru merkezleri oluşturulmasını, personel görevlendirilmesini bu birimlerin ve görevlendirilecek personelin görevlerini, personelde aranacak nitelikleri, bu birimlerin teknik altyapılarının oluşturulmasını, cari ve diğer giderlerinin ödenmesini, sınav koordinatörlükleri ve başvuru merkezleri tarafından verilen başvuru, tercih, şifre verme gibi hizmetler karşılığında alınan hizmet bedelleri ve söz konusu tutarlardan yapılacak harcamalara ilişkin usul ve esasları belirlemektedir.

Dayanak

(1) Bu Yönetmelik; 17/2/2011 tarihli ve 6114 sayılı Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Hizmetleri Hakkında Kanunun 6 ncı maddesinin on dördüncü fıkrası ile 8 inci maddesinin birinci fıkrasına dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

(1) Bu Yönetmelikte geçen;

a) Asgari ücret: 22/5/2003 tarihli ve 4857 sayılı İş Kanunu uyarınca belirlenen bir aylık brüt asgari ücreti,

b) Başkan: Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanını,

c) Başkanlık (ÖSYM): Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığını,

ç) Başvuru merkezi: Başkanlık tarafından yapılan sınavlara ilişkin başvuru, tercih, kayıt alma, şifre edinme ve yenileme, aday işlemleri sisteminde bilgi değişikliği gibi hizmetler ile Başkanlıkça bildirilen sınavlarla ilgili diğer hizmetleri Başkanlıkça belirlenen bir dönem içerisinde veya süresiz olarak yürüten, Millî Eğitim Bakanlığına bağlı okul ve kurum müdürlükleri, üniversiteler ile ihtiyaç duyulması halinde kamu veya özel kurum ve kuruluşlarını,

d) Başvuru merkezi yetkilisi: Başvuru merkezlerinde sınav hizmetlerinin yürütülmesinden birinci derecede sorumlu olan kurum üst amiri veya uygun gördüğü kişiyi,

e) Gerçekleştirme görevlisi: Harcama yetkilisi tarafından belirlenen kişi ya da kişileri,

f) Harcama yetkilisi: Başkanlıkta, sınav koordinatörlüğü ve başvuru merkezi işlemlerinin yürütüldüğü birimin harcama yetkilisi veya Başkan tarafından belirlenen harcama yetkilisini,

g) Hizmet: Başkanlık tarafından yapılan sınavlarda adayların başvuruda bulunması, sınav sonucunda yerleştirme için tercihlerin sisteme girilmesi, adaylara ilk defa şifre verilmesi, şifre ve bilgilerin yenilenmesi veya Başkanlık tarafından verilmesi istenen diğer hizmetleri,

ğ) Hizmet bedeli: Sınav koordinatörlükleri veya başvuru merkezleri aracılığıyla gerçekleştirilen hizmetler karşılığında adaylardan alınan hizmet bedellerini,

h) Muhasebe birimi: Başkanlığın muhasebe kayıtlarının tutulduğu birimi,

ı) Muhasebe yetkilisi: Muhasebe biriminin yönetiminden ve yetkili mercilere hesap vermekten sorumlu yetkiliyi,

i) Mutemet: Mal ve hizmet alımları için özel hesaptan avans verilmek üzere harcama yetkilisi tarafından her bir sınav koordinatörlüğü veya başvuru merkezi için görevlendirilen kişi ya da kişileri,

j) Özel hesap: Sınav koordinatörlükleri ve başvuru merkezlerinin verdikleri hizmetler karşılığında adaylardan tahsil edilen gelirlerin yatırıldığı; Başkanlık adına kamu bankalarının birinde açılmış banka hesabı veya hesaplarını,

k) Özel kurum ve kuruluş: Kamu kurum ve kuruluşları haricindeki kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları, sermayesinin tamamı veya bir kısmı devlete veya kişilere ait bankalar, özel vakıf üniversiteleri, sivil toplum kuruluşları, sermaye veya şahıs şirketleri ve diğer özel kurum ve kuruluşları,

l) Sınav: Başkanlık tarafından tek merkezde veya birden fazla merkezde kâğıt veya elektronik ortamda yapılan sınavı,

m) Sınav koordinatörlüğü: Sınavlar için devlet üniversiteleri ile ihtiyaç duyulması halinde kamu ve özel kurum ve kuruluşları bünyesinde, sınav organizasyonu ve Başkanlıkça sınavlarla ilgili tevdi edilen diğer işleri yerine getirmek üzere görevlendirilen sınav koordinatörlüklerini,

n) Sistem: ÖSYM bilişim sistemi içinde oluşturulan; Aday İşlemleri Sistemi, Görevli İşlemleri Sistemi, Yönetim İşlemleri Sistemi ve benzeri yönetim bilgi sistemlerini,

o) Tahsilat görevlisi: Harcama yetkilisi tarafından görevlendirilerek adaylardan hizmet gelirlerini tahsil etmeye ve muhafaza etmeye, Başkanlık adına açılmış banka hesabına yatırmaya yetkili, sınav koordinatörü veya başvuru merkezi yetkilisine karşı sorumlu birim çalışanını,

ö) Taşınır kayıt yetkilisi: Başkanlıkta, sınav koordinatörlüğünün işlemlerinin yürütüldüğü birime ait taşınır kayıt yetkilisini,

p) Taşınır kontrol yetkilisi: Başkanlıkta, sınav koordinatörlüğünün işlemlerinin yürütüldüğü birime ait taşınır kontrol yetkilisini,

r) Usul ve Esaslar: 6114 sayılı Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Hizmetleri Hakkında Kanunun 6 ncı maddesinin on üçüncü fıkrası uyarınca yürürlüğe konulan usul ve esasları,

s) Yönetim Kurulu: Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Yönetim Kurulunu,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Sınav Koordinatörlükleri ve Başvuru Merkezleri

Sınav koordinatörlükleri

(1) Başkanlık tarafından yapılan sınavlarda, devlet üniversiteleri, ihtiyaç duyulması hâlinde kamu veya özel kurum ve kuruluşları bünyesinde, sınav organizasyonu ve ÖSYM tarafından tevdi edilen hizmetleri yerine getirmek üzere yönetim kurulu kararı ile sınav koordinatörlükleri oluşturulur ve kapatılır.

(2) Sınav koordinatörleri; yükseköğretim kurumu bulunan merkezlerde; öğretim elemanları, kamu veya özel kurum ve kuruluşlarının çalışanları ile ilgili ülkenin sosyal güvenlik mevzuatı uyarınca emeklilik hükümlerinden faydalananlar arasından Başkanlıkça koordinatör olarak görevlendirilebilir.

(3) Sınav koordinatörlükleri aynı zamanda başvuru merkezi olarak görev yapar ve Başkanlıkça verilen hizmetleri yürütürler.

(4) Başkanlıkça daha önce sınav koordinatörlüğü oluşturulan illerde, hizmet sınırları veya aday sayıları baz alınarak birden fazla sınav koordinatörlüğü oluşturulabilir.

(5) Aday sayısının fazla olduğu ve birden fazla sınav koordinatörlüğü oluşturulan birden fazla ili kapsayan bölgede veya büyükşehirlerde; ÖSYM, mülki idare birimleri, yerel yönetimler, kolluk birimleri ve diğer kurum ve kuruluşlar ile doğrudan iletişim sağlamak, il/bölge genelinde sınavı koordine etmek ve yazışmaları yürütmek amacıyla Başkanlıkça bölge/il Sınav Koordinatörlükleri oluşturulabilir. Görevli atamaları ve diğer işlemlerle ilgili olarak Başkanlık birimler arası görev dağılımını yapar.

Başvuru merkezleri

(1) Başvuru merkezlerince verilecek hizmetler aşağıda yer almaktadır:

a) Adaylardan başvuru ve tercih alınması.

b) Adaylara şifre verilmesi, şifrelerini kaybedenlere yeni şifre üretilmesi.

c) Adayların sistemdeki bilgilerinin değiştirilmesi, fotoğraf değişikliklerinin yapılması.

ç) Sınav organizasyonu ile mevzuat ve uygulamalar sonucu ortaya çıkan ve Başkanlıkça tanımlanan hizmetlerin yerine getirilmesi.

(2) Başvuru merkezleri, bu Yönetmelikte öngörülen yerel düzeydeki hizmetleri yürütürler. Bu hizmetlerin dışında başka hizmetlerin ortaya çıkması durumunda bu birimler Başkanlığın talimatı ile bildirilen hizmetleri yürütür.

(3) Millî Eğitim Bakanlığına bağlı okul ve kurum müdürlükleri, üniversiteler, ihtiyaç duyulması halinde kamu veya özel kurum ve kuruluşları bünyesinde başvuru merkezlerinin oluşturulması, personel görevlendirilmesi ve gerektiğinde başvuru merkezlerinin kapatılması Başkanın onayı ile gerçekleştirilir.

(4) Başvuru merkezi olarak görev yapmak isteyen özel veya kamu kurum ve kuruluşları; il/bölge veya ilçe sınav koordinatörlükleri ya da doğrudan Başkanlığa bağlı temsilcilikler aracılığıyla veya doğrudan Başkanlığa müracaat ederler. Başkanlık herhangi bir talep olmadan gerekli nitelikleri haiz birimleri resen başvuru merkezi olarak da görevlendirebilir.

(5) Başvuru merkezi olarak görev yapmak isteyen kurum ve kuruluşların; yeterli personel, hizmete elverişli bina, taşınır (bilgisayar, web kamerası, yazıcı ve benzerleri) ve ÖSYM tarafından uygun bulunan teknik alt yapıya sahip olması gerekir. Başvurularda bu hususların mevcut olduğu belirtilir.

(6) Başvuru merkezi görevini sonlandırmak isteyen birimlerin gerekçeli müracaatları Başkanlıkça değerlendirilerek karar verilir. Başvuru merkezlerinin görevlerini mevzuata uygun olarak yerine getirmediği tespit edilmesi halinde Başkanlıkça görevi sona erdirilebilir.

(7) Bu Yönetmelikte başvuru merkezlerince yapılması öngörülen hizmetler, hizmet alımı yoluyla özel kurum ve kuruluşlara yaptırılabilir.

(8) Başvuru merkezinin faaliyetlerini bu Yönetmelik ve diğer mevzuata uygun bir şekilde yerine getirmesinden bünyesinde başvuru merkezi açılan kurum veya kuruluşun yöneticisi sorumludur.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Koordinatörlüklerin Görevleri, Koordinatörlüklerde Yürütülecek Hizmetler, Görevlendirmeler, Personel Çalıştırılması, Taşınır ve Taşınmaz İhtiyacı

Sınav koordinatörlüklerinin görevleri

(1) Sınav koordinatörlüklerinin görevleri şunlardır:

a) Görevlendirildiği merkezde sınavları ilgili mevzuata  uygun olarak yapmak.

b) Yapılan sınavlarda görev alacaklara ilişkin görevli havuzunu oluşturmak ve Başkanlığa bildirmek.

c) Sınav Koordinasyon Kurulu toplantılarını organize etmek ve bu kurulun sekretarya hizmetlerini yürütmek.

ç) Sınav öncesi ve sınavda; bina sınav sorumluları, bina sınav sorumlusu yardımcıları, bina yöneticileri, ÖSYM temsilcileri, şehir içi nakil ve güvenlik görevlileri ve diğer görevliler ile sınavın koordinasyonunu sağlamak, sınavlarla ilgili alınan önlemleri Başkanlığa rapor halinde bildirmek.

d) Bulunduğu merkezdeki sınavlarda görev alanların eğitim hizmetlerini yürütmek.

e) Sınavın gizliliği ve güvenliğinin sağlanması için sinyal karıştırıcı, kamera ve benzeri cihazların kullanımı da dâhil olmak üzere kolluk kuvvetleri ile iş birliği yaparak gerekli önlemleri almak.

f) Merkezi aday atamaları tamamlandıktan sonra sınava girecek tutuklu, hükümlü ve sağlık kurulu raporu ile kanıtlanmış özel durumu Başkanlıkça kabul edilen adayların, durumlarına uygun ayrı bir salonda sınava girebilmeleri için ÖSYM ile koordineli olarak gerekli tedbirleri almak.

g) Sınavdan önce sınav bina ve salonlarının sınava hazır duruma getirilmesini sağlamak.

ğ) Sınava uygun binaların bina havuzuna dâhil edilmesi, uygun olmayan binaların havuzdan çıkarılması için güncelleme çalışması yapmak, binaların aday kapasitesini belirlemek, bu bilgileri sisteme kaydetmek, bina ve aday bilgilerini ve yıl içindeki değişiklikleri Başkanlığa bildirmek.

h) Sınav yapılan bina ve salonları sınavdan önce ve sınav esnasında denetlemek.

ı) Adaylara tercih, başvuru, şifre ve diğer hizmetleri vermek, hizmet bedellerini tahsil etmek ve sınav koordinatörlüğü adına açılan hesaba yatırmak, gelir fazlalarını Başkanlıkça belirlenen sürelerde bildirilen banka hesabına aktarmak.

i) Başkanlık tarafından her yılın başında belirlenen sınav başvuru tarihlerini göz önünde tutarak başvurularla ilgili hazırlık işlemlerini yapmak, görev tevdii durumunda adayların başvurularını almak ve başvuru evraklarını Başkanlığa göndermek.

j) Görevlendirilmesi halinde bölgesindeki başvuru merkezlerinin iş ve işlemlerini denetlemek, bu birimlerin belirtilen kurallara uygun olarak hizmet vermelerini temin etmek ve yaptığı çalışmaları ve durumu bir rapor halinde Başkanlığa bildirmek.

k) Sınav görevlilerinden görevlerini aksatanlar, görevde hizmet kusuru işleyenlerle ilgili gerekli incelemeyi yapmak ve sonucu Başkanlığa bildirmek, aday şikâyetlerini ve dilekçeyle yapılan başvurularını incelemek, cevaplamak ve Başkanlığa bilgi vermek.

l) Başkanlıkça verilen diğer görevleri yapmak.

Sınav koordinatörlüklerinde görevlendirmeler

(1) İş yoğunluğu fazla olan ve aday sayısı Başkanlıkça belirlenen limiti aşan koordinatörlüklerde Başkanın onayı ile sınavlarla ilgili her türlü lojistik işlemlerini fiilen yürütmek üzere koordinatör yardımcısı görevlendirilebilir.

(2) İhtiyaç duyulması halinde, kamu kurum ve kuruluşlarında görev yapan personel arasından yeterli sayıda personel Başkanın onayı ile sınav koordinatörlüklerinde görevlendirilebilir.

(3) Sınav koordinatörlüklerinin hizmetlerinin bağlı olduğu kurum içinden görevlendirilecek personel eliyle yapılması esastır. İş yoğunluğu nedeniyle sınav koordinatörlüklerinin bulunduğu kurum ve kuruluşlardan yeterli personel görevlendirilmemesi durumunda, aday sayısı Başkanlıkça belirlenen limiti aşan koordinatörlüklerde diğer kurum ve kuruluşlarda çalışan personel  Başkanlığın sınav hizmetlerinde görevlendirilebilir. Görevlendirilen personelin göreve başlama ve ayrılışları sınav koordinatörü tarafından Başkanlığa bildirilir.

(4) Sınav koordinatörlüklerinde, sınav organizasyonunda kullanılan yazılımları etkin olarak kullanmak ve sınav koordinatörüne sınavlarda ve başvuru hizmetlerinde yardımcı olmak üzere öğretim elemanları arasından personel görevlendirilebilir. Bu personele Başkanlıkça yazılım ve donanım ve gerekli teknik destek eğitimi verilerek Koordinatörlüklerde geçici olarak çalıştırılabilir.

(5) Hizmet alanlarının temizliği, düzeni, güvenliği ve taşıma işleri için ilgili kurum ve kuruluşlardan yardımcı personel görevlendirilebilir.

(6) Koordinatör yardımcısı veya görevlendirme usulüyle çalıştırılacak personel; koordinatörün eşi, ikinci dereceye kadar (dâhil) kan veya kayın hısımları arasından görevlendirilemez.

Sınav koordinatörleri ve yardımcılarının görev süresi

(1) Sınav koordinatörleri ve koordinatör yardımcıları iki yıldan oluşan bir dönem için görevlendirilir. Görev süresi dolan sınav koordinatörü ve yardımcılarından hizmetlerine ihtiyaç duyulanlar Başkanlıkça yeniden görevlendirilebilir.

(2) Sınav Koordinatör yardımcısı görevlendirilmeyen birimlerde Başkanlıkça görev süresi sona eren koordinatör yerine dışarıdan görevlendirme yapılır.

(3) Görevini mevzuata ve Başkanlıkça verilen talimatlara uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen sınav koordinatörü veya koordinatör yardımcısı süresi dolmadan görevinden alınır.

Sınav koordinatörlüğündeki görevlilere yapılacak ödemeler

(1) Sınav koordinatörlüğünde sınavlarda fiilen görev yapanlara Usul ve Esaslarda yer alan göstergeleri aşmamak üzere Başkanlıkça belirlenen göstergeler üzerinden sınav ücreti ödenir.

Kısmi zamanlı öğrenci çalıştırılması

(1) Koordinatörlüklerde ayrıca 6114 sayılı Kanunun 6 ncı maddesinin on dokuzuncu fıkrası uyarınca yükseköğretim kurumlarının önlisans, lisans ve lisansüstü diploma programlarına kayıtlı öğrencilerden Başkanlıkça hizmetlerine ihtiyaç duyulanlar başvuru, tercih, sınav evrakının tanzimi ve benzeri sınav hizmetlerine yönelik geçici işlerde kısmî zamanlı olarak çalıştırılabilir. Bu şekilde çalıştırılan öğrenciler, bu çalışmalarından dolayı işçi olarak kabul edilmez. Kısmî zamanlı olarak çalıştırılan öğrencilere bir saatlik çalışma karşılığı ödenecek ücret, 4857 sayılı İş Kanunu gereğince belirlenmiş olan günlük brüt asgarî ücreti geçemez. Kısmî zamanlı çalışma karşılığı ücret ödenmesi, Yüksek Öğrenim Kredi ve Yurtlar Kurumu tarafından verilmekte olan burs veya öğrenim kredisinin kesilmesi veya aynı Kuruma ait yurtlardan yararlanma hakkının kaldırılması sonucunu doğurmaz. Kısmî zamanlı olarak öğrenci çalıştırılmasına ilişkin haftalık çalışma süreleri ve yapılacak ücret ödemelerinin tutarı ile diğer usul ve esaslar Hazine ve Maliye Bakanlığının uygun görüşü alınarak Başkanlık tarafından belirlenir. Bunlar hakkında 31/5/2006 tarihli ve 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununun 5 inci maddesinin birinci fıkrasının (b) bendi hükmü uygulanır ve prim ödeme yükümlüsü Başkanlıktır. Hak sahibi olarak almış oldukları gelir ve aylıkları bu çalışmalarından dolayı kesilmez.

Sınav koordinatörlükleri ve başvuru merkezlerinin ihtiyaçları

(1) Başvuru merkezleri ve sınav koordinatörlüklerince, sınav hizmetlerinin yürütülmesi için ihtiyaç duyulan taşınırlar Başkanlık tarafından karşılanır. Söz konusu taşınırlar başvuru merkezleri veya sınav koordinatörlüklerinin bağlı olduğu 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu kapsamındaki kamu idaresine 28/12/2006 tarihli ve 2006/11545 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine göre bedelsiz olarak devredilmek sureti ile verilebilir. Bu şekilde devredilen taşınırlar sınav hizmetleri dışında kullanılamaz.

(2) Başvuru sayısı yılda beşyüz bini aşan koordinatörlüklere Başkanlıkça envanterindeki taşıtların geçici tahsisi veya hizmet alımı ya da elde edilen hizmet bedellerinden karşılanmak suretiyle koordinatörlüklerce hizmet alımı ile taşıt temin edilebilir.

(3) Yükseköğretim kurumları ile kamu kurum ve kuruluşları bünyesinde oluşturulan sınav koordinatörlüklerinin hizmetlerini yürütmek üzere sınav evrakının saklama merkezi ve hizmet binası ihtiyacı için gerekli taşınmazlar ilgili kurum ve kuruluşlarca bedelsiz olarak kullandırılır.

(4) Koordinatörlük gelirlerinin yeterli olmaması ve ilgili kurum ve kuruluş tarafından ihtiyacının karşılanamaması durumunda görevli ücretleri hariç olmak üzere, koordinatörlüklerin hizmet binası ve saklama merkezlerinin, bakım-onarım, elektrik, su, doğalgaz, telefon, iletişim, taşıma, araç kiralama ve benzeri diğer tüm ihtiyaçları Başkanlık tarafından karşılanabilir.

(5) Koordinatörlüklerin saklama merkezi ve hizmet binası ihtiyaçlarının ilgili kurum ve kuruluş tarafından karşılanamaması ve Koordinatörlüğün mali durumunun yetersiz olması durumunda yapılan hizmetlerle orantılı olmak kaydıyla Başkanlık bütçesinden bina kiralanabilir.

(6) Kapatılan başvuru merkezlerine daha önce Başkanlıkça gönderilen veya başvuru merkezinde toplanan paralardan alınan taşınırlardan Başkanlıkça uygun görülenler başvuru merkezinin bulunduğu yerdeki sınav koordinatörlüklerine iade edilir.

(7) Özel kurum ve kuruluşlar ile 5018 sayılı Kanun kapsamı dışındaki kamu kurum ve kuruluşları bünyesinde kurulan başvuru merkezleri ve sınav koordinatörlüklerince sınav hizmetlerinin yürütülmesi için ihtiyaç duyulan tüketim malzemeleri, Başkanlık tarafından doğrudan tüketim çıkışı sureti ile ilgili başvuru merkezleri ve sınav koordinatörlüklerine verilir. Dayanıklı taşınırlar ise başvuru merkezleri ve sınav koordinatörlüklerinde belirlenen sorumlular adına Taşınır Mal Yönetmeliği eki taşınır teslim belgesi düzenlenmek suretiyle kullanıma verilebilir.

(8) Hizmetlerin yürütülmesi için gerekli teknik ve yazılım alt yapısı Başkanlıkça karşılanır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Başvuru Merkezlerine İlişkin İşlemler, Harcamalar ve Personel Çalıştırılması

Başvuru merkezlerinin işlemleri

(1) Sınav koordinatörlüklerinden ayrı olarak yükseköğretim kurumlarının bünyesinde kurulan başvuru merkezlerince sınav hizmetlerine yönelik ihtiyaçlarında kullanılmak üzere adaylardan tahsil edilen hizmet bedellerinin yıllık bazda %30’u, ilgili başvuru merkezinin sınav/hizmet binasının ısınma/soğutma, aydınlatma, bakım-onarım, temizlik, internet erişimi, teknolojik altyapının güncellenmesi, kırtasiye, saat ve pil gibi sınavla ilgili tüketim malzemesi, taşınırlar ve benzeri sınav ve hizmetlerle ilgili giderleri için kullanılır.

(2) Hizmet bedelinin %70’i ise aralık ayının sonuna kadar Başkanlığın hesabına aktarılır. Başkanlığa aktarılan bu tutarlar muhasebe birimince emanet hesabına kaydedilir. Gelir ve giderlere ilişkin ayrıntılı hesap cetveli de aynı süre içinde Başkanlığa intikal ettirilir.

Diğer başvuru merkezlerine ilişkin işlemler

(1) Milli Eğitim Bakanlığına bağlı okul ve kurum müdürlüklerinde her bir başvuru kaydı için adaylardan hizmet bedellerinin tahsili ile bu hizmet bedellerinin başvuru merkezlerinin ihtiyaçlarında kullanılmasına ilişkin esas ve usuller, 6114 sayılı Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Hizmetleri Hakkında Kanunun 6 ncı maddesinin on dördüncü fıkrası uyarınca  Milli Eğitim Bakanlığı ile ÖSYM arasında imzalanacak protokolle belirlenir.

(2) PTT ve bankaların tahsil ettikleri hizmet bedellerinden gider karşılığı olarak ayrılacak tutarın tespiti ile kalan tutarın cari yıl sonunu geçmemek üzere hangi sürelerde Başkanlık hesabına aktarılacağı hususları yapılacak protokolle belirlenir.

Başvuru merkezlerinde personel çalıştırılması

(1) Başvuru merkezlerince yürütülecek hizmetler için yeterli sayı ve nitelikte personel okul veya kurum müdürlüklerince görevlendirilir. Hizmet alanlarının güvenliği, temizliği ve düzeni için yardımcı personel de görevlendirilebilir.

(2) Başvuru merkezlerinde hizmetler, görevlendirilen ilgili kurum personeli tarafından yürütülür. Bunların dışında kurum dışından başka bir şekilde personel görevlendirilemez. Hizmetlerde görevlendirilen personelin başlama ve ayrılış yazıları başvuru merkezi yöneticisi tarafından dosyada muhafaza edilir. Talep halinde Başkanlığa gönderilir.

(3) Başvuru merkezlerinde sınav hizmetlerinde asli görevleri nedeniyle sosyal güvenlik mevzuatına göre sigortalı sayılanlar dışında sürekli personel çalıştırılamaz.

(4) Başvuru merkezinde görevlendirilecek personel; başvuru merkezi yöneticisinin eşi, ikinci dereceye kadar (dâhil) kan veya sıhrî hısımı olamaz.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Hizmet Bedelleri, Gelirler ve Giderlerle İlgili İşlemler, Belge Düzeni

Hizmet bedelleri ve tahsilât

(1) Başkanlıkça belirlenen hizmetlerin dışında ÖSYM adına başka bir hizmet görülemez ve bedel alınamaz. Ücret alınmayacak hizmetler ile hangi hizmetten ne kadar ücret alınacağı Yönetim Kurulunca tespit edilir. Hizmet bedelleri uygun araçlarla duyurulur. Başkanlıkça belirlenen hizmet bedeli dışında o hizmet için başka bir bedel alınamaz.

(2) Hizmet bedeli alınmasını gerektiren işlemlerden bedel alınmaması veya eksik alınması durumunda alınmayan veya eksik alınan hizmet bedelleri işlemi hatalı yapan görevli personele rücu edilir.

(3) Yönetim kurulunca bedel alınmamasına karar verilen hizmetler için ilgili birimlerce hiçbir şekilde adaylardan bedel alınmaz.

(4) Belirlenen hizmet bedellerinden fazla miktarda hizmet bedeli tahsil eden görevliler hakkında 5018 sayılı Kanunun 72 nci maddesi hükümleri uyarınca işlem yapılır.

(5) Başvuru merkezleri ve koordinatörlüklerce hizmet bedelleri yazılı veya elektronik ortamda oluşturulan ve sıra takip eden alındılar karşılığında ilgililerden tahsil edilebilir ve bu alındıların bir nüshası elektronik veya arşiv ortamında ilgili birimde saklanır.

(6) Koordinatörlüklerce esas ve usulleri Başkanlıkça belirlenmek kaydıyla kredi kartı ile de hizmet bedelleri tahsil edilebilir.

Özel hesap açılması

(1) Sınav koordinatörlükleri ve başvuru merkezlerince tahsil edilen hizmet bedellerinin yatırılması için Başkanlıkça özel hesap açılır.

(2) Sınav koordinatörlükleri ve başvuru merkezleri tarafından tahsil edilen hizmet bedellerinden özel hesaba yatırılması gereken tutar ile yatırılma süresini sınav koordinatörlükleri ve başvuru merkezleri itibarıyla belirlemeye, gerektiğinde özel hesaplar arasında aktarma veya birleştirme yapmaya Başkanlık yetkilidir.

(3) Sınav koordinatörlükleri ve başvuru merkezlerinin Başkanlıkça belirlenen süre veya limiti aşan tahsilat tutarları, tahsilat görevlileri tarafından, hizmet kayıtlarının tutulduğu sistemden alınacak tahsilat dönemine ilişkin işlem raporu ile gerekli uygunluk sağlandıktan sonra sınav koordinatörü veya başvuru merkezi yetkilisinin onayı ile özel hesaba yatırılır. Bankadan alınan dekont ile hizmet kayıtlarının tutulduğu sistemden alınacak tahsilat dönemine ilişkin işlem raporu, sınav koordinatörü veya başvuru merkezi yetkilisi ile tahsilat görevlisi tarafından imzalandıktan sonra birimde muhafaza edilir.

(4) Yıl sonlarında sınav koordinatörlüklerinin özel hesaplarında kalan tutarlar ile başvuru merkezlerince Başkanlığa aktarılacak tutarlar, Başkanlıkça bu amaçla açılan özel hesaba aktarılarak muhasebe kayıtlarında emanet hesaba alınır. Özel hesapların kayıtlarının tutulması, gelir fazlası tutarların hesaplanması, özel hesaptan emanet hesaba alınması ile ilgili işlemler muhasebe birimi tarafından yapılır.

(5) Özel hesaplara yatırılan tutarlar ile bu hesaplardan yapılan harcamalar Başkanlık bütçe hesaplarıyla ilişkilendirilmez.

(6) Başkanlıkça gerek görülmesi halinde, emanet hesapta kayıtlı toplam tutarın %50’sini geçmemek ve sınav ihtiyaçlarında kullanılmak üzere ihtiyacı olan sınav koordinatörlüklerinin hesabına aktarma yapılabilir. Kayıtlara alındığı yılı takip eden yılın sonunda emanet hesapta kalan tutar Başkanlıkça bütçeye gelir kaydedilir.

(7) Milli Eğitim Bakanlığına bağlı okul ve kurum müdürlüklerinde oluşturulan başvuru merkezleri için Milli Eğitim Bakanlığı ile Başkanlık arasında, sınav koordinatörlükleri dışındaki diğer başvuru merkezleri için ilgili kurum ve kuruluşlar ile Başkanlık arasında imzalanacak protokol esasları geçerlidir.

Mali hükümler

(1) Başkanlık adına açılan özel hesaba kaydedilen hizmet bedelleri, yalnızca koordinatörlüğün sınavlara ve hizmetlere ilişkin mal ve hizmet alımlarında harcanabilir. Koordinatörlük hizmetleri ile doğrudan ilgisi olmayan şahsi mahiyette harcamalar yapılamaz. Koordinatörlükte; dayanıklı taşınırlar ve tüketim malzemeleri, internet, iletişim, personel, taşıt kiralama, kullanılan taşıtların yakıtı, bakım ve onarım giderleri, ulaşım, sınav evrakını indirme-bindirme, telefon, faks, kırtasiye, su, ısıtma, aydınlatma,  temizlik, güvenlik, sınav evrakının ve görevlilerin taşınması, sınav binalarının denetlenmesi, güncellenmesi ve yeni açılacak binaların sisteme dâhil edilmesi ile ilgili personel ve hizmet giderleri, sınav binalarında sınav öncesi ve sınavda oluşacak eksikliklerin tamamlanması, sınav görevlilerinin eğitimi amacıyla toplantı tertibi, görevlilerin mahalli teamüllere ve piyasa rayicine uygun temsil ve ağırlama giderleri, Başkanlığın onayı ile soru hazırlama ve denetleme çalışmaları yapılması, sınav öncesi hazırlık veya sınav sonrası uygulamaya yönelik bölgesel ve yerel toplantılar ile temsil, ağırlama, iaşe ve ibate giderleri gerekçesi açık ve yazılı olarak belirtilmek suretiyle yapılabilir. Tüm harcamalar 31/12/2005 tarihli ve 26040 üçüncü mükerrer sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde tanımlanan fatura veya fatura yerine geçen belge karşılığı yapılır.

(2) Sınav öncesi hazırlık, sınavın yapıldığı gün/günler ve sınav sonrası uygulama çalışmaları kapsamında yapılan çalışmalar karşılığı ödenen ücretler dışında elde edilen gelirlerden sınav koordinatörü ve diğer görevlilere ücret, fazla çalışma, ikramiye veya teşvik adı altında başka bir ücret ödenemez.

(3) Sınav günlerinde sınavda görevli olarak fiilen çalışan ve sınav ücretinden faydalanan personele bu günler için ayrıca başka bir ücret ödenmez.

(4) Mal ve hizmetler kısımlara bölünerek alınamaz.

(5) Sınav koordinatörlükleri ile başvuru merkezlerinin mahalli ihtiyaçları, mutemetlere verilecek avans tutarlarından yapılan alımlarla karşılanır. Bunun için her bir sınav koordinatörlüğü veya başvuru merkezi adına alımları yapmak üzere harcama yetkilisince mutemet görevlendirilir. Görevlendirilen mutemedin adı, soyadı, görev unvanı, T.C. kimlik numarası ve imza örneği harcama yetkilisi tarafından bir yazıyla muhasebe birimine bildirilir.

(6) Mutemetlere verilecek avans limiti, Başkanlık bütçesinden verilebilecek avans limitine ilişkin olarak Hazine ve Maliye Bakanlığınca belirlenen tutarın on katını aşmamak koşuluyla Başkanlık tarafından belirlenir.

(7) Sınav koordinatörlükleri ve başvuru merkezlerince talep edilen avans tutarı, hesapta yeterli nakdin olup olmadığının kontrolünü müteakip, harcama yetkilisi tarafından onaylandıktan sonra muhasebe yetkilisince en geç dört işgünü içerisinde mutemetlerin banka hesabına aktarılır.

(8) Alınan avansların en geç bir ay içinde kapatılması gerekir. Zorunlu hallerde harcama yetkilisince ek süre verilebilir. Mahsup işlemi, yapılan harcamaların ilgili sınav koordinatörlüğü için verilen avans ile ilişkilendirilmesi ve uygunluğunun kontrolünü müteakip gerçekleştirilir. Mahsup süresi sonunda, kapatılmayan avans tutarları ile ilgili olarak mahsup süresi içinde gerçekleşen harcamalar kabul edilir. Kalan tutarlar 21/7/1953 tarihli ve 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun hükümlerine göre mutemetten tahsil edilir ve ilgili koordinatörlük adına özel hesaba yatırılır.

(9) Bu Yönetmelikte öngörülen gider türlerinden olmak kaydı ile Başkanlıkça uygun görülen ve avans talebinin yapıldığı tarihten önceki bir tarihi taşıyan harcama belgesi avansın mahsubunda kabul edilebilir.

(10) Aynı kişi aynı anda birden fazla sınav koordinatörlüğü veya başvuru merkezi adına mutemet olarak görevlendirilebileceği gibi aynı sınav koordinatörlüğünde birden fazla mutemet de görevlendirilebilir. Bu durumda, mutemet olarak görevlendirilen her bir kişiye, mutemedi olduğu her bir sınav koordinatörlüğü için Başkanlıkça belirlenen limiti geçmemek ve bu limitler mutemet bazında ayrı ayrı uygulanmak kaydıyla avans verilebilir.

(11) Mutemet, mali yılın sonunda bir aylık mahsup süresini beklemeksizin henüz mahsubunu yaptırmadığı harcamalara ait belgeleri vermek ve varsa artan parayı iade etmek suretiyle aldığı avansa ilişkin mahsup işlemini gerçekleştirmek zorundadır. Mahsup evrakında yer alan fatura veya benzeri belgelerin arka sayfasına “Piyasa fiyat araştırması yapılmıştır ve belirtilen hizmet ile taşınır mallar muayene ve kabulü yapılarak tam ve kusursuz olarak teslim alınmıştır.” açıklaması düşülerek sınav koordinatörü veya başvuru merkezi yetkilisi ile mutemet tarafından imzalanır. Bu açıklama muayene komisyonu raporu yerine geçer.

(12) Harcama yetkilisinin yazılı izniyle mutemet, üzerindeki avansı başka bir mutemede devredebilir. Avansın başka bir mutemede devrinde para ve o ana kadar yapılmış harcama belgelerinin yeni mutemede teslim edildiğine ilişkin tutanak düzenlenir. En az üç nüsha olarak düzenlenen tutanağın birer nüshası devreden ve devralan mutemede verilir, bir nüshası da Başkanlığa gönderilir. Harcama yetkilisi tarafından devre ilişkin izin yazısı ile tutanak, muhasebe birimine gönderilerek avansın kaydının yeni mutemet adına yapılması sağlanır.

(13) Hizmet gelirlerinden alınan dayanıklı taşınırlar, Başkanlıkta sınav koordinatörlüğünün işlemlerinin yürütüldüğü birim adına kaydedilir. Bu şekilde kayıtlara alınan taşınırlar, ilgili sınav koordinatörlüğünde belirlenen sorumlular adına Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine göre kullanıma veya tüketime verilir.

Devir işlemleri

(1) Görevi sona eren sınav koordinatörü veya başvuru merkezi yetkilisi yerine gelene veya Başkanlıkça belirlenen görevliye devir vermeden görevinden ayrılamaz. Yeni göreve başlayan sınav koordinatörü veya başvuru merkezi yetkilisi de usulüne uygun eksiksiz devir almak zorundadır. Devir vermeyen veya eksik devir verenlerin, görev başında bulunan sınav koordinatörü veya başvuru merkezi yetkilisi tarafından Başkanlığa bildirilmesi zorunludur. Devir teslim işlemlerine ilişkin esas ve usuller Başkanlıkça belirlenir.

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Muhasebeleştirme işlemleri

(1) Özel hesaba ilişkin mali işlemler, 17/10/2017 tarihli ve 30213 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Kamu İdarelerine Ait Özel Hesaplara İlişkin İşlemlerin Muhasebeleştirilmesine Dair Yönetmelik hükümlerine göre muhasebe kayıtlarına alınır. Muhasebeleştirme belgelerine harcama belgelerinin asılları eklenir.

Denetim

(1) Bu Yönetmelik kapsamında yapılan harcamalar Sayıştay denetimine tabidir. Ayrıca, sınav koordinatörlükleri ile başvuru merkezlerinin işlemleri, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa göre Başkanlık iç denetçileri tarafından denetlenir.

(2) Başkanlık sınav için merkezden görevlendirdiği görevlilere ayrıca başvuru merkezleri ve koordinatörlüklerin denetimini yaptırabilir.

(3) Başkanlık gerek gördüğünde sınav koordinatörlerini başvuru merkezlerini denetlemek üzere görevlendirebilir.

Sorumluluk

(1) Koordinatörler, görevlerinin bu Yönetmeliğe uygun olarak yapılmasından başvuru, tercih ve sınav ile ilgili ücretlerin toplanmasından, harcamaların bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yapılmasından, gelirler ve giderlere ilişkin belgelerin saklanmasından ve kayıtların düzenli olarak tutulmasından Başkana karşı sorumludur.

(2) Bu Yönetmelik kapsamındaki hizmetlerde görevli her personel, yürüttükleri iş ve işlemlerden kusurlarına göre 6114 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat hükümleri uyarınca sorumludur.

Hüküm bulunmayan haller

(1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

Mevcut koordinatörlükler ve başvuru merkezlerinin durumu

(1) Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihte faaliyette bulunan başvuru merkezleri ve koordinatörlüklerin görevleri sona erer. Bu birimler Başkanlıkça yeniden görevlendirilebilir.

Geçiş hükmü

(1) Bu maddeyi ihdas eden Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarih itibarıyla, özel hesaplarda bulunan nakit mevcudu tutarlar; muhasebe kayıtlarında 102-Banka Hesabına borç, 500-Net Değer Hesabına alacak kaydedilir.

(2) Sınav koordinatörlüklerinde mevcut dayanıklı taşınırlardan Başkanlık taşınır kayıtlarında yer almayanlar envanteri yapıldıktan sonra ilgili varlık hesabına borç, 500-Net Değer Hesabına alacak kaydedilir. Bu şekilde kayıtlara alınan dayanıklı taşınırlar, sınav koordinatörlüklerinde belirlenen sorumlularına Taşınır Mal Yönetmeliği eki taşınır teslim belgesi düzenlenmek suretiyle kullanıma verilir.

Yürürlük

(1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

(1) Bu Yönetmelik hükümlerini ÖSYM Başkanı yürütür.