Türkiye Noterler Birliği Alım Satım ve İhale Yönetmeliği (mülga)

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

Bu Yönetmeliğin amacı, Türkiye Noterler Birliği merkez teşkilatı, organ ve birimleri ile noter odalarının ihtiyaçlarına istinaden iç ve diş piyasalardan yapılacak alım, satım, hizmet, kira, trampa, mülkiyetin gayri ayni hak tesisi ve taşıma işleri ile alım satım ve inşaat ihale komisyonlarının oluşturulması, görev ve yetkilerine ilişkin usul ve esasları belirlemektir.

Kapsam

Bu Yönetmelik, Türkiye Noterler Birliği ve noter odalarının mal ve hizmetlerle ilgili ihtiyaçları doğrultusunda alım satım ve ihale işlerini kapsar.

Dayanak

Bu Yönetmelik, 1512 sayılı Noterlik Kanunu hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Bu Yönetmelikte geçen deyimlerden;

Birlik: Türkiye Noterler Birliği merkez teşkilat, organ ve.birimlerini,

Oda: Türkiye Noterler Birliğine bağlı noter odalarını,

Başkan : Türkiye Noterler Birliği Başkanını ve noter odası başkanını,

Yönetim Kurulu : Türkiye Noterler Birliği Yönetim- Kurulunu ve noter odası yönetim kurulunu,

Komisyon: Türkiye Noterler Birliği merkez teşkilatı ve noter odalarında kurulacak olan alım satım ve ihale komisyonunu,emanet komisyonunu, muayene ve kabul komisyonunu,

Satın Alma Görevlisi: Satın Alma Müdürünü,

İhale Mercii: Türkiye Noterler Birliğinde Yönetim Kurulu, odalarda oda yönetim kurulunu, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Harcama Yetkisi, Yetki Limitleri, Komisyonlar

Harcama yetkisi ve limitleri

Harcama yetkisine Birlik merkezinde Birlik Yönetim Kurulu, Başkan, Sayman ve Genel Sekreter, odalarda oda yönetim kurulu ve oda başkanı sahiptir.

Alım satım ve ihale işlerinde yetkili kişi ve komisyonların yetki limitleri bütçenin kabulü ile birlikte Birlik Yönetim Kurulunca belirlenir. Birlik Yönetim Kurulu tüm harcamalar için yetkilidir.

Bu Yönetmelikteki her türlü paraya tekabül eden limitler, Birlik Yönetim Kurulunca piyasa fiyatları göz önüne alınarak gerektiğinde yeniden değiştirilebilir.

Bu Yönetmelik kapsamına giren işin yaptırılması, satın alınması veya satılmasına işin tahmini bedeli dikkate alınarak yetkili merciler tarafından karar verilir.

Alım satım ve ihale komisyonunun kuruluşu, görev ve yetkileri

Komisyon;

a) Birlikte; Türkiye Noterler Birliği Yönetim Kurulundan,

b) Odalarda; Oda başkanının başkanlığında, Yönetim Kurulu üyeleri ve büro yetkilisinden,

teşekkül eder.

Komisyon başkanın bulunmadığı hâllerde en kıdemli üye başkanlık yapar.

Komisyon, üye tam sayısıyla toplanır ve oy çokluğuyla karar verir. Oyların eşitliği hâlinde başkanın bulunduğu taraf üstün sayılır.

Komisyonun sekreterya hizmeti Birlikte Genel Sekreterin görevlendireceği personel, odalarda büro yetkilisi tarafından yürütülür.

Komisyon, ihale şartnamesini hazırlamak ve ihale işlemlerini yerine getirmekle görevlidir.

Şartnamenin ön hazırlıkları, Türkiye Noterler Birliğinde Satın Alma Müdürlüğü ve ilgili birim, odalarda ise büro yetkilisi tarafından yapılır.

Komisyon, alım satım ve ihale işlerinin kanunlarla getirilen düzenlemelere ve bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yapılmasıyla yükümlü ve sorumludur.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

İhale Usulleri

Satın alma ve hizmetlerde ihale usulleri

Birlik ve odaların mal ve hizmet alım satım işleri ile her türlü hizmet ve inşaat ihaleleri, niteliklerine ve tahmini bedel veya keşfine göre aşağıdaki usullerden birine göre yapılmasına, Birlikte Türkiye Noterler Birliği Yönetim Kurulu, odalarda Oda Yönetim Kurulu karar verir.

a) Satın alma yetkilisi eliyle yapılacak alım ve satım,

b) Pazarlık usulü,

c) Kapalı zarf usulü,

d) Emanet usulü.

Satın alma yetkilisi eliyle yapılacak alımlar

Birlikte Başkanın ve Genel Sekreterin, odalarda oda başkanının yetkisi dahilinde olan mal ve hizmet alımları, bunların talimatı doğrultusunda Satın Alma Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilir. Satın Alma Müdürlüğü, talep edilen mal veya hizmete ilişkin bir piyasa araştırması yapar ve araştırma sonuçlarını Başkana veya Genel Sekretere sunar. Başkan veya Genel Sekreterin talimatı doğrultusunda pazarlık yapılır, ilgili firmalardan teklifleri istenir. Değerlendirildikten ve Başkan veya Genel Sekreterin onayından sonra en uygun firmadan alım gerçekleştirilir.

Ancak, hiçbir satın alma, bu yöntemi kullanmak amacıyla parçalara bölünemez.

Pazarlık usulü

Pazarlık, mal ve hizmetlere ilişkin firmalardan teklif alınmak veya çağırmak suretiyle, fiyat ve nitelik bakımından en uygun mal veya hizmetin satın alınmasıdır.

Belirli firmalar, belli gün ve saatte alım satım ve ihale komisyonuna çağrılarak kendileriyle teker teker ya da topluca pazarlık edilir veya firmalardan alınan teklifler karşılaştırılarak en uygun görülen firma veya firmalarla pazarlık yapılır.

Yapılacak pazarlık sonucunda isteklilerin son teklifleri imzalı olarak alınır veya daha önce alınmış teklifleri üzerine firma yetkilisinin yazısı ve imzasıyla şerh verilir.

Pazarlık usulünde bedel tahmini, şartname hazırlanması ilan yapılması ve teminat alınması zorunlu değildir.

Pazarlık usulünün şartları

Pazarlık usulünün uygulanabilmesi için aşağıdaki şartlardan en az birinin bulunması gerekir.

a) Diğer satın alma yöntemleri ile sonuç alınmaması veya diğer yöntemlerin denenmesinde yarar görülmemesi,

b) Yalnız bir satıcı veya alıcı olduğunun saptanması,

c) İşin ivedilikle yapılması zorunluluğunun bulunması,

d) Yukarıda sayılan durumlar söz konusu olmamakla birlikte, tahmini bedelin pazarlık usulü için belirlenen limitin altında olması.

e) Türkiye Noterler Birliği Yönetim Kurulunca ve Oda Yönetim Kurulunca bu yöntemle alınmasına karar verilmesi

Pazarlık usulüyle yapılabilecek işler

Pazarlık usulüyle yapılacak işler şunlardır:

a) Birlik ve odaların ihtiyaçları için gayrimenkul kiralanması veya Birlik ve odaların gayrimenkullerinin kiraya verilmesi,

b) Patente dayanılarak üretilen ve sadece bir firma veya kuruluşta bulunan mal veya hizmetin satın alınması,

c) Özellikleri ve hizmet kalitesi yönünden seçilecek firma, kişi, kurum veya kuruluşlara yaptırılmasında yarar görülen her türlü hizmet, eğitim, araştırma, etüt ve proje, müşavirlik, keşif, fotoğraf, film, baskı, sergileme, kontrol ve muayene işleri ile teknik;- fikri ve güzel sanatlarla ilgili çalışmayı gerektiren diğer işler ile organizasyon işleri,

d) Yeniden ihtiyaç duyulması halinde önceki mal veya hizmeti yerine getiren satıcı firmanın yeni ihtiyacı aynı fiyata ve aynı şartlarla yerine getirmeyi kabul etmesi durumunda, daha önceden ihalesi yapılan ve temin edilen mal ve hizmetlerin yeniden satın alınması,

e) İstekli çıkmaması veya verilen fiyatın uygun görülmemesi veya sözleşmenin bozulması nedeniyle yeniden ihaleye çıkarılmasında yarar umulmayan işler,

f) Her türlü araç ve gereç satın alınması, kiralanması, bakım ve onarımları,

g) Durumun gereğine, işin özelliğine ve bedeline göre Türkiye Noterler Birliği Yönetim Kurulu ve Oda Yönetim Kurulu tarafından gerekli görülen diğer işler.

Kapalı teklif usulü

Bu yöntemle ihale serbest rekabet şartlarında ilan yapılarak teklif alma veya sınırlı rekabet şartlarında firmalara şartname vermek veya göndermek suretiyle teklif alma şeklinde yapılabilir.

a) Serbest rekabet şartlarında alım satım ve hizmetin yaptırılması:

İlanlı kapalı teklif usulü ihalelerde, ilanın şekli ve adedi, ilanda yer alacak hususlar ile isteklilerde aranacak şartlar komisyon tarafından bir şartnameye dönüştürülerek ilan edilir. Yapılacak ilanın şekli ile adedinin belirlenmesinde ihale ile ilgilenebilecek tüm yeterli firmaların bilgilendirilmesi suretiyle ihalelerde açıklık ve rekabetin sağlanması ve böylece Birlik ve odaların ihtiyaçlarının en uygun koşullarda ve zamanında karşılanması temel amaçtır.

b) Sınırlı teklif isteme usulü:

İhalenin, yeterlikleri Birlik ve odalarca denenmiş veya güvenilir kaynaklardan saptanmış gerçek veya tüzel kişiler arasından yapılmasında Birlik veya odaların yararı bulunması halinde bu yöntem uygulanır. Bunun için; ihale ön kararında belirtilmek kaydıyla, söz konusu işle iştigal eden en az üç Firmaya davet mektubu ve bu mektup ekinde işe ait şartnameler gönderilerek teklif istenir. İhalenin yapılabilmesi için, en az üç geçerli teklifin mevcudiyeti şarttır.

Kapalı zarflar, komisyon huzurunda açılır ve teklifler tutanağa bağlanır. Tutanağın altı komisyon başkanı ve üyeleri tarafından imzalanır ve sonucu komisyon başkanı tarafından bir üst yazı ile mal ve hizmet alımlarında ve inşaat ihalelerinde ilgili Yönetim Kurulunun onayına sunulur. Bu kurulların onayından sonra kararlar icra edilir. Yönetim Kurulunun belirleyeceği limitlerin altında kalan veya gecikmelerinde sakınca olan hallerde, komisyonların kararlan doğrudan icra edilir.

Kapalı teklif mektuplarının muhteviyatı

Teklif mektuplarının aşağıdaki hususları içermesi şarttır:

a) Teklif mektupları bir dış ve bir iç zarftan oluşur.

b) Dış zarfın içinde kendilerine gönderilen keşif özeti ve şartnamelerin üzerinde okunup aynen kabul edildiğini beyan eden firma kaşesi ve yetkilisinin imzası bulunur,

c) Çalışılan bankanın isimleri, vergi dairesinden alınan belge diş zarfın içinde yer alır.

d) İç zarfın üzerinde "TEKLİF MEKTUBUDUR" ibaresi bulunur, içinde ise teklif mektubu, teminat mektubu veya makbuzu yer alır. Teklif mektubunda ise, katılmış olduğu ihalenin adı, keşif tutan, teklif fiyatı ve adresine yer verilir. Teklif fiyatı rakamla ve yazıyla ayrı ayrı yazılır.

e) İç zarf kapalı olup, kapatılma yeri şirket kaşesi ile mühürlenir.

Birlik veya odanın davet usulü yaptığı ihale için kapalı zarf usulü uygulanacak olup, zarfların açılması ile birbirine çok yakın verilen tekliflerde, bu teklif sahipleri arasında Birlik veya oda lehine pazarlık sonucu ihale sonuçlandırılabilir.

İhale kazanılsın ya da kaybedilsin (teminat mektubu hariç), hiçbir şekilde verilen teklifler iade olunmaz.

Kapalı teklif usulü ile yapılacak ihalelerde aşağıdaki işlemler yapılır:

a)Teklif mektupları, ihalenin yapılması için belirlenmiş ve ilan edilmiş olan gün ve saate kadar  Birlik  veya  oda  tarafından  belirlenen  görevliye  teslim  edilir.Görevli,aldığı teklif mektuplarını zabıt altına alır ve verilen teklifin tarih ve saatini bu zapta ve teklif mektubunun üstüne yazar.

b)Belirlenen gün ve saatte zarflar açılmadan önce, gelen teklif mektuplarının alındığı zabıt, komisyon başkanı tarafından okunur. Zarflar sıra numarası ile açılarak ihaleye girmek için aranılan genel ve özel şartların yerine getirilip getirilmediği, geçici teminatın miktar, şekil ve diğer bakımlardan uygun olup olmadığı incelenir ve ihaleye kimlerin kabul edildiği hazır bulunanlara bildirilir.

Belgeleri tamam olmayanların teklifleri dikkate alınmaz.

Bu husus bir tutanağa bağlanarak, kabul edilmeyen isteklilerin teklif mektuplarını içeren zarflar açılmayarak ilgililerine geri verilir.

Bir kaç teklif sahibi tarafından aynı fiyat teklif edildiği ve bunların da uygun bedel olduğu anlaşılırsa, aynı teklifi veren istekliler çağrılarak pazarlık suretiyle, eksiltmede en düşük fiyatı, artırmada en yüksek fiyatı verene ihale yapılır.

Kapalı teklif usulü ile yapılacak eksiltme veya artırmaya istekli çıkmaz veya isteklilerin teklifleri uygun bulunmaz ise iş tekrar kapalı teklif usulü yöntemi veya pazarlık usulü yöntemiyle ihaleye çıkarılır.

Emanet usûlü

Emanet usulü, herhangi bir inşaat, tesisat, montaj veya bakım onarım işinin ihale edilmeyip, gerekli malzeme ve araçlar kuruluşça sağlanarak bu amaçla kurulacak emanet komisyonunun denetim ve yönetimi altında ücretle tutulacak usta ve işçilere, taşeronlara verilmesi, bütün malzeme ve giderlerin Birlik tarafından karşılanmak suretiyle belirli bir ücret karşılığı veya işin kısmen veya tamamen malzemeyle birlikte taşeronlara yaptırılmasıdır.

Emanet usulü;

a) Müteahhitlerin ilgi göstermemesi,

b) İşin niteliği ve iş hacminin ihaleye çıkarılmaya uygun olmaması,

c) Zaman ve ekonomik yönden işin emanet usulü ile yaptırılmasında kuruluş faydasının bulunması,

d) İhaleyle yaptırılmakta olan bir işte herhangi bir nedenle müteahhitle olan ilişkinin kesilmesi ve bakiye işlerin ihaleye çıkarılmasında zaman ve malî yönden Birlik çıkarlarının uygun olması,

e) Türkiye Noterler Birliği Yönetim Kurulu veya Oda Yönetim Kurulunca bu yöntemle alınmasına karar verilmesi,

hâllerinde uygulanır.

Emanet işleri, yapılacak iş için tahsis edilen harcama limiti (ödeneği) göz önüne alınarak pazarlık yapılabilir. Bu usulde ilan yapmak mecburi değildir. İşlerin takibi Genel Sekreterlik, Satın Alma Müdürlüğü ve ilgili birimler tarafından yapılır.

İşin bitimine dair rapor Yönetim Kurulunca kabul edilmekle işlem ibra edilmiş sayılır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Şartname ve Teminatlar

Şartnameler

Birlik veya odaların adına yapılacak her türlü mal ve hizmet alımı ile ihaleler için şartname düzenlenir.

Mal ve hizmet alım ve satımları inşaat, proje ve inşaat kontrollük ihaleleri için birer şartname hazırlanır. Bu şartnameler, işin durumuna göre teknik ve idari şartnameler olmak üzere iki çeşittir.

Teknik şartnamelerde; satın alınacak mal veya hizmet ile yaptırılacak inşaatlar için nitelik, kalite, uygunluk, özellik, cins, norm gibi teknik hususlara,

İdari şartnamelerde ise; işin yapılma şartları, zamanı, teslimi, cezai şartlar gibi hususlara yer verilir.

Aşağıda gösterilen hallerde şartname düzenlenmeyebilir:

a) Nitelik ve özellikleri, Birlik ve odaların ihtiyacına uygunluğu önceden saptanmış olan malzemeler,

b) Kamu kurum ve kuruluşları ile bunlara bağlı ortaklıklardan sağlanacak mal ve hizmet alımları,

c) Belli tarifeli ulaştırma araçları ile yapılan taşıtma işleri ve hizmetler

d) Türkiye Noterler Birliği Yönetim Kurulu ve Oda Yönetim Kurulu tarafından şartnamesiz yapılmasına karar verilen işler.

Teminat

İhaleye giren ve ihaleyi kazanan yüklenicinin, sözleşme yapmaktan kaçınması veya imzaladığı sözleşme gereğince yükümlülüğünü kısmen veya tamamen şartlara uygun biçimde yerine getirmemesi durumunda, Birlik veya odaların uğrayacağı zararın kısmen veya tamamen giderilmesini sağlamak üzere aşağıda belirtilen değerler teminat olarak alınır.

Teminat, geçici ve kesin teminat olarak iki çeşittir:

a) Geçici teminat; ihaleye girenin teklifinin ve bu teklifinin sonuçlarının,

b) Kesin teminat; ihaleyi kazanan kişi, firma veya kuruluşun imzalayacağı sözleşme hükümlerinin,

yerine getirilmesini sağlamak amacıyla alınan teminattır.

Kesin teminat, geçici teminatın iki katıdır. Satın alınacak mal ve hizmetler için tahmini bedel ve teklif bedeli üzerinden geçici ve kesin teminatın alınıp, alınmaması ve oranları komisyon tarafından belirlenir. Bu oran Devlet İhale Kanununda belirlenen oranlardan fazla olamaz.

Teminat olarak kabul edilecek değerler

Teminat olarak kabul edilecek değerler şunlardır:

a) Tedavülde olan Türk parası

b) Türkiye'de faaliyet gösteren bankaların usulüne göre verecekleri "kayıtsız şartsız ödeme taahhüdü"nü içeren kesin teminat mektupları,

c) Devlet tahvilleri ve hazine bonoları,

d) Uzman kuruluşlar tarafından değeri belirlenen taşınmaz mallara ait birinci derece ve birinci sırada ipotekler.

e) Yönetim Kurulu tarafından kabul edilecek bono, poliçe ve benzeri kıymetli evrak.

Para ve menkul değerlerin makbuz karşılığında Birlik veya oda veznesine yatırılması zorunludur.

Teminatın geri verilmesi

Birlik veya oda kararına göre ilk üç sırayı alan firmalar hariç diğerlerine ait geçici teminatlar hemen, kazanan firma dışındaki firmaların teminatı ihalenin onayından sonra, ihale yapılan firmanın teminatı ise kesin teminatın alınmasından sonra geri verilir,

Onay işlemi en geç 7 iş günü içinde tamamlanır. Kesin teminatın iadesi, kesin kabul işleminin tamamlanmasından ve varsa, yüklenicinin Sosyal Sigortalar Kurumu ile ilişkisi kalmadığını gösteren bir belgenin Birlik veya odaya verilmesinden sonra yapılır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

İhale Sözleşmesine Hazırlık

İhale kararı, bildirim ve onay

İhale komisyonunca alınan kararlar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve esas görevleri belirtilerek imzalanır.

Komisyon kararında isteklilerin isimleri, teklif ettikleri bedeller, ihalenin hangi tarihte ve hangi istekli üzerine hangi gerekçelerle yapıldığı, ihale yapılmamışsa sebepleri belirtilir.

İhale komisyonu tarafından alınan ihale kararları, ihale yetkilisi merci tarafından karar tarihinden itibaren en geç 15 iş günü içinde onaylanır veya iptal edilir.

Karar iptal edilirse ihale hükümsüz sayılır.

İhaleyi kazanan firmaya sözleşme imzalaması için çağrıda bulunulur. Bu süre 7 iş günüdür. Bu süre içinde, imza için başvuru olmazsa Birlik veya oda sözleşme imzalanması için süreyi uzatabileceği gibi, süre vermeye, protesto çekmeye gerek kalmaksızın yeni bir ihale açmada serbesttir. İhale komisyonunun iptal kararı da 7 iş günü içinde ihaleyi kazanan firmaya bildirilir. İhale sırasında hazır bulunmayan veya yetkili vekilini hazır bulundurmayan firmalar, ihalenin yapılış tarzına ve sonucuna itiraz edemezler.

İnşaat, proje ve inşaat kontrollük (müşavirlik) hizmetlerinin sözleşmeleri Birlikte Başkan ile Genel Sekreter tarafından imzalanır. Odalarda ise başkan tarafından imzalanır. Sözleşme hükümleri çerçevesinde ilgili firmalara yapılacak avans ile ara ve kesin hak ediş ödemeleri Birlikte Başkan ve Sayman tarafından, odalarda başkan tarafından gerçekleştirilir ve Yönetim Kuruluna sunulur.

ALTINCI BÖLÜM

Sözleşmenin Şartları

Sözleşme yapılacak hallerde, bulunması zorunlu hususlar

Sözleşmede aşağıdaki hususların bulunması zorunludur.

a) Tarafların adı, soyadı, unvanı ve kanuni adresleri,

b) Sözleşmeye konu yapılacak işin miktarı, cins ve özellikleri,

c) Sözleşmeye konu yapılacak işin fiyatı veya keşif bedeli,

d) Yapılacak işin süresi, başlama ve bitim tarihi,

e) Avans verilme esasları, oranı ve avans mahsubu,

f) Cezai müeyyideler,

g) Fiyat farkı verilip verilemeyeceği ve şartları,

h) Süresinde bitirilmeyen işlere uygulanacak cezai şartlar,

ı) İhtilafların ne şekilde ve hangi mercide çözüleceği.

Yüklenici taahhüt ettiği işi noksansız bir şekilde ve sözleşmede yazılı süresi içinde yerine getirmekle mükelleftir. Yüklendiği işi Birlik veya odanın yazılı muvafakati olmadan kısmen veya tamamen bir başkasına devredemez. Aksi halde sözleşmesi tek taraflı olarak feshedilerek kesin teminatı Birlik veya odaya gelir kaydedilir.

İhalelere katılamayacak olanlar

Aşağıda yazılı kimseler ihalelere doğrudan veya dolaylı olarak katılamazlar.

a) Kanun ve mahkeme kararları ile ihalelere girmesi yasaklanmış olanlar,

b) Yönetim, Disiplin ve Denetim Kurulu üyeleri, komisyon üyeleri ile ihale işlemlerini hazırlamak, yürütmek ve denetlemekle görevli Birlik veya oda mensup ve görevlileri ile bunların birinci, ikinci ve üçüncü derecede akrabaları,

c) Birlik veya odada görev yapanlar ile Birlik veya odadan ayrıldıktan itibaren 3 yıl geçmemiş olanlar.

İş artışı veya eksilmesi

Mal ve hizmet alımlarında, şartnamesinde belirtilmek kaydıyla tahmini bedelin %50, proje ve inşaat işlerinde ise %30 oranında fazla veya eksik iş yaptırılabilir. Bu oranları değiştirme yetkisi Yönetim Kuruluna aittir.

Yüklenicinin durumunda değişiklik olması

Yüklenicinin ölümü halinde, ölümü izleyen bir hafta içinde, kanuni formaliteler yerine getirilmek koşulu ile kalan işler işi yapmaya istekli varislerine devredilir.

Şayet yüklenici tutuklanmış ve 6 aydan fazla hüküm giymişse, Birlik veya odanın kabul edebileceği bir vekil göstermek suretiyle işe devam edebilir. Aksi halde sözleşmesi feshedilerek teminatı gelir kaydedilir.

Yüklenicinin iflası halinde ise sözleşme bozulur. Gerekirse kanuni yollara başvurulur. Birden fazla gerçek veya tüzel kişi tarafından birlikte yapılan işlerde yüklenicilerden birinin ölümü, iflası veya hüküm giymesi durumunda, diğerlerinin vecibeleri aynen yüklenmeleri halinde sözleşme devam eder.

İhalede serbestlik

Türkiye Noterler Birliği Devlet İhale Kanununa tabi olmayıp, ihaleyi yapıp yapmamakta veya dilediğine dilediği bedel üzerinden verip vermemekte veya kısımlara bölerek ihale etmekte veya ihaleyi tamamen iptal etmekte serbesttir.

Yönetim Kurulu onayı

Bu Yönetmelik hükümleri uyarınca yapılacak her türlü işlem, harcama ve tasarruflar, Yönetim Kurulunun onayına sunulur. Yönetim Kurulu dilediği ihale usulü ile mal ve hizmet alımını kabul edebilir.

YEDİNCİ BÖLÜM

Muayene, Kabul ve Ödeme İşlemleri

Muayene

Yapılacak iş ve satın alınacak bütün malzemelerin kesin kabulü yapılmadan ve bedeli ödenmeden önce muayenesi yapılır. Muayenenin ne şekilde yapılacağı şartnamede belirtilir. Muayene teşekkül ettirilen bir komisyon tarafından yapılır.

Muayene ve kabul komisyonu

Muayene ve kabul komisyonu Birlikte Yönetim Kurulunun onayı ile kurulacak bir başkan ve en az iki üyeden oluşur. Genel Sekreter ile Satın Alma Müdürü ve ilgili birim müdürü komisyonda bulunur. Yönetim Kurulu tarafından gerek görülürse yeteri kadar uzman üye alınabilir.

Yönetim Kurulu dilerse muayene işini konunun uzmanı danışman bir kuruluş veya kişiye yaptırabilir.

Muayene ve kabul komisyonlarının görev ve yetkileri

Komisyonun görev ve yetkileri aşağıda belirtilmiştir:

a) Türkiye Noterler Birliği tarafından satın alınan her türlü malın, varsa satın alma, kararına, teklif mektubuna, numunesine, şartnamesine ve sözleşmesine, cins, miktar ve nitelik bakımından uygun olup, olmadığını incelemek,

b) Cins, nitelik ve miktar bakımından satın alma kararına, şartnamelere ve sözleşmesine uygun olmayan malzemeyi reddetmek ve bu hususta düzenlenecek raporda sebeplerini belirtmek,

c) Muayene esnasında noksanlık veya ayıp görüldüğü ve bunların giderilmesinin mümkün olacağı anlaşıldığında, ayıp ve noksanlığın firma tarafından giderilmesine kadar muayeneyi geri bırakmak,

d) Noksan ve ayıplı mallar için tespit edilecek kıymet noksanı malzeme bedelinin % 5'ini geçtiği takdirde malın kabulünü reddetmek,

e) Muayene edilen mal, sipariş edilen malın aynı olmamakla beraber nitelik bakımından isteğe uygun bulunmak ve firmaca fiyat farkı istenmemek koşuluyla bu malın kabulünü teklif etmek,

f) Tahlil, derece ve test ettirilmesi gereken malzemenin varsa kuruluş laboratuarı ve ünitelerinde, yoksa resmi daire ve müesseselerde, bunlarda olmadığı takdirde özel müesseselerde kontrollerini yaptırmak,

g) Partiler halinde gelen ve kısa bir zamanda sayılması mümkün olmayan, ambalaj malzemeleri, basılı evrak ve benzeri malzemelerin miktarlarının en az %1'ini alarak örnekleme (sondaj) usulü ile muayene etmek ve bunu muayene tutanağına yazmak,

g) Ayrıca oto kontrolü sağlamak bakımından gerekirse kantar tartısını yapmak,

ı) Bastırılan veya yayımlanan yayınları aynı usulle kontrol ve teslim almak.

Muayenelerde süre

Muayene;

a) Sözleşme veya şartnamesinde süre tespit edilmişse bu süre içerisinde,

b) Sözleşme ve şartnamesi olmayan işler ile sözleşme veya şartnamesi olup da muayene süresi belirtilmeyen işlerde en geç 10 gün içinde yapılır.

Red edilen malzeme, firmaya bildirim tarihinden itibaren 30 gün içinde geri verilir. Bu süre içinde firmaca geri alınmayan malzemeler için, bozulma, evsafını kayıp etme ve benzeri durumlarda oluşacak zarardan Türkiye Noterler Birliği sorumlu olmayacağı gibi ardiye ücreti tahakkuk ettirilir ve genel hükümlere göre hareket edilir.

Muayeneye itiraz ve ikinci muayene

Satıcı firmalar veya bu firmaları temsil eden kişiler, muayenede hazır bulunsun veya bulunmasın muayene sonuçlarına itiraz edebilir ve ikinci bir muayene yapılmasını isteyebilirler.

Bu durumda, onay makamının oluru ile yeni bir muayene ve kabul komisyonu oluşturulur ve aşağıdaki şekillerden biri uygulanır.

a) Şartname, sözleşme veya teamüllere göre yapılacak muayene,

b) Kabul yapıldığı yerde birlikte yapılacak muayene,

c) Taraflardan birinin isteği halinde, yurt içi veya resmi laboratuardan birinde yapılacak muayene

İkinci muayenenin sonuçları kesin sayılarak, muayenesi yapılan malzemeler kabul, ayıplı kabul veya red olunur.

Muayene ve kabul komisyonlarının sorumlulukları

Muayene ve kabul komisyonlarının başkan ve üyeleri ile varsa görevlendirilen danışmanlar yaptıkları işlerden sorumludur.

Muayene tutanağının düzenlenmesi

Merkez ve taşra birimlerinin kendilerince alınan mallara ait muayenenin neticesi "Muayene Tutanağı" üzerine kaydedilerek komisyon başkan ve üyelerince imzalanır.

Muayenenin olumlu olması halinde, malzeme kabul edilmiş olacağından ekteki muayene tutanağı örneğine göre işlem yapılır.

Ödeme işlemleri

Ödemeler,

a) Malzeme alımlarında, malzemenin siparişe uygunluğunun muayene ve kabulünden ve ambar girişinden sonra,

b) Hizmet ve hak alımlarında, hizmetin siparişe uygun bir şekilde; tamamlandığının tevsikinden sonra,fatura veya Vergi Usul Kanunu gereğince fatura yerine geçen belgeler karşılığında yapılır.

c) Alınan fatura veya fatura yerine geçen belgelere (serbest meslek makbuzu, gider pusulası, müstahsil makbuzu, hak edişler) istinaden yapılan ödemelerde, konunun herhangi bir vergi tahakkukunu gerektirmesi halinde (KDV gibi) ödemenin usulüne uygun olarak tanzim edilmiş bu belgelere istinat etmesi ve belge üzerinde verginin müstakilen gösterilmesi zorunludur.

Müteahhitlere verilecek avanslar

Yapım işlerinde avans ödemeleri öncelikle sözleşme hükümlerine göre yapılır. Sözleşmede hüküm olmaması hâlinde taahhüt tutarının yüzde yirmisine kadar komisyon başkanınca belirlenen ve Yönetim Kurulu veya yetkili merci tarafından onaylanan oranlarda, hizmet yerine getirildikçe, mahsup edilmek üzere, müteahhitlere teminat karşılığı veya teminatsız olarak avans verilebilir. Bu avansların verilebilmesi, şartname ve sözleşmelerinde öngörülmüş olması şartına bağlıdır.

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Satış, Trampa ve Bağış İşleri

Satılacak malzeme ve taşınmazlar

Aşağıdaki malzemelerin satışları, Türkiye Noterler Birliği Yönetim Kurulu kararı ile satılabilir veya hibe edilebilir.

a) Bu Yönetmelik kapsamında tedarik edilmiş olup, ekonomik ömrünü doldurmuş bulunan,

b) Kullanılmaz derecede yıpranmış olup, onarımı mümkün olmayan veya onarımın sağlıklı sonuç vereceği şüpheli bulunan,

c) En az iki yıl stokta kalmış olup, ihtiyaç duyulma ihtimali zayıf olan,

d) Stokta daha fazla beklemesiyle niteliği bozulacağı anlaşılan,

e) Türkiye Noterler Birliğinde kullanım yeri kalmamış olan,

f) Red edildiği halde firmalarca geri alınmayan,

g) Herhangi bir sebeple yararlı durumunu yitirmiş olan malzemeler,

özelliklerine göre gruplara ayrılarak satışa çıkarılır, bir değeri bulunamayacağı anlaşılan malzemeler hibe veya yok edilir.

Taşınmaz mallar Türkiye Noterler Birliği Yönetim Kurulunun tespit edeceği şartlarla satılır, trampa veya hibe edilir.

DOKUZUNCU BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Sürelerin hesabı

Bu Yönetmelikte yazılı sürelerin hesaplanmasında hüküm bulunmayan hallerde Borçlar Kanunu hükümleri uygulanır.

Tebligat

Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yapılacak tebliğler hakkında 7201 sayılı Tebligat Kanunu  hükümleri  uygulanır.

Dosyalama işleri

Alım satım ve ihale yapan organlarca alım satım ve ihale konularına göre kod numarası verilmek suretiyle fihrist düzenlenir.

Her alım satım ve ihale için ayrı bir dosya açılır. Açılan bu dosyalar fihristteki kod numaralarına göre numaralandırılır.

Dosyalamada, alım ve satımla ilgili malzeme talep yazısı veya oluru, varsa idari ve teknik şartnameler, duyumla ilgili belgeler, teklif mektupları, komisyon tutanağı ve mütalaaları, varsa teklif mukayese tablosu, Yönetim Kurulu kararları, makam olurları, sözleşme veya sözleşme yerine geçen belgeler, varsa muayene ile ilgili analiz raporları, muayene ve tesellüm protokolü veya tutanakları, ödeme emirleri, fatura veya fatura yerine geçen belgelerin suretleri, alım ve satımın mahiyetine göre bulunması gereken diğer-belgeler, tarih sırasına göre saklanır. İşlemleri tamamlanmış olan dosyaların kontrolü yapıldıktan sonra "Kaydı Kapatılmıştır" damgası vurularak arşive kaldırılır.

Dosya görevlisi dosyanın içeriğinden sorumludur.

Merkez ve taşra ünitelerinde, komisyon kararı ile muayene tutanaklarının birer örneği tarih ve numarasına göre deftere yapıştırılır veya dosyada muhafaza edilir.

Dosyalama işlemleri Birlikte Satın Alma Müdürlüğünce, odalarda ise büro memurluğunca yapılır.

Hüküm bulunmayan haller

Bu Yönetmelikte bulunmayan hususlar hakkında Devlet İhale Kanunu hükümleri uygulanır.

Yürürlük

Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Bu Yönetmelik hükümlerini Türkiye Noterler Birliği Başkanı yürütür.