EN
TR
Bu doküman Resmi Gazete dışında bir kaynakta yayınlanmıştır.
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
(1) Bu talimatın amacı, “Bitki Koruma Ürünlerinin Ruhsatlandırılması ve Piyasaya Arzı Hakkında Yönetmelik” kapsamında yapılan ruhsata esas başvuru, yazışma ve iletişim süreçlerini elektronik ortama taşıyarak;
a) Etkinlik,
b) Verimlilik,
c) Takip edilebilirlik,
ç) Güvenilirlik,
d) Kurumsal arşivin oluşturulması ve maliyet tasarrufunu sağlamak amacıyla geliştirilmiş olan firma alt portal elektronik başvuru uygulamasına ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.
Kapsam
(1) Bu talimat, bitki koruma ürünlerinin ruhsata esas iş ve işlemlerinin elektronik ortamda yapılması ile ilgili gereklilikleri ve kullanıcı sorumluluklarını kapsamaktadır.
Dayanak
(1) Bu talimat, 5996 sayılı “Veteriner Hizmetleri, Bitki Sağlığı, Gıda ve Yem Kanunu” ve bu kanuna bağlı olarak çıkarılan 14/03/2024 tarih ve 32489 sayılı “Bitki Koruma Ürünlerinin Ruhsatlandırılması ve Piyasaya Arzı Hakkında Yönetmelik” in 11 inci Maddesinin ikinci fıkrası gereğince hazırlanmıştır.
Tanımlar
(1) Bu talimatta geçen;
a) Bakanlık: Tarım ve Orman Bakanlığını,
b) Elektronik İmza (e-imza): Elektronik imza mevzuatında tanımlanan şekilde başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi,
c) Elektronik ortam: Ruhsata ilişkin başvuruların ve işlemlerin yürütüldüğü web tabanlı uygulamayı,
ç) Elektronik sertifika hizmet sağlayıcıları: Elektronik imza mevzuatı uyarınca Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumuna bildirimini yapmış, elektronik sertifika, zaman damgası ve elektronik imzalarla ilgili hizmetleri sağlayan kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek veya tüzel kişileri,
d) Firma yöneticisi: Ruhsata esas iş ve işlemlerde imza yetkisine sahip olan kişi veya kişileri,
e) Genel Müdürlük: Gıda ve Kontrol Genel Müdürlüğünü,
f) Kayıtlı Elektronik Posta (KEP): Elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şeklini,
g) Kullanıcı: Ruhsata esas iş ve işlemleri yapmak üzere yetkilendirilen tüzel kişi ve gerçek kişiyi,
ğ) Nitelikli elektronik sertifika: 5070 sayılı Kanunun 9 uncu maddesinde sayılan nitelikleri taşıyan elektronik sertifikayı,
h) Sanal pos: Ödeme noktası olarak fiziki pos cihazlarının yerine internet üzerinden kullanılabilir sistemi,
ı) Taahhütname: Bu talimat EK-1’de yer alan örneğe uygun hazırlanmış ve firmayı temsile yetkili kişi tarafından imzalanarak Genel Müdürlüğe sunulan belgeyi,
i) Yönetmelik: 14 Mart 2024 tarih ve 32489 sayılı Bitki Koruma Ürünlerinin Ruhsatlandırılması ve Piyasaya Arzı Hakkında Yönetmelik’i
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Elektronik Başvuru Yetki Tanımlanması
(1) Ruhsata esas iş ve işlemlerin elektronik ortamda yürütülebilmesi amacıyla Genel Müdürlükten yetki alınmalıdır. Kullanıcı yetkisi, firma yetkilisi tarafından ruhsatlandırmadan sorumlu kişilere verilir. Bu kişiler bir dilekçe ekinde bu talimatın EK-1’inde yer alan taahhütname ile Genel Müdürlüğe başvuru yapar;
(2) Madde 1’de yer alan belgelerin uygun bulunması halinde, taahhütnamede bildirilen kullanıcı Genel Müdürlük tarafından yetkilendirilir. Taahhütnamede bildirilen firma yöneticisinin görevinin son bulması halinde, firmasınca söz konusu değişiklik, Genel Müdürlüğe bildirilerek, yerine yetki verilecek kişi için tekrar taahhütname gönderilmesi gerekmektedir.
(3) Genel Müdürlükçe yetki verilen firma yöneticileri, yeni firma çalışanı ekleme ve firma çalışanı olarak yetkilendirme işlemleri yapabilmekte olup, yetki almamış firma çalışanlarınca işlemler yürütülemez.
(4) Genel Müdürlükçe yetkilendirilen kullanıcıya ait e-posta adresine aktivasyon anahtarı ve tek kullanımlık şifre gönderilir. Genel Müdürlük, ilgilisine ulaşmayan bildirimlerden sorumlu değildir.
(5) Yetkilendirilmiş kullanıcıya ait elektronik imza 6698 sayılı “Kişisel Verilerin Kullanılması Kanunu” na göre başka kişi/kişilerce kullanılamaz.
(6) Ruhsata esas iş ve işlemleri yapmak üzere, Genel Müdürlük tarafından en fazla üç kişiye yetki verilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Elektronik Başvuru Usul Ve Esasları
(1) Aktif maddesi ruhsatsız, aktif maddesi ruhsatlı, emsal, tavsiye, spesifikasyon değişikliği, teknik madde spesifikasyon değişikliği, raf ömrü değişikliği, ambalaj değişikliği, gizli reçete değişikliği ile deneme bildirimleri (biyolojik etkinlik, kalıntı, yan etki, direnç) ve deneme adres kurulum bildirimlerine ilişkin başvurular elektronik ortam üzerinden yapılmaktadır.
(2) Elektronik ortamda yapılacak başvurulara ilişkin güncel gelişmeler bitki koruma ürünleri veri tabanı “Duyurular” kısmında yayınlanır.
(3) Ruhsata esas iş ve işlemleri yapmak üzere yetkilendirilen kullanıcı, bitki koruma ürünleri firma portalı uygulaması (bkufirma.tarimorman.gov.tr) üzerinden, bilgi ve belgelerini yükleyerek başvurularını tamamlar.
(4) Kullanıcı tarafından elektronik ortama belgeler tek nüsha olarak yüklenmelidir. Yüklenen belgeler yüksek çözünürlüklü, renkli ve “.pdf” uzantılı olması gerekmektedir. Belge fotokopileri veya siyah beyaz taranan belgeler kabul edilmez.
(5) Firmasınca elektronik ortama yüklenen belgelerin aslı muhafaza edilmek zorundadır.
(6) Bakanlık gerek görmesi durumunda, elektronik ortamda yüklenen belgelerin aslını isteyebilir.
(7) Sisteme yüklenecek her bir belgenin belirlenmiş olan ilgili alana yüklenmesi gerekmektedir. Genel Müdürlükçe talep edilen ancak ilgili sekmesi bulunmayan belgeler ise “İdarece İstenen Diğer Belgeler” kısmına yüklenmelidir.
(8) Ruhsata esas başvuru ücretleri bitki koruma ürünleri firma portalı uygulamasında bulunan sanal pos üzerinden çevrimiçi olarak ödenir.
(9) Ruhsata esas iş ve işlemlerde yapılan elektronik başvurularda, Bakanlıktan kaynaklanmayan elektronik iletişimde yaşanan aksaklıklardan Bakanlık sorumlu değildir.
(10) E-imzada yaşanan sorunlarda, Bitki Koruma Ürünleri veri tabanında “Elektronik imza hakkında sorunlar ve çözümler” başlıklı duyurular anlık olarak güncellenmekte olup kullanıcı tarafından takip edilmesi gerekmektedir.
(11) Elektronik başvurularda e-imza tarihi evrak başvuru tarihi olarak kabul edilir. E- imzası bulunmayan başvurular geçerli sayılmaz.
(12) Elektronik imzalama işleminin en geç komisyon evrak son başvuru tarihinde tamamlanması gerekmektedir. Aksi durumda başvurular bir sonraki komisyon gündemine alınır.
(13) Genel Müdürlükçe elektronik başvurusu uygun görülen başvurular için “Uygun” sekmesi seçilir ve e-imza tarihi itibariyle “Bitki Koruma Ürünleri Ruhsat Değerlendirme Komisyonu” gündemine aktarılır.
(14) Elektronik başvuruların incelenmesi sonucunda eksik bilgi veya belge tespit edilmesi halinde firmasına elektronik ortamda “Belge Eksik’’ olarak bildirilen başvurular bir sonraki başvuru döneminde değerlendirilir. Eksik belge yüklenen başvurular komisyon gündemine aktarılmaz.
(15) Genel Müdürlükçe belirtilen eksiklikler “Bitki Koruma Ürünlerine Ait Ruhsat Başvuru Dosyalarının Değerlendirilmesi ve Teknik Raporlarının Hazırlanmasına Dair Uygulama Talimatı” nda belirlenen süreler içinde tamamlanmak zorundadır.
(16) Belirlenen süreler içinde eksiklikleri tamamlanmayan başvurular, firmasına “Reddedildi” olarak bildirilir. Reddedilen başvurular için firmasınca işlem ücreti iadesi talebinde bulunulamaz.
(17) Kullanıcılar tarafından gönderilecek diğer (ıslak imzası olmayan) başvurulara ilişkin yazışmalar firmanın Bakanlığa bildirdiği KEP adresi üzerinden tarimveormanbakanligi@hs01.kep.tr adresine yapılır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Sorumluluklar
Firma Yöneticilerinin Sorumlulukları
(1) Yetki verilen firma yöneticileri;
a) Elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından alınan nitelikli sertifikaya sahip elektronik imzanın temin edilmesinden,
b) Kullanıcı olarak yetkilendirilen ancak firmalarından ayrılan, uygulamada işlem yapması istenmeyen veya işe yeni başlayan kişilere ilişkin tüm kullanıcı yetkilerinin silinmesi ve güncellenmesine ilişkin iş ve işlemlerin zamanında yapılması ve olası risklerin engellemesinden,
c) Şifre ile giriş yapan kullanıcıların yaptıkları işlemler firmalarını bağlayıcı nitelikte olduğundan olası hatalı iş ve işlemlerin tümünden,
ç) Sisteme dair şifre değiştirme, şifre unutma, ilk defa yetki verme ve aktivasyon anahtarı gönderme şeklindeki durumlarda kullanıcının sisteme tanımlı e-posta hesabına bilgilendirici bir e-posta gönderilmektedir. Bu işlemlerden herhangi birinin kendisine ait olmadığını tespit eden kullanıcı, konunun Genel Müdürlüğe iletilmesinden sorumludur.
