EN
TR
T.C. ÇEVRE VE ŞEHİRCİLİK BAKANLIĞI
Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü
Tapu Dairesi Başkanlığı
Sayı: 23294678-010.06.02/28522
Konu: E-Arşiv
2014/6 (1758)
İlgili Dağıtım Yerlerine
İlgi: a) 2010/20(1713) sayılı Evrak, Dosya ve Arşiv Genelgesi.
b) Tapu ve Kadastro Genel Müdürlük Makamının 24/7/2012 tarihli Olur’u.
c) Tapu ve Kadastro Genel Müdürlük Makamının 15/8/2012 tarihli Olur’u.
ç) 2/5/2013 tarih ve 57772358-805.99/3399 sayılı yazı.
d) 16/9/2013 tarih ve 57772358-805.99/7479sayılı yazı.
A- GENEL AÇIKLAMA
E-arşiv çalışması ile arşivleme gereği/zorunluluğu duyulan tüm belgelerin belli bir sistematik içinde taranarak indekslenmesinin yanı sıra, istenilen anda belgeye erişime olanak sağlayan, ölçülebilir ve güvenli yöntemlerle tapu sicilinin temelini oluşturan belgelerin dijital arşivde saklanması hedeflenmektedir.
Tapu Sicili Tüzüğü'nün "Belgelerin arşivlenmesi" başlıklı 83. maddesi (1). fıkrası " Arşivlenecek belgelerin tespiti, elektronik ortamda arşivlenmesi, arşivlemenin usul ve esasları Genel Müdürlükçe belirlenir." (2). fıkrası ise "Hangi belgelerin imha edilebileceği ve imha edilme süreleri Genel Müdürlükçe belirlenir." şeklinde düzenlenmiş, bu hükümler kapsamında arşivleme ve imha İle ilgili usul ve esasları belirlemek üzere komisyonlar oluşturulmuş ve konuya ilişkin çalışmalar halen sürdürülmektedir.
İlgi (b) ve (c) Olurlar gereğince e-arşiv çalışmalarının pilot uygulamasına alınan müdürlüklerimizde TAKBİS güncellemeleri yapılarak sisteme e-arşiv modülü eklenmiş, ilgi (ç) sayılı yazı gereğince de bölge müdürlüklerince bildirilen tapu müdürlüklerinde aşamalı olarak e-arşiv modülü kurulum süreci Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanlığınca yürütülmekte olup, konuya ilişkin uygulama birliği sağlanabilmesi için düzenleme yapılması gereği duyulmuştur.
B- GÜNLÜK İŞLEMLERDE BELGE TARANMASI
E-arşiv modülünün müdürlüğe kurulduğu tarihten itibaren güncel olarak gerçekleştirilen işlemlerde, aşağıda belirtilen tescile ve/veya kimlik tespitine esas belgelerden bir veya birkaçının bulunması/kullanılması/alınması durumunda, işleme ilişkin yevmiye numarası alındıktan sonra anılan belgelerin taranarak TAKBİS/E-arşiv modülüne aktarılması ve klâsik usulle arşivlenmesi gerekmektedir. Bu belgeler;
1. Resmi senet,
2. Tescil istem belgesi,
3. Tapulama, kadastro tutanağı veya yenileme tutanağı,
4. Cebri satış/İzale-i şuyu müzekkereleri, mahkeme kararları,
5. Vekâletname, temsil belgesi (Örn. Vasi, kayyım, yetki belgesi vb.)
6. Mirasçılık (veraset) belgesi,
7. Köy yerleşim alanlarındaki temlik cetvelleri,
8. Özelleştirme kararlan,
9. Tahsis yazısı,
10. Tahsisin iptali yazısı,
11. Resmi yazı (Örn. İlgili idarelerin resmi senet/tescil istem belgesi düzenlenmeden mülkiyet değişikliği gerektiren içeriğe sahip tescil talep yazıları, örneğin 2B satışları vb.)
12. Noterce düzenlenen miras taksim ve temlik sözleşmeleri, ÖKBA sözleşmeleri,
13. Vasiyetname,
14. İlmuhaber,
15. 2011/3 sayılı genelge gereğince alman teknik rapor,
16. Onama ipoteklerine ait sözleşmedeki onama kısmı (1 sayfa),
17. İşlem ret kararları,
18. Veraset ve intikal ilişikleri,
19. Kira, vefa, şufa, sükna, iştira, satış vaadi, devre mülk, finansal kiralama vb. sözleşmeler,
20. Meclis ve encümen kararlan,
21. Tapu kütüğünde işlem gören Haciz/İ.Haciz/İ.Tedbir vb. İşlemlere ilişkin tesis ve terkin evrakları/müzekkereleri.
Taranarak sisteme kaydedilecektir. Yukarıda sayılan bu belgeler haricinde tescile dayanak teşkil edebilecek başkaca bir belgenin taranmak istenilmesi halinde Tapu Dairesi Başkanlığının görüşü alınarak işlem yapılacaktır.
Kadastro veya yenileme çalışmaları sonrasında kadastro müdürlüklerince tapu müdürlüklerine gönderilecek askı ilan cetveli, davalı parseller listesi vb. evrak, ilgi (a) genelgenin 26. maddesindeki şartlarda ve elektronik ortamda oluşturulmuş/taranmış şekilde tapu müdürlüklerince teslim alınacaktır.
Aşağıda belirtilen belgelerin ise e-arşiv kapsamında TAKBİS'e tarama ve kaydı yapılmayacaktır;
1. Nüfus cüzdanı veya kayıt Örnekleri/pasaport/yabancı kimlik belgeleri/avukat kimlik belgeleri vb.
2. Haciz/İ.Haciz/İ.Tedbir vb. İşlemlere ilişkin ret yazıları ile bu işlemlerin sonucunda ilgili kurumlara yazılan cevabi yazılar,
3. Aziller (Örn. Dilekçe, ihtarname vb.)
4. DASK poliçeleri,
5. Verilen tapu kayıt örnekleri, tapu senedi suretleri ve bu belgelerin verilmesi için düzenlenen tescil istem belgeleri,
6. Emlak beyanı değer belgeleri,
7. Kurum ve kuruluşların muvafakat yazıları (Örn. İpotekli bir yer için bankadan alınan muvafakat yazısı, askeri güvenlik bölgesi için yazılar vb.)
8. İpotek klozları/sözleşmeleri,
9. Kadastro müdürlüğü bağlantılı işlemlerde gelen teknik belgeler (Örn. Değişiklik beyannamesi, yapı kullanma izin belgesi ve ruhsat, İmar cetvelleri vb.)
10. Mimari proje ve yönetim planı,
11. Harç/döner sermaye makbuzları,
12. Başvuru istem belgeleri,
C- E-ARŞİV MODÜLÜ KURULUM TARİHİ ÖNCESİNE İLİŞKİN BELGELERİN TARANMASI
Geriye dönük olarak ciltli resmi senetlerin tamamının taraması yapılacaktır. Geriye dönük resmi senet taramalarını başlatmak isteyen, halen sürdüren ve tamamlayan müdürlüklerimizin (Ciltli resmi senet taramasına uygun cihazı bulunan bölge müdürlüklerine bağlı tapu müdürlüklerinde tarama çalışmaları halen sürdürülmektedir) manuel belge ekleme fonksiyonunun aktif hale getirilmesini talep ederek, söz konusu aktivasyon sonrasında mevcut verileri ivedi olarak TAKBİS'e entegre etmesi, TAKBİS dışında (masaüstü, flash bellek, taşınabilir disk vb.) saklanan kopyaları ise erişilemeyecek biçimde imha etmesi gerekmektedir. Bu durumdaki verilerin TAKBİS'e entegrasyonu sağlanana kadar kopyalanmaması, çoğaltılmaması ve/veya müdürlük dışına çıkarılmaması ile güvenli ortamda saklanmasından, anılan verilerin TAKBİS'e entegresinden sonra ise erişilemeyecek biçimde imha edilmesinden tapu müdürü/yetkilisi ile birlikte görevli personel sorumlu tutulacaktır.
Ç- TARAMA USULÜ VE SORUMLULUK
Genelgenin yayımlandığı tarihten sonra geriye dönük resmi senet ve belge taramalarında herhangi bir şekilde masaüstü, flash bellek ve taşınabilir disk kopyalan üretilmeyecektir.
Belge taramaları 100 dpi çözünürlükte 24 bit renkli ve PDF formatında gerçekleştirilecektir. TAKBİS üzerinden gerçekleştirilen işlemlere ait başlama belgelerinin sisteme tanımlanmasında, aynı belgenin tekrar taranmasının önüne geçilebilmesi için herhangi bir kısaltma yapılmaması gerekir. (Ankara 1.Noterliği ... Tarih ... Sayı veya İstanbul 4.Sulh Hukuk Mahkemesi ... Esas ... Karar gibi)
Tarama işlemleri için arşiv memuru ve/veya tarama işlemlerini yapabilecek teknik bilgiye sahip personel ile tarama işlemlerinin kontrol ve koordinasyonunda sorumlu Müdür Yardımcısı (yoksa müdür) Tapu Müdürü tarafından yazılı olarak görevlendirilecektir. Yazılı görevlendirme yapılmamışsa tescil kontrolü ile görevli Müdür/Müdür yardımcısı kontrolden sorumlu olacaktır. Görevli personel tarayıcının bulunduğu belge güvenliği sağlanmış uygun alanda (arşiv, servis vb.) sadece kendi şifreleriyle TAKBİS'e giriş yaparak e-arşiv modülü üzerinden belirlenen belgelerin taranmasını sağlayacaktır.
D- SİSTEM VE VERİ GÜVENLİĞİ
Belge taramalarına ilişkin taramayı gerçekleştirme, görüntüleme, değiştirme işlemlerinin kullanıcı ve zaman bilgilerini içeren her türlü log kayıtlarının sistemde tutulması, sistemin ve e-arşiv modülündeki verilerin güvenliğinin sağlanması için Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanlığınca gerekli önlemler alınacaktır.
Danışma birimi, başvuru birimi ve işlem servisleri tarafından taranması sistem üzerinde yapılmış ve güvenliği sağlanmış belgelere sistem üzerinden ulaşılıp kontrolleri yapılarak, fiziki arşivden dosya çıkarılmayacaktır. Gerekli görülmesi halinde işlem servislerinde işlemi hazırlayan ve kontrol eden personel sistem üzerinde taraması yapılmış, güvenliği sağlanmış belgelerin fiziki arşiv dosyasından ıslak imzalı belge asıllarını görebileceklerdir.
E- KONTROL VE KOORDİNASYON
İlgi (ç) sayılı yazı gereği e-arşiv sürecinin koordinasyonu ve izlenmesi için bölge müdürlüklerince görevlendirilmiş olan koordinasyon görevlileri tarafından, ilgi (d) sayılı yazıda belirtilen istatistiki bilgilerin raporlar halinde gönderilmesi uygulamasına son verilmiştir.
Koordinasyon görevlilerince; TAKBİS-BM Fonksiyonları-Sorgulama menüsünden bağlı müdürlüklerin kontrolü yapılarak, eksik belge taramalarının tamamlatılması sağlanacak, aylık istatistiki bildirimler ise ekteki form doldurularak earsiv@tkgm.gov.tr adresine sadece elektronik ortamda gönderilecektir.
Bu kapsamda e-arşiv uygulamasının başlatıldığı müdürlüklerimizde, herhangi bir aksamaya neden olunmaksızın uygulamaya yön verilmesi ve konunun bölgenize bağlı tapu müdürlüklerine duyurulması hususlarında bilgi ve gereğini rica ederim.
