EN
TR
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
(1) Bu Yönetmeliğin amacı; Anka Teknoloji Üniversitesinin ihtiyaç duyduğu her türlü mal ve hizmet alım-satım, kiralama, finansal kiralama, trampa, kiraya verme, her türlü inşaat, imalat, teknik onarım, yıkma, değiştirme, iyileştirme ve montaj yapım işlerini, bakım-onarım, taşıma, etüt, proje, sigorta ve benzeri işlerinin verimlilik ilkeleri doğrultusunda, en uygun değer ve şartlarla, serbest piyasa ortamında temin edilmesine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.
Kapsam
(1) Bu Yönetmelik; Anka Teknoloji Üniversitesinin ihtiyaç duyduğu her türlü alım-satım, yapım, inşaat, hizmet, kiralama, taşıma ve benzeri işlerin yapılması ve yaptırılmasına ilişkin hükümleri kapsar.
Dayanak
(1) Bu Yönetmelik, 4/11/1981 tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununa ve 28/3/1983 tarihli ve 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanununun ek 150 nci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
(1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Alım-satım: Taşınır ve taşınmaz varlıklar ile her türlü ihtiyaç maddeleri, hizmet ve hakların en iyi şekilde, uygun değer ve şartlarla zamanında alım ve satımını,
b) Başkan: Anka Teknoloji Üniversitesi Mütevelli Heyet Başkanını,
c) Başkan vekili: Anka Teknoloji Üniversitesi Mütevelli Heyet Başkan vekili ve/veya vekillerini,
ç) Birim: Anka Teknoloji Üniversitesinin eğitim-öğretim birimleri ile idari birimlerini,
d) Genel Sekreter/Sekreterlik: Anka Teknoloji Üniversitesi Genel Sekreterini/Sekreterliğini,
e) Hizmet: İlgili mevzuata göre çalıştırılan aylıklı, ücretli, yevmiyeli ve sözleşmeli personel istihdamı hariç olmak üzere, gerçek veya tüzel kişilere ücret karşılığında yaptırılacak araştırma, etüt, plan, proje, proje kontrollük, periyodik bakım anlaşmaları, tamirat ve tadilat, müteahhitlik, fuar organizasyonları, müşavirlik ve her türlü hizmet satın alma işlerini,
f) Kiralama: Taşınır ve taşınmaz mallarla, hakların kiralanması ve/veya kiraya verilmesini,
g) Mütevelli Heyet: Anka Teknoloji Üniversitesi Mütevelli Heyetini,
ğ) Rektör/Rektörlük: Anka Teknoloji Üniversitesi Rektörünü/Rektörlüğünü,
h) Satın alma birimi: Anka Teknoloji Üniversitesi İdari ve Mali İşler Birim Müdürlüğüne bağlı tahakkuk ve satın alma birimini,
ı) Satın alma komisyonu: Anka Teknoloji Üniversitesi satın alma ve ihale komisyonu veya komisyonlarını,
i) Stratejik Planlama Kurulu: İstanbul Adli Bilimler Eğitim ve Araştırma Vakfı Stratejik Planlama Kurulunu,
j) Üniversite: Anka Teknoloji Üniversitesini,
k) Vakıf: İstanbul Adli Bilimler Eğitim ve Araştırma Vakfını,
l) Vakıf Genel Sekreteri: İstanbul Adli Bilimler Eğitim ve Araştırma Vakfı Genel Sekreterini,
m) Vakıf Yönetim Kurulu: İstanbul Adli Bilimler Eğitim ve Araştırma Vakfı Yönetim Kurulunu,
n) Yapım: Her türlü inşaat, imalat, teknik onarım, yıkma, değiştirme, iyileştirme ve montaj işlerini,
o) Yüklenici: İşi yapmak üzere kendisiyle sözleşme imzalanan istekliyi,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Satın Alma İşlerinde Yetkili Organlar ve Satın Alma İşlemleri
Satın alma ve ihale işleriyle ilgili kişi ve komisyonlar
(1) Üniversitenin harcama yetkilisi Mütevelli Heyetidir. Mütevelli Heyeti bu yetkisini kısmen veya tamamen Başkana, başkan vekillerine, mütevelli heyet üyelerine ve Üniversite personeline devredebilir.
(2) Satın alma ve ihale komisyonlarına ilişkin esaslar şunlardır:
a) Satın alma ve ihale komisyonları; Mütevelli Heyeti tarafından görevlendirilecek en az üç üyeden oluşur. Komisyon başkanını, Mütevelli Heyeti Başkanı belirler. Satın alma ve ihale komisyonlarının görevi; satın alınacak mal ve hizmetin konusu itibarıyla teknik görüş gerektiren hallerde, Rektörlüğe gerekli teknik bilgilerin sunulması ile Rektörlük tarafından komisyona havale edilen ihale işlerinde satın alma ve ihale hakkında karar vermektir.
b) Muayene ve kabul komisyonları; ihale konusu işlerin tamamlanmasını müteakip, işin istenilen vasıfta olduğunun tespitine yetkili olarak Mütevelli Heyetince görevlendirilecek en az üç üyeden oluşur. İhale bedelinin ödenmesi için, muayene ve kabul komisyonlarınca imzalanan uygunluk kararının Mütevelli Heyetince onaylanması gerekir.
c) Mütevelli Heyetçe uygun görülmesi halinde satın alma ve ihale komisyonlarına yardımcı olmak üzere teknik komisyon/komisyonlar da kurulabilir. Kurulacak komisyonlarda en az bir Mütevelli Heyeti temsilcisi bulunur. Komisyon kararlarının kesinleşmesi için Mütevelli Heyeti temsilcisinin uygunluk onayı vermesi şarttır.
ç) Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve oy çokluğu ile karar verir. Aynı üye her iki komisyonda birden görev alamaz.
Satın alma ve ihale esasları
(1) Satın alma ve ihale ilkeleri ve esasları şunlardır:
a) Tüm satın alma işleri Mütevelli Heyetin her takvim yılı için belirleyeceği ve Stratejik Planlama Kurulunun onayına sunacağı bütçe ve esaslar çerçevesinde gerçekleştirilir. Ancak Üniversite faaliyetlerinin duraksaması veya özel önem arz eden yatırım konularının ortaya çıkması durumunda Stratejik Planlama Kurulu kararı ve Mütevelli Heyet onayı ile ek bütçe belirlenebilir.
b) Satın alma taleplerinde yıllık bütçeye göre hareket edilir. Cari yıl bütçesinde yer almayan kalemden harcama yapılması veya satın alma talepleri Mütevelli Heyet Başkanı ve/veya başkan vekillerinin yetkisindedir.
c) Mal ve hizmet alımının mümkün olan en uygun şartlarla ilk elden alınması esastır.
ç) Satın alma tercihleri yapılırken kalite, zaman, ödeme koşulları, satış sonrası hizmet ve referans kriterleri göz önünde bulundurulur.
d) Üniversitenin lehine olacağı komisyonca uygun görüldüğü takdirde daha önce satın alınmış, devam niteliği taşıyan veya tekrar satın alınmasına karar verilen bir mal, hizmet, proje ve yapım işiyle ilgili olarak, aynı yükleniciden ihaleye çıkılmaksızın veya teklif almaksızın mevcut satın alma şartlarıyla satın alma gerçekleştirilebilir.
e) Satın alma talebinin belirli nitelikleri, teknik özellikleri ve markayı içermesi durumunda satın alma doğrudan pazarlık usulü ile gerçekleştirilebilir.
f) Bedeli ne olursa olsun süreklilik arz edecek her yeni satın almada, diğer satın alma ilkelerine uygun üç firmadan teklif alınır. Üniversite menfaatine olduğu takdirde bedel gözetmeksizin her bir satın almada teklif istenebilir.
g) Üniversitenin kısa ve uzun dönemdeki ihtiyaçlarının tespitinde, eğitim hizmetlerinin aksamaması; ancak gereksiz mal stoklarından kaçınılması için Üniversite tarafından gerekli tedbirler alınır.
ğ) İhalelerde şartname ve sözleşmeler kolaylıkla incelenebilir ve anlaşılabilir şekilde hazırlanır. Davet edilen her firmaya mal ve hizmet alımına ait açıklayıcı bilgiler verilir ve rekabet için birden fazla firmanın teklif vermesi sağlanır.
h) Desteklenecek eğitim ve araştırma projelerinin saptanması ve yaptırılması, her türlü telif haklarının satın alınması ve satılması bu Yönetmelik kapsamı dışındadır. Bu tür alım ve satımlar için her yıl ilgili birimlerin teklifi ve Mütevelli Heyetinin kararı doğrultusunda işlem yapılır.
ı) İhale duyuruları Üniversite web sayfası üzerinden yapılır.
Satın alma ve ihale talepleri
(1) Akademik ve İdari birimler, ihtiyaç duyulan mal veya hizmetin bütün özelliklerini açıklayan taleplerini, satın alınması talep edilen mal ve hizmeti satın alma talep formunu doldurarak Genel Sekreterliğe gönderir.
(2) Toplanan satın alma taleplerinin ayrı ayrı veya birleştirilerek değerlendirilmesi sürecinde stok seviyeleri, bütçeye uygunluk ve ödenek kontrolü yapılır.
(3) Gerek duyulduğunda talep sahibi bölümün yetkililerinden talebin yeniden incelenmesi ve varsa eksikliklerinin giderilmesi istenebilir.
(4) Tamamlanan talepler için belirlenen yetki limitleri dâhilinde satın alma işlemleri başlatılır.
(5) Rektörlük talepleri inceledikten sonra, Mütevelli Heyet onayı alınmak üzere Vakıf Genel Sekreterliğine iletir.
(6) Genel Sekreter, talepleri Mütevelli Heyetçe belirlenen yetkilendirmeler çerçevesinde onay makamına sunar. Onaydan sonra talep/talepler, İdari ve Mali İşler Birim Müdürlüğüne bildirilir.
(7) Satın alma talebi veya onayı otomasyon sistemi üzerinden de yapılabilir.
Satın alma talep formu
(1) Satın alma talep formunda şu bilgiler bulunur:
a) Talepte bulunan birimin adı ve birim yöneticisinin onayı.
b) Satın alınması talep edilen mal veya hizmetin tanımı, özelliği, türü, miktarı.
c) Tarih.
ç) Satın alma talebinin gerekçesi.
d) İhtiyaca göre tahmini bedel.
e) Talep edilen teslim süresi.
f) Gerekli görülen diğer açıklamalar.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Satın Alma ve İhale Usulleri ile Teslim Alma ve Ödeme
Satın alma ve ihale usulleri
(1) Satın alma ve ihalelerde aşağıdaki usullerden biri uygulanır:
a) Doğrudan temin usulü.
b) Açık teklif usulü.
c) Kapalı teklif usulü.
ç) Teklif isteme usulü.
d) Pazarlık usulü.
(2) Satın alma ve ihalelerde en az üç teklif alınır. Mütevelli Heyetince belirlenen yetkilendirmeler çerçevesinde mali konularda en alt yetkilendirme diliminde olan satın almalarda üç teklif alınma şartı aranmaz.
(3) Taleplerin karşılanmasında hangi usulün uygulanacağına Mütevelli Heyet karar verir.
Doğrudan temin usulü
(1) Aşağıdaki hallerde doğrudan temin usulü uygulanır:
a) Önceden alımı yapılan mal, demirbaş, teknoloji ve hizmetlerle uyumun ve standardizasyonun sağlanması için ilk alım yapılan kişi veya kurumdan yapılan alımlar.
b) Mal ve hizmet sağlayıcının tek bir kişi olması durumunda yapılan alımlar.
c) Ani veya olağanüstü durumlar nedeniyle yapılacak acil alımlar.
ç) Konaklama ve seyahatlere ilişkin alımlar.
d) Fikri ve sınaî mülkiyet hakları alımları.
e) Her türlü alanda danışmanlık ve projelendirme hizmetleri alımları.
f) Alanında uzmanlaşmış sanatçı, bilim insanı, kişi ve kuruluşlara yaptırılan sanatsal, bilimsel ve teknik özelliklere sahip işlere ilişkin mal ve hizmet alımları.
g) Gayrimenkul kiralama ve satın alımları.
ğ) Günlük ihtiyaç ve her türlü sarf malzemeleri, yedek parçalar, temizlik işleri, gıda gibi olağan hizmetler, küçük donanım ve yazılım alımları.
h) Pazarlık imkânının bulunmadığı büyük alışveriş merkezlerinden yapılacak satın alımlar.
ı) Bedeli ne olursa olsun elektrik, telefon, internet, kablo tv, su, iletişim, reklam ve ilan, posta, kargo ve benzeri abonman sözleşmesine veya akaryakıt, köprü, vapur, feribot, tercihli yol gibi ücretleri tarifeye bağlanmış her türlü işlerle ilgili alımlar.
i) Laboratuvar sarf malzemeleri alımları.
j) Süreklilik arz eden hizmet alımlarında, sözleşme süresi tamamlandığı halde işe aynı yüklenici ile devam edilmek istendiği takdirde sözleşmede belirtilen fiyat veya devresel fiyat artışları dışında bir fiyat artışı yapılmamış olması kaydıyla, yeni bir satın alma talebi yapılmasına gerek duyulmadan yapılacak hizmet alımları.
k) Mütevelli Heyetçe belirlenen yetkilendirmeler çerçevesinde mali konularda en alt yetkilendirme diliminde olan ve yukarıda sayılanlar dışında kalan satın alımlar.
(2) Satın alma yetkilisi; alım-satım veya kiralamalarda, istekli veya isteklilerden alım-satım veya kiralama şartlarını elektronik posta, faks veya mektup yoluyla temin edebilir. Görüşmeler sonunda seçilen isteklilerden nihai teklif alınır ve alım sonuçlandırılır.
Açık teklif usulü
(1) Açık teklif usulü; niteliği itibariyle açık teklif alınmasında fayda görülen veya kapalı teklif istenilmesinin zaman kaybına sebep olacağı hallerde, yazılı tekliflerin açık olarak veya faks, e-posta ya da internet ortamında alınması suretiyle yapılan usuldür. En uygun teklif sahibi ile yeniden pazarlık yapılabilir.
Kapalı teklif usulü
(1) Kapalı teklif usulünde, teklifler yazılı olarak yapılır. Teklif mektubu bir zarfa konulduktan sonra kapatılır. Zarfın üzerine teklif veren firma veya şahsın ismi, teklif verdiği konu, açıkça yazılır. Zarfın kapanan kısmı teklif veren tarafından imzalanır. Teklif mektubunun şartnameye uygun olarak hazırlanması, istenen belge ve ek bilgilerin verilmesi gerekir. Teklif mektuplarında teklif edilen fiyatların rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, teklif mektuplarının teklif veren tarafından imzalanması gerekir. En uygun teklif sahibi ile yeniden pazarlık yapılabilir.
Teklif isteme usulü
(1) Satın almada yetkili organların kararı gereğince en az üç firmadan teklif istemek usulüyle yapılır. Gelen teklifler belirlenmiş yetki limitleri dâhilinde değerlendirilir. Satın alma ilkeleri göz önünde bulundurularak işin Üniversitenin menfaatine en uygun teklif sahibine ihale edilmesidir. En uygun teklif sahibi ile yeniden pazarlık yapılabilir.
Pazarlık usulü
(1) Pazarlık usulünde işin nitelik, özellik ve gereğine göre belirlenen en az üç istekliden yazılı teklif alınır. Aranan şartları taşıyan isteklilerle alım, satım, inşaat veya kiralama şartları ve bedel üzerinde pazarlık yapılır, ihale ve satın alma sonuçlandırılır.
Teslim alma ve ödeme
(1) İhale konusu işlerin tamamlanmasını müteakip, iki iş günü içinde muayene ve kabul komisyonu toplanır, işin niteliğine uygun olarak tamamlandığına kanaat getirdiği takdirde kararını onaya sunar. Onaylanan karar tutanağı ödemeye esas olmak üzere İdari ve Mali İşler Birim Müdürlüğüne iletilir.
(2) Acil durumlarda ve/veya satın alma ve ihale komisyonunun kararı alınmamış işlerde ise ödeme yapılabilmesi için talep sahibinin, satın alma biriminin alınan malın/hizmetin uygunluğunu kontrol edip mal ve hizmeti teslim alması gerekir.
(3) Gerekli onayları tamamlanmış olan fatura, İdari ve Mali İşler Birim Müdürlüğüne iletilerek kaydı yapılır ve yüklenici ile anlaşılmış ödeme planı çerçevesinde ödenir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Şartname ve Sözleşmeler, Teminatlar, İhaleye Giremeyecekler ve İhalenin Kesinleşmesi
Şartnameler ve sözleşme
(1) Yapılacak alımlara ilişkin şartnameler, bu Yönetmelik hükümlerine göre talep eden birim tarafından hazırlanır, Mütevelli Heyet tarafından onaylanır.
(2) Şartnamelerde, satın alma konusu işlerin her türlü idari ve teknik özelliği belirtilir. Şartnamelerde işin mahiyetine göre konulacak olan özel ve teknik şartların yanında gerekli hallerde ek hususlara da yer verilir.
(3) Şartnamelerde aşağıda belirtilen hususların bulunması gerekir:
a) İşin konusu.
b) İşin niteliği, cinsi ve miktarı.
c) Kontrol, muayene, teslim ve tesellüm yer şartları.
ç) Bakım, servis ve montaj bilgileri.
d) İşin süresi.
e) Ödeme şartları.
f) Garanti süresi.
g) Teklifin şekli ve son gönderme tarihi.
ğ) Geçici ve kesin teminat miktarı ve şartları.
h) Teminatı.
ı) Opsiyon süresi.
i) Vergi, resim ve harçlarla, sigorta primlerinin ve sözleşmeyle ilgili diğer giderlerin kimin tarafından ödeneceği.
j) Gümrük işleriyle ilgili bilgiler.
k) İhale şartları ve ihaleye katılamayacak olanlar.
l) Süre uzamasını gerektirecek zorunlu haller.
m) Özel şartlar.
n) Uyuşmazlıkların çözümü.
(4) Sözleşmelerde aşağıdaki hususlara yer verilir:
a) Satın alınacak mal, hizmet, proje veya bakım işinin detaylı açıklaması.
b) Satın alma bedeli.
c) Ödeme koşulları ve varsa teminat miktarı.
ç) Sözleşme süresi.
d) Fesih ve yenileme şartları.
e) Mali yükümlülükler.
f) Gerekli durumlarda damga vergisi, noter tasdiki ve benzeri mali yükümlülükler ve sigorta sorumlulukları.
g) İşin gereği gibi yapılmaması, süresinde bitirilmemesi gibi hallerde uygulanacak cezai şartlar ve Üniversite için doğacak haklar.
(5) Otomasyon sistemi üzerinden istekte bulunan birimin hazırladığı satın alma talebinde bulunan teknik açıklamalar da şartname olarak kabul edilir.
(6) Şartnamelerde aksine bir hüküm bulunmadıkça fiyat ve nitelik açısından en uygun teklifi veren firma ile pazarlık yapılabilir. Mutabakata varılması halinde yüklenici, sözleşmeyi imzalamaya ve sözleşmede öngörülmüş ise kesin teminatı yatırmaya davet edilir.
Geçici teminat
(1) İhaleye gireceklerden işin niteliğine göre ve işin tahmini bedeli üzerinden teklif edilen bedelin % 3’ünden az olmamak üzere Üniversite tarafından belirlenen oranda geçici teminat alınabilir. Teklif alma usulü ile yapılacak alımlarda ise tahmini bedel bildirilmediğinden Üniversite tarafından tespit olunan miktarda geçici teminat alınabilir.
Kesin teminat
(1) İhaleye gireceklerden işin niteliğine göre ve işin tahmini bedeli üzerinden % 5 oranında kesin teminat alınabilir.
İhalenin kesinleşmesi
(1) Fiyat ve nitelik açısından en uygun teklifi veren firma ile yapılan görüşmeler neticesinde mutabakata varılması halinde on beş gün içinde sonuç, ihale başlangıcında Üniversiteye yazılı olarak beyan edilen e-mail adresi üzerinden ilgili yükleniciye bildirilir ve yüklenici on gün içinde sözleşmeyi imzalamaya ve sözleşmede öngörülmüş ise kesin teminatı yatırmaya davet edilir. Usulüne uygun olarak yapılan davete rağmen, süresi içerisinde sözleşmeyi imzalamayan ve/veya kesin teminatı yatırmayan yüklenici, ihaleyi kaybetmiş sayılır. Geçici teminatı iade edilmez, Üniversiteye irat kaydedilir.
İhaleye katılamayacak olanlar
(1) Aşağıda sayılanlar doğrudan veya dolaylı ya da alt yüklenici olarak kendileri veya başkaları adına, ihale işlemlerine katılamazlar:
a) Üniversite Mütevelli Heyeti Başkanı ve üyeleri, Rektör, İstanbul Adli Bilimler Eğitim ve Araştırma Vakfı Mütevelli Heyet Üyeleri ve üst düzey yöneticileri; Üniversiteden aylık ve ücret alan kurum mensupları ile bu kişilerin eşleri ve üçüncü dereceye kadar (bu derece dâhil) kan ve ikinci dereceye kadar (bu derece dâhil) kayın hısımları ile evlatlıkları ve evlat edinenleri.
b) İhale kapsamına giren işleri hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve denetlemekle görevli olanlar ve bu görevlilerin eşleri ve üçüncü dereceye kadar kan (bu derece dâhil) ve ikinci dereceye kadar (bu derece dâhil) kayın hısımları ile evlatlıkları ve evlat edinenleri.
c) Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyenler ile sözleşme yapıldıktan sonra, taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilenler iki yıla kadar ihalelere alınmazlar.
ç) İstanbul Adli Bilimler Eğitim ve Araştırma Vakfı yönetim kurulu üyeleri ile bu kişilerin eşleri ve üçüncü dereceye kadar (bu derece dâhil) kan ve ikinci dereceye kadar (bu derece dâhil) kayın hısımları ile evlatlıkları ve evlat edinenleri, ortakları, yöneticisi veya temsilcisi bulundukları şirketler.
d) İlgili mercilerce hileli iflas ettiğine dair karar verilenler.
e) İlgili mevzuat hükümlerine göre geçici veya devamlı olarak, 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununda belirtilen merkezi yönetim kapsamındaki kamu idareleri ile özel kanunlarla kurulmuş bankalar ve iktisadi devlet teşekküllerinin ihalelerine girmekten men edilmiş olanlar.
(2) Yasak kapsamında olduğu halde ihaleye katılan istekliler ihale dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Ayrıca, bu durumun tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında tespit edilememesi nedeniyle bunlardan biri üzerine ihale yapılmışsa, teminatı gelir kaydedilerek ihale iptal edilir.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller
(1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde ilgili diğer mevzuat hükümleri, Yükseköğretim Kurulu, Stratejik Planlama Kurulu ve Mütevelli Heyet kararları uygulanır.
Yürürlük
(1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
(1) Bu Yönetmelik hükümlerini Anka Teknoloji Üniversitesi Mütevelli Heyet Başkanı yürütür.
