29-159 Elektrik Üretim A.Ş. Genel Müdürlüğü Mal, Hizmet ve Danışmanlık İhale Yönergesi

BİRİNCİ BÖLÜM

Genel Hükümler

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar

Amaç

(1) Bu yönergenin amacı, Teşekkülün faaliyet alanlarına ilişkin mal, hizmet ve danışmanlık satın alma ve ihale işlemlerinde, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve bu kanunlara ait ikincil mevzuatın uygulanmasında Teşekkül bünyesinde birlikteliğin sağlanmasıdır.

Kapsam

(1) Bu Yönerge, Teşekkülün merkez ve tüm taşra birimlerinin yapım işleri dışında kalan satın alma ve ihale işlemlerini kapsar.

Hukuki Dayanak

(1) Bu Yönerge,

a) 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa,

b) 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununa,

c) Kamu İhale Kurumunca düzenlenen tüm İkincil Mevzuata,

ç) EÜAŞ Ana Statüsüne,

d) EÜAŞ Genel Müdürlüğünün 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü Maddesinin (g) Bendi Kapsamında Yapacağı Mal ve Hizmet Alımları Hakkında Satın Alma ve İhale Yönetmeliği’ne

dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

(1) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve bu Kanunlara ait Kamu İhale Kurumu tarafından düzenlenen İkincil Mevzuattaki tanımlara ek olarak;

a) Birim: Teftiş Kurulu Başkanlığı, Hukuk Müşavirliği, İç Denetim Birim Başkanlığı ile Daire Başkanlıkları ve Müstakil Müdürlükleri,

b) EÜAŞ: Elektrik Üretim Anonim Şirketini,

c) EKAP (Elektronik Kamu Alımları Platformu) : İdareler ile kamu alımları sürecine taraf olanların bu sürece ilişkin işlemleri internet üzerinden gerçekleştirebilecekleri ve Kamu İhale Kurumu tarafından yönetilen elektronik ortamı,

ç) Genel Müdür: Teşekkülün, Genel Müdürünü,

d) İdare: Elektrik Üretim A.Ş. (EÜAŞ) Genel Müdürlüğü merkez ve taşra teşkilatını,

e) İhale Birimi: İhaleyi yapan Merkez veya taşra birimini,

f) İhale Yetkilisi: Teşekkülün, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurullarını,

g) Merkez: Elektrik Üretim A.Ş Merkez Teşkilatını,

ğ) Sekretarya: Talep edilen ihtiyacın ihale sürecini başlatan ve sözleşmenin imzalanması dahil takip eden birimi,

h) Teşekkül: Elektrik Üretim Anonim Şirketini,

ı) Taşra: Merkez teşkilatı dışında kalan mal ve/veya hizmet üreten diğer teşkilatı,

i) Yetki Limiti: Teşekkül Yönetim Kurulunca her yıl ve/veya gerektiğinde belirlenen parasal değerleri,

j) Yönetim Kurulu: Teşekkül Yönetim Kurulunu,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

İhale Ön İşlemleri ve İhale Süreci

İhale dosyalarının hazırlanması ve onayı

(1) Talep eden birim, ihale konusu alım ile ilgili Teknik Şartnameyi, İdari şartnameye konulması istenen özel hükümleri, Gerekçe Raporunu, Pazarlık Usulü ile yapılacak ilansız ihalelerde davet edilecek firmalara ait detaylı bilgiler içeren listeyi, ihale onay belgesini, yaklaşık maliyet hesap cetvelini, yapılacak ihalenin şekli, işin niteliğine göre varsa mevcut işin bitiş tarihi ile ilgili detaylı açıklamaların da bulunduğu alım taleplerini (4734 sayılı Kanunun 22 nci maddesi kapsamında yapılacak doğrudan alım taleplerine ilişkin gerekçeli rapor da dahil);

a) Merkezde, bağlı bulunduğu Genel Müdür Yardımcısının onayını aldıktan sonra ihale birimine gönderir.

b) Taşrada, İhale birimine gönderir ve bağlı bulunduğu Daire Başkanlığına bilgi verir.

İhale Biriminin görevleri

(1) İhale birimi, talep edilen alım ile ilgili sekretarya görevi kapsamında,

a) İhale Onay Belgesinin düzenlenmesi,

b) Talep biriminden ve Mali İşler/muhasebe biriminden ihale komisyon üyelerinin istenmesi,

c) Gönderilen dokümanlar doğrultusunda idari şartnamenin ve sözleşme tasarısının hazırlanması,

ç) Yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli, komisyon üyeleri, ihale ilan metni, istekli veya adaylara talimatları da içeren ihaleye esas diğer bilgi ve belgelerden oluşan ihale dosyasının hazırlanması,

işlemlerini tamamlar.

(2) İhale birimi, gerekli onayların alınmasından sonra ihalenin yasaya göre ilan ettirilmesinden başlayarak, teklif alınmasının temini ve sözleşme imzalanması dahil tüm ihale işlemlerinin takibi ve imzalanan sözleşmenin aslının Mali İşler/muhasebe birimine, birer suretinin ise yüklenici ve yürütümünü yapmak üzere talep eden ve takip eden birimlere gönderilmesi işlemlerini yapar.

İhalenin duyurulması, ihale dokümanının isteklilerce temini

(1) İhale birimi, talep eden birim tarafından gönderilen ihale dosyasına dosya numarası verdikten sonra, ilan veya daveti yaparak, takip eden üç gün içerisinde tüm evrakları içeren işlem dosyasını ihale komisyonu üyelerine elektronik ortam üzerinden gönderir. İsteklilere talimatları da içeren şartnameler ile yapılacak işin -varsa- projesini de kapsayan Teknik Şartname, İdari Şartname, Sözleşme Tasarısı ve Standart Formlardan oluşan ihale dokümanı isteklilerin incelemesine sunulur.

(2) İhale veya ön yeterlik dokümanı, İdarenin ilanda belirtilen adresinde veya EKAP üzerinden bedelsiz olarak görülebilir. Ancak ön yeterlik veya ihaleye katılmak isteyen aday veya isteklilerin, ihale dokümanını EKAP üzerinden e-imza, m-imza veya Kamu İhale Kurumu’nca belirlenecek diğer yöntemlerden birisini kullanarak indirmesi zorunludur. Teşekkülün 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (g) Bendi Kapsamında Yapacağı Mal ve Hizmet Alımları Hakkında Satın Alma ve İhale Yönetmeliği’ne göre yapılan ihalelerde, ihaleye katılmak isteyen isteklilerin bu dokümanı, ihale birimine gelerek elden veya doküman bedelini yatırdıklarına dair dekontu ibraz etmeleri ve şartname dilekçesini doldurarak imzalamaları koşuluyla e-posta yoluyla satın almaları zorunludur.

Tekliflerin alınması, değerlendirilmesi, onayı ve sözleşme imzalanması

(1) Tekliflerin alınması, değerlendirilmesi, ihale kararının onayı ve sözleşme imzalanması ile ilgili olarak yürürlükteki 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhaleleri Sözleşmeleri Kanunu, EÜAŞ Genel Müdürlüğünün 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü Maddesinin (g) Bendi Kapsamında Yapacağı Mal Ve Hizmet Alımları Hakkında Satın Alma ve İhale Yönetmeliği ile ikincil mevzuatta yer alan hükümler uygulanır.

(2) Sekretarya, ihale yetkilisinin onayını müteakip; yasada belirlenen usul ve esaslar dahilinde ihale sonucunu ihaleye teklif veren bütün isteklilere bildirir, ayrıca ihale üzerinde kalan istekliyi sözleşme imzalamak üzere davet ederek sözleşme yapılmasını sağlar. Sekretarya aynı zamanda 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 47. maddesi gereği sonuç bildirimi yapar ve yapılan sözleşmeyi, uygulanmak üzere talep eden ve takip eden birimlere gönderir.

(3) Sözleşmeleri; merkezde, ihaleyi yapan birimin Başkanı ile ilgili şube müdürü imzalar. Taşrada ihaleyi yapan birimin en üst amiri ve müdür yardımcısı imzalar.

(4) Yukarıda görev ve unvanları belirtilen görevlilerin bulunmaması halinde yerine vekâlet edenler/görevlendirenler imzalar.

(5) Sözleşmesi imzalanan mal, hizmet ve danışmanlık alımına ilişkin istihkakların ödenmesinde; ihaleyi talep eden ve takip eden birimler, sözleşmesi doğrultusunda muayene, kabul veya hizmetlerin alınmasını müteakip uygun şekilde düzenlenen fatura ve ödemeye esas diğer bilgi ve belgeleri ön yazı ekinde Mali İşler/Muhasebe birimine gönderir.

(6) İhaleye elektronik ihale şeklinde çıkılması halinde, sözleşme imzasına kadar olan iş ve işlemlerin tümü Kamu İhale Kanunu’nun Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği hükümlerine uygun olarak EKAP’ta gerçekleştirilir.

İhaleye yetkili Daire Başkanlıkları

(1) Merkez Birimleri:

a) Satın Alma ve Malzeme Yönetimi Daire Başkanlığı; Teşekkülün yatırım ve işletme faaliyetlerinin aksamadan yürütülebilmesi için standart, kalite ve fiyat yönünden topluca alınmasında yarar görülen malzemeler ile taşra biriminin alım yetkisini aşan veya mahallen kendi imkanları ile uygun fiyata temin edemeyecekleri malzemelerin temini, nakliye, sigorta, ithalat işlemleri ve merkez ünitelerinin ihtiyaçları olan mobilya, mefruşat, büro malzemesi, demirbaş, kayda tabii malzeme, kırtasiye ile temizlik hizmet alımları, gerektiğinde alım yetkisi olan Daire Başkanlıklarının yetki limitlerini aşan her türlü yurt içi veya yurt dışı hizmet ve malzeme, mal, makine, araç gereç, iş makinesi alımları, bakım, onarım, tadilat, müşavirlik, kontrollük hizmetleri ile ilgili ihale işlerini yetki limitleri dikkate alınmak suretiyle yürütür.

b) İdari ve Sosyal İşler Daire Başkanlığı;

1) Kreş, misafirhane, lojman, yemekhane, eğitim tesisleri spor ve dinlenme tesislerinin ihtiyacı olan her türlü gıda maddeleri ile su, aydınlatma, yakıt, mutfak gereçleri, çiçek, çelenk ve benzeri sosyal amaçlı alımlar, koruyucu giyim malzemeleri, temizlik hizmetleri, bina ve bahçelerin bakım ve onarımları,

2) Nakil vasıtaları, mobilya ve mefruşatın bakım ve onarım işleri ile nakil vasıtalarının yakıt ve yedek parça ihtiyaçları,

3) Binaların kalorifer, elektrik, sıhhi tesisat, klima, asansör ve benzer tesisatlarının bakım, onarım işleri ve işletilmesi

İşlemlerini yetki limitini dikkate alarak yürütür.

c) Diğer Birimlerin Alımları;

Gerekçesi belirtilerek önceden Genel Müdürlükten onay almak kaydıyla, Birimler kendi konularıyla ilgili olarak özel ihtisas ve takip gerektiren işler için satın alma ve ihale yapabilirler.

(2) Taşra Birimleri, mal, hizmet ve danışmanlık alımlarını yetki limitleri dahilinde 5 inci maddede belirtilen şekilde kendi satın alma birimlerince yürütürler. Yaklaşık maliyeti alım yetkilerini aşan veya mahallen ve kendi imkanları ile temin edemeyecekleri ya da buralardan uygun fiyatla alamayacakları ihtiyaçlarını bağlı oldukları ilgili başkanlığa bildirirler. İlgili başkanlık, gelen bu talepleri 5 inci maddede belirtilen şekilde Satın Alma ve Malzeme Yönetimi Daire Başkanlığına aktarır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Teşekkülün İhale Yetkilileri, İhale Komisyonlarının Kurulması

İhale Yetkilileri

(1) Merkezde;

a) Yönetim Kurulu

b) Genel Müdür

c) Genel Müdür Yardımcısı

d) Daire Başkanı

(2) Taşra Birimlerinde;

a) İşletme Müdürü

b) Eğitim Merkezi Müdürü

c) Diğer Müdür ve Müdür Yardımcıları ihale yetkilileridir.

İhale Komisyonları

(1) 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 6. maddesinde öngörülen İhale Komisyonu, tek sayıda ve en az 5 (beş) kişi olması kaydıyla, Yönetim Kurulunun belirlediği Yetki Limitleri doğrultusunda aşağıda belirtilen şekillerde oluşturulacaktır.

(2) Merkez Birimlerinde

a) İhale yetkilisi: Yönetim Kurulu / Genel Müdür olması halinde;

1- Satın Alma ve Malzeme Yönetimi Daire Başkanlığının yaptığı İhalelerde; Başkan: Satın Alma ve Malzeme Yönetimi Daire Başkanı

Üye: Mali İşler ve Finans Yönetimi Daire Başkanı

Üye: Talep sahibi Daire Başkanı

Üye: İhaleyi Yapan Daire Başkanlığından ilgili Müdür

Üye: Talep sahibi Daire Başkanlığından işin uzmanı en az 2 kişi

Üye: İhaleyi yapan Daire Başkanlığından en az 1 kişi

2- Diğer Başkanlıkların yaptığı ihalelerde;

Başkan: İhaleyi yapan Dairenin Başkanı

Üye: İhaleyi Yapan Daire Başkanlığından ilgili Müdür

Üye: Mali İşler ve Finans Yönetimi Daire Başkanı

Üye: İhaleyi yapan Daire Başkanlığından işin uzmanı en az 2 kişi

b) İhale Yetkilisi: Genel Müdür Yardımcısı olması halinde;

1- Satın Alma ve Malzeme Yönetimi Daire Başkanlığının yaptığı İhalelerde;

Başkan: Satın Alma ve Malzeme Yönetimi Daire Başkanı

Üye: Mali İşler ve Finans Yönetimi Daire Başkanlığından 1 kişi

Üye: İhaleyi yapan Daire Başkanlığından en az 3 kişi

Üye: Talep sahibi Daire Başkanlığından işin uzmanı en az 2 kişi

2- Diğer Başkanlıkların yaptığı ihalelerde;

Başkan: İhaleyi yapan Dairenin Başkanı

Üye: Mali İşler ve Finans Yönetimi Daire Başkanlığından 1 kişi

Üye: İhaleyi yapan Daire Başkanlığından işin uzmanı en az 3 kişi

c) İhale Yetkilisi: Daire Başkanı olması halinde;

Başkan: İhaleyi yapan birimin ilgili Müdürü

Üye: Konu ile ilgili Müdür Yardımcısı

Üye: Mali İşler ve Finans Yönetimi Daire Başkanlığından 1 kişi

Üye: Talep sahibi Daire Başkanlığından işin uzmanı en az 1 kişi

Üye: İhaleyi yapan Daire Başkanlığından işin uzmanı en az 1 kişi

(3) Taşra Birimlerinde:

İhale Yetkilisi: İşletme Müdürü/Eğitim Merkezi Müdürü/Diğer Müdür ve Müdür Yardımcıları olması halinde

Başkan: Konu ile ilgili Müdür Yardımcısı

Üye: Muhasebeci / Muhasebe Şefi

Üye: İhale konusu işin uzmanı en az 2 kişi

Üye: Ticaret Şefi

(4) Sekreterya görevi merkez birimlerinde ihaleyi yapan Daire Başkanlığınca, taşra birimlerinde ise Ticaret/Satın Alma Birimince yürütülecektir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli Hükümler

İnceleme talebinde bulunulması ve şikâyetlerin incelenmesi

(1) İhaleye ilişkin şikâyetlerle ilgili olarak Kamu İhale Kanununun 54 üncü ve 55 inci maddeleri uyarınca işlem yapılır.

Süre uzatımı, iş artışı, iş eksilişi, hakediş ödemeleri, kabul işlemleri ve iş deneyim belgelerinin düzenlenmesi

(1) Süre uzatımı, iş artışı ve iş eksilişi işlemleri 4735 Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve bu kanuna ilişkin İkincil Mevzuat hükümleri kapsamında;

a) İhaleyi yapan birim Merkez Birimi ise; İş artışlarında (ihale konusu işin ödeneğinin aşılmaması veya aşılması halinde aşılan kısma ait alınmış ödenek Olur’unun bulunması kaydıyla), iş eksilişlerinde, süre uzatımlarında, işletme müdürlüklerindeki kontrol teşkilatınca hazırlanan gerekçe raporu ile birlikte talep birimi tarafından;

İhale konusu işin ihale yetkilisinin;

1) Yönetim Kurulu olması halinde Yönetim Kurulundan,

2) Genel Müdür olması halinde Genel Müdür’den,

3) Diğer ihale yetkililerinden herhangi biri olması halinde ise talep biriminin bağlı olduğu Genel Müdür Yardımcısı’ndan,

konu ile ilgili “Olur” alınmak suretiyle işlemleri yürütür. Bu hususlarda alınan kararlar, talep sahibi Daire Başkanlığınca ihale işlem dosyasında da yer alması ve EKAP’a işlenmesi amacıyla ihaleyi yapan birime gönderilir.

b) İhaleyi yapan birim Taşra Birimi ise; İş artışlarında (ihale konusu işin ödeneğinin aşılmaması veya aşılması halinde aşılan kısma ait alınmış ödenek Olur’unun bulunması kaydıyla)-iş eksilişlerinde, süre uzatımlarında, işletme müdürlüklerinde ki kontrol teşkilatınca hazırlanan gerekçe raporu ile birlikte İşletme Müdürlüğü Olur’u alınarak ve bağlı olunan Daire Başkanlığına bilgi verilerek, EKAP’a işlenmek suretiyle işlemleri yürütür.

(2) Yer teslimi, hakediş ödemeleri, kabul, geçici kabul ve kesin kabul işlemleri ise yine ilgili mevzuat kapsamında talep eden birim/taşra birimi tarafından yürütülecektir.

(3) İş deneyim belgelerinin düzenlenmesi ise Kamu İhale Kanunu ile Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve bu kanunlara ilişkin İkincil Mevzuat doğrultusunda ilgili ihale birimi tarafından yürütülecektir.

Yasaklama işlemleri

(1) İhale sürecinde, sözleşme imza ve uygulama aşamalarında yapılacak yasaklama işlemleri, Kamu İhale Kanunu ile Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve bu kanunlara ilişkin İkincil Mevzuat doğrultusunda ilgili ihale birimi ve/veya sözleşmeyi uygulayan birim tarafından aşağıda yer alan şekilde yürütülür:

a) İhale sürecinde ve sözleşme imza aşamasında yapılacak yasaklama işleminde;

İhale birimi yasaklama kararının verilmesini gerektiren fiil veya davranışın öğrenildiği tarihten itibaren yasaklama sürecinin yürütülmesi için İhalelere Katılmaktan Yasaklama Karar Formunu doldurarak yasaklamaya ilişkin tüm dokümanı, ayrıntılı açıklamalara yer vererek, en kısa sürede Hukuk Müşavirliğine gönderir.

b) Sözleşme uygulama aşamasında yapılacak yasaklama işleminde;

Sözleşmeyi uygulayan birim (merkez birim ise doğrudan, taşra birimi ise bağlı olduğu başkanlık aracılığıyla) ihale yetkilisinden sözleşmenin feshine ilişkin Olur aldıktan sonra, tespit etmiş olduğu yasaklamayı gerektiren hususları teknik ve hukuki gerekçeleriyle birlikte İhalelere Katılmaktan Yasaklama Karar Formunu doldurur. İhale birimi, yasaklamaya ilişkin tüm dokümanı, ayrıntılı açıklamalara yer vererek yasaklama sürecinin yürütülmesi için en kısa sürede Hukuk Müşavirliğine gönderir.

(2) Hukuk Müşavirliği, ilgili mevzuat hükümlerine göre yasaklama sürecini yürütür.

Yetki limitlerinin güncellemesi

(1) Yetki limitleri, gerektiğinde EÜAŞ Yönetim Kurulunca güncellenir.

EKAP Üzerinden Yapılacak İşlemler

(1) Kamu İhale Kurumunun EKAP üzerinden yapılmasını öngördüğü tüm iş ve işlemler EKAP üzerinden gerçekleştirilir.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Son Hükümler

Sorumluluk

(1) İhale süreçlerinin birçok uzmanlık alanıyla ilişkili olması nedeniyle, bu süreçlerin hatasız bir şekilde yürütülmesi, Teşekkülün çeşitli Birim ve Taşra Birimlerinin işbirliği ile mümkündür. Bu nedenle, Yönergede yazılı olup olmadığına bakılmaksızın, ilgili bütün Birim ve Taşra Birimleri, ihaleyi yapan Birime gerekli yardımda bulunmak zorunda olup, aksine davranıştan sorumludur.

(2) Bu yönerge kapsamına giren işlerle ilgili her seviyedeki uygulayıcı ve yönetici, Yönerge esaslarının uygulanmasından sorumludur.

Yürürlükteki hükümler

(1) Bu yönergede hüküm veya açıklama bulunmayan hususlarda; 4734 ve 4735 sayılı Kanunlar ile Kamu İhale Kurumu tarafından düzenlenen İkincil Mevzuat ve EÜAŞ Genel Müdürlüğünün 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü Maddesinin (g) Bendi Kapsamında Yapacağı Mal ve Hizmet Alımları Hakkında Satın Alma ve İhale Yönetmeliği ile EÜAŞ Ana Statüsü geçerlidir.

Yürürlük

(1) Yönetim Kurulunun 14/04/2016 tarih ve 17-105 sayılı Kararı ile yürürlüğe giren EÜAŞ Genel Müdürlüğü İhale Yönergesi bu Yönergenin yürürlüğe girdiği tarihte yürürlükten kalkar.

(2) Bu Yönerge, Yönetim Kurulu’nun Onayı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

(1) Bu Yönerge hükümlerini Elektrik Üretim Anonim Şirketi Genel Müdürü yürütür.